Geachte

Via deze mail antwoord ik graag op uw gestelde vragen ikv openbaarheid van bestuur van dossiers van de gemeenteraad.
Ik beantwoord nu pas uw vragen omdat er nu zekerheid is dat de gemeenteraad van april zal plaatsvinden op dinsdag 25 april 2023.
De gemeenteraad van maart was 28 maart en uw vraag is (intern) pas nadien tot bij mij geraakt.

De agenda, toelichtende nota 's en bijlages worden, conform het Decreet Lokaal Bestuur, 8 dagen vooraf
Bezorgd/ter beschikking gesteld aan de raadsleden.
Voor de gemeenteraad van april zal dit dus pas komende maandag gebeuren.

Op datzelfde moment wordt op onze gemeentelijke website ook de agenda en alle toelichtende nota 's geplaatst.
Als er bijkomende stukken worden ingediend door raadsleden wordt de bijkomende agenda ook daar nog geplaatst.
Door deze actieve vorm van openbaarheid kunnen burgers de inhoud van stukken zien.
Als voorbeeld de locatie voor de gemeenteraad van 28 maart 2023 https://www.essen.be/agendaplusnotulende...
Ook op de dag van de vergadering van de raad zelf liggen er afgedrukte toelichtende nota 's ter beschikking voor het aanwezige publiek.

Ik kan momenteel nog niet antwoorden sinds wanneer dit systeem is opgezet, maar het is al meerdere legislaturen het geval.

De mogelijkheid bestaat ook om de agenda persoonlijk te ontvangen: dat kan per mail of ook nog op papier. (enkel personen of instanties maken hier gebruik van)

Ontwerpnotulen worden niet actief openbaar gesteld. Er wordt genotuleerd in de vorm met 'gelet' en 'overwegende' waardoor
ontwerpnotulen misschien niet voor elke burger altijd even vlot leesbaar zijn als de toelichtende nota 's. Maar zoals reeds gemeld zijn
de toelichtende nota 's wel vrij raadpleegbaar en zouden zij normaal gezien ook voldoende en goed moeten weergeven waarover het punt gaat en
wat er wordt voorgesteld te beslissen.

Alle bijlages worden ook niet actief openbaar gesteld. Maar wanneer iemand na het lezen van de agenda of toelichtende nota toch inzage wenst
in één van de bijlages kan dit via openbaarheid van bestuur. Zoals u nu doet voor de volgende raad.

Als ik uw vraag goed begrijp vraagt u de komende raad
- de agenda
- alle toelichtende nota 's
- alle ontwerpnotulen
- alle bijlages

Het secretariaat zal u de agenda, toelichtende nota 's en ontwerpnotulen vanaf maandag kunnen bezorgen.
Maar door de grootte van de bijlages, samen zijn ze bijna 70 MB groot, is het aangewezen samen met u af te
spreken wat voor u de beste technische vorm is.
Daarom wou ik u vragen of u van alle bijlages inhoudelijk of enkel een opsomming wil ?
Of enkel inhoudelijk van een bepaalde selectie? Wil u het per mail of mag dit via een andere drager?

Alvast bedankt

Met vriendelijke groeten

Ivan Kockx
Algemeen directeur

Heuvelplein 23 | 2910 Essen
T +32 (0)3 670 01 37
[adresse email]
www.essen.be

Disclaimer

-----Oorspronkelijk bericht-----
Van: Charlotte Deprez, journalist bij Apache/Bruzz <[FOI #4199 email]>
Verzonden: zondag 26 maart 2023 21:56
Aan: Gemeentebestuur Essen <[Essen request email]>
Onderwerp: Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Ontwerpresoluties online te raadplegen vóór elke gemeenteraad + toelichting /bijlagen

Let op! Deze mail is afkomstig van buiten onze organisatie, open geen links of bijlagen indien u niet zeker bent van de afzender.

Geachte [Authority name],

Beste Gemeente

Om het vertrouwen en de deelname van de burgers aan het lokale leven te versterken, lijkt het ons heel nuttig om hen in staat te stellen de ontwerpresoluties online te raadplegen vóór elke gemeenteraad.

Daarom hebben verschillende Belgische en Franse media en verenigingen (Mediacités, Transparencia.be, Apache,...) besloten om een volledige inventaris op te maken van de gemeenten, met een lijst van gemeenten die deze ontwerpresoluties al publiceren, van gemeenten die dat van plan zijn en van gemeenten die dat weigeren.

Gelieve daarom de volgende vragen te beantwoorden:

1. Kunt u ons een kopie, in digitaal formaat, bezorgen van de ontwerpbesluiten van de agendapunten van uw volgende gemeenteraad, zoals die aan de gemeenteraadsleden zijn overgemaakt (dus niet de achteraf opgestelde notulen, maar de voorlopige versie voor de raad). Kunt u voor diezelfde raad ook een exemplaar van de toelichting bij elk van de bovengenoemde openbare punten toezenden, evenals de opsomming van de bijlagen die deel uitmaken van deze ontwerpbesluiten en de bijlagen zelf?

