Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

La demande a partiellement abouti.

Cher/Chère Commune de Plombières,

Concerne : Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

En ce moment, le Parlement wallon discute d'un décret qui permettra aux citoyens de consulter en ligne les projets de délibérations avant chaque conseil communal afin d'augmenter la confiance et la participation dans la vie locale. Cette mise en ligne est déjà effective dans plusieurs communes comme Liège, Mons, Huy, Verviers, Tubize ou encore Ottignies-Louvain-la-Neuve. A priori, simple et évident, la publication des projets de délibération du conseil communal est loin d’être mise en place partout.
Tous les partis politiques se sont accordés le 11 mai sur ce principe. (voir la vidéo du parlement wallon du 11/5/2021 : https://youtu.be/ZurP0WAzVgQ )

Dans ce cadre, nous répertorions avec la presse les communes qui acceptent de transmettre les projets de délibérations publics, celles qui refusent et celles qui ont l'intention de mettre les projets de délibérations en ligne avant le prochain conseil communal.
https://www.levif.be/actualite/magazine/...

Pour cette enquête, serait-il possible d’obtenir, en réponse à ce message, une copie numérique des projets de délibération des points inscrits à l’ordre du jour public de la séance publique, tel que transmis aux conseillers communaux (il ne s'agit donc pas du PV réalisé à posteriori, mais de sa version provisoire d'avant le conseil)

- pour le conseil communal de juin,

- quand ils seront prêts, ceux du prochain conseil communal.

J’aurais également aimé obtenir la note de synthèse explicative des points publics des mêmes conseils communaux et savoir pour quels points du conseil communal de juin, la décision finale diffère du projet de délibération.

Pour terminer, pourriez-vous me fournir l'énumération des annexes faisant partie intégrante de ces délibérations de juin (juste leur intitulé, sans les pièces) ?

Merci pour votre collaboration en attente d’une réponse de votre part
Bien à vous,

AZOUZI Mohamed

Fabrice Mairlot, Commune de Plombières

Monsieur,

Votre courrier électronique du 1er juillet relatif à l'objet repris sous rubrique nous est bien parvenu et a retenu notre meilleure attention.
Votre demande est prise en charge par les services communaux et sera examinée lors de la séance du collège communal du 12 juillet prochain. Nous ne manquerons pas de vous tenir informé du suivi qui sera réservé.
En attendant, nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations respectueuses.

Fabrice MAIRLOT
Directeur général
Place du Troisième Millénaire, 1
4850 Plombières
Tel : 087/78.91.58 - 36

Disclaimer : Ce message reste informel, n’engage que son auteur et ne peut être considéré comme une communication officielle de la Commune de Plombières. Toute correspondance, pour être officielle, doit être revêtue à la fois de la signature du bourgmestre ou du membre du collège qu’il délègue et de celle du directeur général ou de l’agent qu’il délègue, conformément aux articles L 1132-3, L 1132-4 et L 1132-5 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. Ce message et toutes ses annexes sont confidentiels et destinés seulement à l’utilisation de l’individu ou de l’entité à qui ils sont adressés. Si vous n’êtes pas destinataire de ce message, veuillez sans délai en informer son auteur et procéder à la suppression de ce message et de toutes ses annexes. La publication, l’impression, la reproduction, la diffusion et/ou la distribution de ce message et de toutes ses annexes auprès de tiers sont formellement interdites. La Commune de Plombières ne peut être tenue responsable d'une modification de son message qui résulterait de la transmission par voie électronique. Lorsque le message électronique et/ou ses pièces jointes contien(nen)t des données à caractère personnel, le destinataire n'est pas autorisé à utiliser les données transmises à d'autres fins que celles expressément autorisées en vertu du message électronique. D'une manière générale le destinataire veillera à assurer la confidentialité des données à caractère personnel qui lui seraient transmises par l’Administration communale de Plombières. Le destinataire assume seul la responsabilité de l'usage qu'il fait des données à caractère personnel transmises par l’Administration communale de Plombières.
Toutes les données personnelles recueillies sont traitées conformément à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et au règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, suivant la politique de confidentialité et du respect de la vie privée de la Commune de Plombières, mise en ligne sur le site de la Commune ou disponible sur demande. Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données via l’adresse suivante : [adresse email]

  Pensez à l’environnement, économisez du papier, n'imprimez ce mail que si nécessaire.