2. Kunt u ons uiterlijk een week voor de volgende gemeenteraadsvergadering dezelfde reeks documenten (ontwerpbesluiten, toelichting, overzicht van bijlagen en bijlagen zelf) bezorgen?

3. Verbindt u zich ertoe deze documenten voortaan systematisch online te zetten, ten minste zeven dagen vóór de gemeenteraad, zodat de burgers er toegang toe hebben?

4. Als deze documenten al toegankelijk zijn voor alle burgers, kunt u ons dan het URL-adres geven waar ze worden gepubliceerd en ons vertellen wanneer u dit systeem hebt opgezet?

Indien u niet reageert, gaan wij ervan uit dat uw gemeente de gevraagde documenten niet openbaar wenst te maken.

Bij voorbaat dank voor uw medewerking.

Charlotte Deprez, journalist bij Apache.be/Bruzz

Afficher les sections citées

Gelieve dit e-mailadres te gebruiken voor alle antwoorden op deze vraag.

[FOI #4199 email]

Is [Essen request email] een verkeerd adres om Openbaarheid van bestuur aan te vragen Gemeente Essen? Indien ja, gelieve met ons contact op te nemenvia deze weg:

https://transparencia.be/nl_BE/change_re...

Disclaimer: dit bericht en de antwoorden/documenten die u aanmaakt, worden vrij toegankelijk op internet geplaatst. Ons privacy- en auteursrechtsbeleid:

https://transparencia.be/nl_BE/help/offi...

Dank voor uw begrip dat in bepaalde gevallen de publicatie van aanvragen en antwoorden uitgesteld wordt.

Als u deze dienstverlening inzake openbaarheid van bestuur, dankzij deze website, nuttig vindt, kan u aan de webmaster van uw organisatie vragen om een link te plaatsen naar onze website.

-------------------------------------------------------------------

Goedemiddag,

De agenda en de toelichtende nota's voor de gemeenteraad van 25 april a.s. werden vandaag op onze website geplaatst.

U kan deze terugvinden volgens bijgaande link https://www.essen.be/agendaplusnotulende...

In bijlage vindt u de lijst met de ontwerpbesluiten.

Met vriendelijke groeten
 
Chantal Quick
Medewerker secretariaat

Heuvelplein 23 | 2910 Essen
T +32 (0)3 670 01 30 |
[adresse email]
www.essen.be

Disclaimer

-----Oorspronkelijk bericht-----
Van: secretariaat <[adresse email]>
Verzonden: vrijdag 14 april 2023 16:11
Aan: Chantal Quick <[adresse email]>; Lief Goorden <[adresse email]>; Sanne Van den Bergh <[adresse email]>; Ilse Penneman <[adresse email]>
Onderwerp: FW: Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Ontwerpresoluties online te raadplegen vóór elke gemeenteraad + toelichting /bijlagen

________________________________________
From: Ivan Kockx <[adresse email]>
Sent: Friday, April 14, 2023 4:11:08 PM (UTC+01:00) Brussels, Copenhagen, Madrid, Paris
To: [FOI #4199 email]
Cc: secretariaat
Subject: RE: Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Ontwerpresoluties online te raadplegen vóór elke gemeenteraad + toelichting /bijlagen

Geachte

Via deze mail antwoord ik graag op uw gestelde vragen ikv openbaarheid van bestuur van dossiers van de gemeenteraad.
Ik beantwoord nu pas uw vragen omdat er nu zekerheid is dat de gemeenteraad van april zal plaatsvinden op dinsdag 25 april 2023.
De gemeenteraad van maart was 28 maart en uw vraag is (intern) pas nadien tot bij mij geraakt.

De agenda, toelichtende nota 's en bijlages worden, conform het Decreet Lokaal Bestuur, 8 dagen vooraf Bezorgd/ter beschikking gesteld aan de raadsleden.
Voor de gemeenteraad van april zal dit dus pas komende maandag gebeuren.

Op datzelfde moment wordt op onze gemeentelijke website ook de agenda en alle toelichtende nota 's geplaatst.
Als er bijkomende stukken worden ingediend door raadsleden wordt de bijkomende agenda ook daar nog geplaatst.
Door deze actieve vorm van openbaarheid kunnen burgers de inhoud van stukken zien.
Als voorbeeld de locatie voor de gemeenteraad van 28 maart 2023 https://www.essen.be/agendaplusnotulende...
Ook op de dag van de vergadering van de raad zelf liggen er afgedrukte toelichtende nota 's ter beschikking voor het aanwezige publiek.

Ik kan momenteel nog niet antwoorden sinds wanneer dit systeem is opgezet, maar het is al meerdere legislaturen het geval.

De mogelijkheid bestaat ook om de agenda persoonlijk te ontvangen: dat kan per mail of ook nog op papier. (enkel personen of instanties maken hier gebruik van)

Ontwerpnotulen worden niet actief openbaar gesteld. Er wordt genotuleerd in de vorm met 'gelet' en 'overwegende' waardoor ontwerpnotulen misschien niet voor elke burger altijd even vlot leesbaar zijn als de toelichtende nota 's. Maar zoals reeds gemeld zijn de toelichtende nota 's wel vrij raadpleegbaar en zouden zij normaal gezien ook voldoende en goed moeten weergeven waarover het punt gaat en wat er wordt voorgesteld te beslissen.

Alle bijlages worden ook niet actief openbaar gesteld. Maar wanneer iemand na het lezen van de agenda of toelichtende nota toch inzage wenst in één van de bijlages kan dit via openbaarheid van bestuur. Zoals u nu doet voor de volgende raad.

Als ik uw vraag goed begrijp vraagt u de komende raad
- de agenda
- alle toelichtende nota 's
- alle ontwerpnotulen
- alle bijlages

Het secretariaat zal u de agenda, toelichtende nota 's en ontwerpnotulen vanaf maandag kunnen bezorgen.
Maar door de grootte van de bijlages, samen zijn ze bijna 70 MB groot, is het aangewezen samen met u af te spreken wat voor u de beste technische vorm is.
Daarom wou ik u vragen of u van alle bijlages inhoudelijk of enkel een opsomming wil ?
Of enkel inhoudelijk van een bepaalde selectie? Wil u het per mail of mag dit via een andere drager?

Alvast bedankt

Met vriendelijke groeten

Ivan Kockx
Algemeen directeur

Heuvelplein 23 | 2910 Essen
T +32 (0)3 670 01 37
[adresse email]
www.essen.be

Disclaimer

-----Oorspronkelijk bericht-----
Van: Charlotte Deprez, journalist bij Apache/Bruzz <[FOI #4199 email]>
Verzonden: zondag 26 maart 2023 21:56
Aan: Gemeentebestuur Essen <[Essen request email]>
Onderwerp: Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Ontwerpresoluties online te raadplegen vóór elke gemeenteraad + toelichting /bijlagen

Let op! Deze mail is afkomstig van buiten onze organisatie, open geen links of bijlagen indien u niet zeker bent van de afzender.

Geachte [Authority name],

Beste Gemeente

Om het vertrouwen en de deelname van de burgers aan het lokale leven te versterken, lijkt het ons heel nuttig om hen in staat te stellen de ontwerpresoluties online te raadplegen vóór elke gemeenteraad.

Daarom hebben verschillende Belgische en Franse media en verenigingen (Mediacités, Transparencia.be, Apache,...) besloten om een volledige inventaris op te maken van de gemeenten, met een lijst van gemeenten die deze ontwerpresoluties al publiceren, van gemeenten die dat van plan zijn en van gemeenten die dat weigeren.

Gelieve daarom de volgende vragen te beantwoorden:

1. Kunt u ons een kopie, in digitaal formaat, bezorgen van de ontwerpbesluiten van de agendapunten van uw volgende gemeenteraad, zoals die aan de gemeenteraadsleden zijn overgemaakt (dus niet de achteraf opgestelde notulen, maar de voorlopige versie voor de raad). Kunt u voor diezelfde raad ook een exemplaar van de toelichting bij elk van de bovengenoemde openbare punten toezenden, evenals de opsomming van de bijlagen die deel uitmaken van deze ontwerpbesluiten en de bijlagen zelf?

2. Kunt u ons uiterlijk een week voor de volgende gemeenteraadsvergadering dezelfde reeks documenten (ontwerpbesluiten, toelichting, overzicht van bijlagen en bijlagen zelf) bezorgen?

3. Verbindt u zich ertoe deze documenten voortaan systematisch online te zetten, ten minste zeven dagen vóór de gemeenteraad, zodat de burgers er toegang toe hebben?

4. Als deze documenten al toegankelijk zijn voor alle burgers, kunt u ons dan het URL-adres geven waar ze worden gepubliceerd en ons vertellen wanneer u dit systeem hebt opgezet?

Indien u niet reageert, gaan wij ervan uit dat uw gemeente de gevraagde documenten niet openbaar wenst te maken.

Bij voorbaat dank voor uw medewerking.

Charlotte Deprez, journalist bij Apache.be/Bruzz

Afficher les sections citées

Gelieve dit e-mailadres te gebruiken voor alle antwoorden op deze vraag.

[FOI #4199 email]

Is [Essen request email] een verkeerd adres om Openbaarheid van bestuur aan te vragen Gemeente Essen? Indien ja, gelieve met ons contact op te nemenvia deze weg:

https://transparencia.be/nl_BE/change_re...

Disclaimer: dit bericht en de antwoorden/documenten die u aanmaakt, worden vrij toegankelijk op internet geplaatst. Ons privacy- en auteursrechtsbeleid:

https://transparencia.be/nl_BE/help/offi...

Dank voor uw begrip dat in bepaalde gevallen de publicatie van aanvragen en antwoorden uitgesteld wordt.

Als u deze dienstverlening inzake openbaarheid van bestuur, dankzij deze website, nuttig vindt, kan u aan de webmaster van uw organisatie vragen om een link te plaatsen naar onze website.

-------------------------------------------------------------------