-----Message d'origine-----
De : John Nicolaije <[adresse email]>
Envoyé : jeudi 1 juillet 2021 11:05
À : Fabrice Mairlot <[adresse email]>; Marie Stassen <[adresse email]>
Objet : TR: Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

 
 
John NICOLAIJE
Secrétariat
Place du Troisième Millénaire, 1
4850 Plombières
Tel : 087/78.91.57 
 

Disclaimer : Ce message reste informel, n’engage que son auteur et ne peut être considéré comme une communication officielle de la Commune de Plombières. Toute correspondance, pour être officielle, doit être revêtue à la fois de la signature du bourgmestre ou du membre du collège qu’il délègue et de celle du directeur général ou de l’agent qu’il délègue, conformément aux articles L 1132-3, L 1132-4 et L 1132-5 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. Ce message et toutes ses annexes sont confidentiels et destinés seulement à l’utilisation de l’individu ou de l’entité à qui ils sont adressés. Si vous n’êtes pas destinataire de ce message, veuillez sans délai en informer son auteur et procéder à la suppression de ce message et de toutes ses annexes. La publication, l’impression, la reproduction, la diffusion et/ou la distribution de ce message et de toutes ses annexes auprès de tiers sont formellement interdites. La Commune de Plombières ne peut être tenue responsable d'une modification de son message qui résulterait de la transmission par voie électronique. Lorsque le message électronique et/ou ses pièces jointes contien(nen)t des données à caractère personnel, le destinataire n'est pas autorisé à utiliser les données transmises à d'autres fins que celles expressément autorisées en vertu du message électronique. D'une manière générale le destinataire veillera à assurer la confidentialité des données à caractère personnel qui lui seraient transmises par l’Administration communale de Plombières. Le destinataire assume seul la responsabilité de l'usage qu'il fait des données à caractère personnel transmises par l’Administration communale de Plombières. Toutes les données personnelles recueillies sont traitées conformément à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et au règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, suivant la politique de confidentialité et du respect de la vie privée de la Commune de Plombières, mise en ligne sur le site de la Commune ou disponible sur demande. Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données via l’adresse suivante : mailto:[adresse email
 
  Pensez à l’environnement, économisez du papier, n'imprimez ce mail que si nécessaire. 

-----Message d'origine-----
De : Boite INFO <[Plombières request email]>
Envoyé : jeudi 1 juillet 2021 10:41
À : John Nicolaije <[adresse email]> Objet : TR: Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

-----Message d'origine-----
De : AZOUZI Mohamed [mailto:[FOI #2640 email]]
Envoyé : jeudi 1 juillet 2021 03:55
À : Boite INFO <[Plombières request email]>
Objet : Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

Cher/Chère Commune de Plombières,

Concerne : Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

En ce moment, le Parlement wallon discute d'un décret qui permettra aux citoyens de consulter en ligne les projets de délibérations avant chaque conseil communal afin d'augmenter la confiance et la participation dans la vie locale. Cette mise en ligne est déjà effective dans plusieurs communes comme Liège, Mons, Huy, Verviers, Tubize ou encore Ottignies-Louvain-la-Neuve. A priori, simple et évident, la publication des projets de délibération du conseil communal est loin d’être mise en place partout.

Tous les partis politiques se sont accordés le 11 mai sur ce principe. (voir la vidéo du parlement wallon du 11/5/2021 : https://youtu.be/ZurP0WAzVgQ )

Dans ce cadre, nous répertorions avec la presse les communes qui acceptent de transmettre les projets de délibérations publics, celles qui refusent et celles qui ont l'intention de mettre les projets de délibérations en ligne avant le prochain conseil communal.

https://www.levif.be/actualite/magazine/...

Pour cette enquête, serait-il possible d’obtenir, en réponse à ce message, une copie numérique des projets de délibération des points inscrits à l’ordre du jour public de la séance publique, tel que transmis aux conseillers communaux (il ne s'agit donc pas du PV réalisé à posteriori, mais de sa version provisoire d'avant le conseil)

- pour le conseil communal de juin,

- quand ils seront prêts, ceux du prochain conseil communal.

J’aurais également aimé obtenir la note de synthèse explicative des points publics des mêmes conseils communaux et savoir pour quels points du conseil communal de juin, la décision finale diffère du projet de délibération.

Pour terminer, pourriez-vous me fournir l'énumération des annexes faisant partie intégrante de ces délibérations de juin (juste leur intitulé, sans les pièces) ?

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Bien à vous,

AZOUZI Mohamed

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Sent request to Commune de Plombières again.

Fabrice Mairlot, Commune de Plombières

Monsieur,

Le collège communal a examiné avec attention votre demande de communication des projets de délibération du conseil communal du 24 juin 2021. Il tient à vous faire part des éléments qui suivent.

1. Quant à la situation juridique, jurisprudentielle et politique actuelle.
Dans son avis n°302 du 17 juin 2019, la CADA rappelle le prescrit de l'article L3231-3, al.1, 1° du CDLD selon lequel une demande de communication sous forme de copie d'un document administratif peut être rejetée à la double condition qu'il s'agisse d'un document inachevé ou incomplet et que ce caractère inachevé ou incomplet soit source de méprise. La CADA en déduit que les projets de délibération des conseils communaux sont des documents préparatoires qui ne peuvent être considérés comme achevés, car ils constituent des documents internes au conseil communal, destinés à circuler chez les conseillers communaux en vue de préparer la séance du conseil. Les projets ne sont pas adoptés, signés ou validés comme tels avant la séance du conseil et ne peuvent donc être considérés comme reflétant le point de vue, même provisoire, de cet organe. Enfin, ces documents peuvent être sources de méprise pour le citoyen dès lors que dans leur présentation formelle, ils peuvent paraître proches de la décision définitive. Par conséquent, la CADA estime qu'une commune peut s'appuyer sur l'exception prévue à l'article L3231-3, al.1, 1° du CDLD pour refuser de communiquer une copie des projets de délibération du conseil communal.
Dans sa réponse du 9 juillet 2020 à la question parlementaire n°243, le Ministre Dermagne rappelle cette analyse tout en précisant que chaque commune est libre de prévoir une publication systématique des documents remis aux conseillers communaux avant la séance. Il indique aussi -et c'est extrêmement important aux yeux du collège communal de Plombières- que le débat relatif aux dossiers du conseil doit se tenir dans le cadre de la séance, ni avant, ni après, que le travail engendré par une telle décision risque d'être excessif au regard des obligations en matière de protection de la vie privée ou de la législation sur les marchés publics et qu'une lecture attentive de chaque document est chronophage et risque de mettre à mal le bon fonctionnement de l'administration (il illustre cet aspect en s'appuyant notamment sur l'arrêt du Conseil d'Etat n°243.357 du 8 janvier 2019).
Récemment, le parlement wallon s'est saisi d'une proposition de décret visant à renforcer la transparence au plan local en prévoyant notamment la publication des projets de délibération des conseils communaux avant la séance du conseil. A cette occasion, la fédération wallonne des directeurs généraux communaux a eu l’occasion d’exprimer les inconvénients majeurs d’une trop lourde transparence -nous y reviendrons au point 3. Les députés ont été sensibles aux arguments développés et nous sommes dans l’attente du résultat de la proposition de décret avant de l’observer. Les députés ont décidé de créer un groupe de travail en vue d'avancer sur cette proposition. A notre connaissance, ce groupe de travail n'a pas encore entamé ses travaux et on ne peut donc, par nature, inférer d'un consensus général sur la portée de cette proposition de décret.

2. Quant aux réponses à votre demande.
Votre demande de communication porte sur les projets de délibérations des points inscrits à l'ordre du jour de la séance publique du conseil communal du 24 juin 2021, les projets du prochain conseil quand ils seront prêts, la note de synthèse explicative des points publics, la liste des points pour lesquels la décision finale diffère du projet et l'énumération des annexes faisant partie intégrante des délibérations.
Dans l'état actuel de la situation telle que rappelée ci-avant, le collège communal pourrait opposer l'exception visée à l'article L3231-3, al.1, 1° et rejeter votre demande aux motifs évoqués ci-dessus et rappelés par la CADA. Toutefois, le collège communal de Plombières souhaite saisir vos demandes et y répondre partiellement pour démontrer à quel point le débat est bien plus complexe et bien moins évident qu'il n'y paraît et mettre le doigt sur les inconvénients qu'une telle mesure recèle, dans le contexte juridico-administratif actuel. Aussi, les réponses du collège communal à vos demandes n'ont qu'un objectif explicatif et n'emportent pas une prise de position définitive ou une ligne de conduite valable pour toute demande similaire à venir.
Nous vous proposons de trouver, en pièce jointe, le projet de procès-verbal tel que distribué aux conseillers communaux sept jours francs avant la séance du conseil communal du 24 juin 2021. Vous constaterez qu'il est expurgé d'une série d'informations en vue de répondre à d'autres contraintes que la transparence qui s'imposent au travail de l'administration. Nous y reviendrons au point suivant.
Les projets de délibération du prochain conseil communal n'existent pas encore. Le collège ne peut donc répondre positivement à une demande de transmission de documents inexistants et dont la portée n'est, par hypothèse, pas connue. Si vous souhaitez obtenir une copie de ces documents, nous vous invitons à reformuler votre demande au moment opportun, sans tirer argument de la présente communication pour obtenir satisfaction automatique, comme rappelé ci-dessus.
En ce qui concerne les notes de synthèse explicative, nous vous renvoyons à l'article 10 de notre règlement d'ordre intérieur, tel qu'approuvé par l'autorité wallonne: " Chaque point à l'ordre du jour donnant lieu à une décision doit être accompagné par un projet de délibération. L’ensemble des projets de délibération est repris dans le projet de procès-verbal qui est transmis aux membres du conseil communal avec la convocation. Ce projet de procès-verbal fait office de pièce justificative suffisamment étayée pour que les membres du conseil sachent ce sur quoi ils sont appelés à délibérer. Le cas échéant, si la complexité du point le suggère, à l’initiative du Collège communal ou sur simple demande d’un conseiller communal, une note de synthèse explicative complémentaire est adressée à l’ensemble des membres du conseil". En ce qui concerne le conseil communal du 24 juin 2021, aucune note de synthèse complémentaire n'a été distribuée.
La communication de la liste des points pour lesquels la décision finale diffère du projet sort du champ de la communication de documents administratifs. A moins que ce travail n'ait été réalisé par l'administration, soit d'initiative soit sur la demande de l'autorité politique, il n'appartient pas à l'autorité administrative de produire ce travail complémentaire à la demande du public. Il vous appartient de faire la comparaison entre les documents qui vous sont transmis et le procès-verbal officiel de la séance dès qu'il sera disponible après son approbation par le conseil communal et sa publication dans la foulée.
L'énumération des annexes faisant partie intégrante des délibérations suit le même raisonnement puisque, dès l'instant où elles sont réputées faire partie intégrante de la délibération, l'existence de ces annexes est mentionnée dans le dispositif de ladite délibération. Vous disposez donc de tout le matériel nécessaire pour dresser vous-même cette liste.

3. Quant aux dangers et inconvénients de la communication antérieure systématique des projets de délibération A la découverte des documents qui vous ont été transmis, vous constaterez que certains éléments ont été noircis parce que leur communication pose problème. Les informations qui sont communiquées aux conseillers communaux dans le cadre de la préparation du conseil communal n'ont pas pour vocation initiale à être diffusées au public systématiquement et sans contrôle. Naturellement, on pense en premier lieu aux données personnelles et à la protection de la vie privée, telle que balisée par le RGPD et la législation fédérale en vigueur. A cet égard, il n'est pas inutile de rappeler que les conseillers sont soumis au devoir de réserve et à l'observance de la législation relative au respect de la vie privée. Inévitablement, des données personnelles ou des éléments permettant d'identifier telle ou telle personne sont présents dans les projets de délibération transmis aux conseillers communaux. Aussi, la communication destinée au public doit faire l'objet d'une relecture attentive de la part des services administratifs en vue d'éviter une série d'écueils. Les organes communaux, conseil et surtout collège, prennent certes des décisions parfois générales, mais adoptent aussi un grand nombre de décisions à portée individuelle. Pour diffuser ces informations, une anonymisation est indispensable, tant ex-ante qu’a posteriori. C’est un travail énorme, souvent délicat, avec une responsabilité importante et un risque juridique non négligeable. Comme le Ministre Dermagne l'a rappelé, cette tâche est chronophage et, si elle n'est pas encadrée techniquement et/ou administrativement par l'autorité supérieure (par un soutien en personnel notamment), elle risque de mettre à mal le fonctionnement du travail administratif.
Au-delà de la problématique des données personnelles, des problèmes de gestion peuvent se poser. Ils apparaissent dans les documents qui vous sont transmis. Dans le cas d'un marché public dont la délibération comporte une estimation du montant, la publication de cette estimation donne indirectement l’information aux éventuels soumissionnaires et met la commune en difficulté avant la conclusion du contrat. De même, un projet de délibération de vente ou d’achat d'un bien doit faire l’objet d’un peu de réserve pour ne pas hypothéquer la position de la commune lors de la négociation ultérieure.
Enfin, de façon plus politique, le collège communal est d'avis que la transmission antérieure systématique des délibérations telle qu'envisagée contribuera moins à l'information utile et efficace de la population qu'à l'amplification du phénomène de polémiques et d'insultes en vogue sur les réseaux sociaux. Il ne faudra pas longtemps pour qu'un "citoyen éclairé" se saisisse d'un sujet qu'il aura pu découvrir et cru comprendre au travers d'un projet de délibération et qu'il abreuve les égouts de la démocratie de "fake news" qui se répandront de manière pandémique. Dans ce contexte, comment garantir la sérénité nécessaire pour permettre aux élus de débattre en toute indépendance et de prendre des décisions efficaces? Le collège fait sien le rappel du ministre Dermagne, selon lequel le débat doit se dérouler dans le cadre du conseil, ni avant ni après, et certainement pas dans une structure non encadrée et soumise à toutes les dérives.

Vous souhaitant bonne réception de ces documents et de ces informations, nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Fabrice MAIRLOT
Directeur général
Place du Troisième Millénaire, 1
4850 Plombières
Tel : 087/78.91.58 - 36

Disclaimer : Ce message reste informel, n’engage que son auteur et ne peut être considéré comme une communication officielle de la Commune de Plombières. Toute correspondance, pour être officielle, doit être revêtue à la fois de la signature du bourgmestre ou du membre du collège qu’il délègue et de celle du directeur général ou de l’agent qu’il délègue, conformément aux articles L 1132-3, L 1132-4 et L 1132-5 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. Ce message et toutes ses annexes sont confidentiels et destinés seulement à l’utilisation de l’individu ou de l’entité à qui ils sont adressés. Si vous n’êtes pas destinataire de ce message, veuillez sans délai en informer son auteur et procéder à la suppression de ce message et de toutes ses annexes. La publication, l’impression, la reproduction, la diffusion et/ou la distribution de ce message et de toutes ses annexes auprès de tiers sont formellement interdites. La Commune de Plombières ne peut être tenue responsable d'une modification de son message qui résulterait de la transmission par voie électronique. Lorsque le message électronique et/ou ses pièces jointes contien(nen)t des données à caractère personnel, le destinataire n'est pas autorisé à utiliser les données transmises à d'autres fins que celles expressément autorisées en vertu du message électronique. D'une manière générale le destinataire veillera à assurer la confidentialité des données à caractère personnel qui lui seraient transmises par l’Administration communale de Plombières. Le destinataire assume seul la responsabilité de l'usage qu'il fait des données à caractère personnel transmises par l’Administration communale de Plombières.
Toutes les données personnelles recueillies sont traitées conformément à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et au règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, suivant la politique de confidentialité et du respect de la vie privée de la Commune de Plombières, mise en ligne sur le site de la Commune ou disponible sur demande. Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données via l’adresse suivante : [adresse email]

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-----Message d'origine-----
De : John Nicolaije <[adresse email]>
Envoyé : jeudi 1 juillet 2021 11:05
À : Fabrice Mairlot <[adresse email]>; Marie Stassen <[adresse email]>
Objet : TR: Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

 
 
John NICOLAIJE
Secrétariat
Place du Troisième Millénaire, 1
4850 Plombières
Tel : 087/78.91.57 
 

Disclaimer : Ce message reste informel, n’engage que son auteur et ne peut être considéré comme une communication officielle de la Commune de Plombières. Toute correspondance, pour être officielle, doit être revêtue à la fois de la signature du bourgmestre ou du membre du collège qu’il délègue et de celle du directeur général ou de l’agent qu’il délègue, conformément aux articles L 1132-3, L 1132-4 et L 1132-5 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. Ce message et toutes ses annexes sont confidentiels et destinés seulement à l’utilisation de l’individu ou de l’entité à qui ils sont adressés. Si vous n’êtes pas destinataire de ce message, veuillez sans délai en informer son auteur et procéder à la suppression de ce message et de toutes ses annexes. La publication, l’impression, la reproduction, la diffusion et/ou la distribution de ce message et de toutes ses annexes auprès de tiers sont formellement interdites. La Commune de Plombières ne peut être tenue responsable d'une modification de son message qui résulterait de la transmission par voie électronique. Lorsque le message électronique et/ou ses pièces jointes contien(nen)t des données à caractère personnel, le destinataire n'est pas autorisé à utiliser les données transmises à d'autres fins que celles expressément autorisées en vertu du message électronique. D'une manière générale le destinataire veillera à assurer la confidentialité des données à caractère personnel qui lui seraient transmises par l’Administration communale de Plombières. Le destinataire assume seul la responsabilité de l'usage qu'il fait des données à caractère personnel transmises par l’Administration communale de Plombières. Toutes les données personnelles recueillies sont traitées conformément à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et au règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, suivant la politique de confidentialité et du respect de la vie privée de la Commune de Plombières, mise en ligne sur le site de la Commune ou disponible sur demande. Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données via l’adresse suivante : mailto:[adresse email
 
  Pensez à l’environnement, économisez du papier, n'imprimez ce mail que si nécessaire. 

-----Message d'origine-----
De : Boite INFO <[Plombières request email]>
Envoyé : jeudi 1 juillet 2021 10:41
À : John Nicolaije <[adresse email]> Objet : TR: Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

-----Message d'origine-----
De : AZOUZI Mohamed [mailto:[FOI #2640 email]]
Envoyé : jeudi 1 juillet 2021 03:55
À : Boite INFO <[Plombières request email]>
Objet : Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

Cher/Chère Commune de Plombières,

Concerne : Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

En ce moment, le Parlement wallon discute d'un décret qui permettra aux citoyens de consulter en ligne les projets de délibérations avant chaque conseil communal afin d'augmenter la confiance et la participation dans la vie locale. Cette mise en ligne est déjà effective dans plusieurs communes comme Liège, Mons, Huy, Verviers, Tubize ou encore Ottignies-Louvain-la-Neuve. A priori, simple et évident, la publication des projets de délibération du conseil communal est loin d’être mise en place partout.

Tous les partis politiques se sont accordés le 11 mai sur ce principe. (voir la vidéo du parlement wallon du 11/5/2021 : https://youtu.be/ZurP0WAzVgQ )

Dans ce cadre, nous répertorions avec la presse les communes qui acceptent de transmettre les projets de délibérations publics, celles qui refusent et celles qui ont l'intention de mettre les projets de délibérations en ligne avant le prochain conseil communal.

https://www.levif.be/actualite/magazine/...

Pour cette enquête, serait-il possible d’obtenir, en réponse à ce message, une copie numérique des projets de délibération des points inscrits à l’ordre du jour public de la séance publique, tel que transmis aux conseillers communaux (il ne s'agit donc pas du PV réalisé à posteriori, mais de sa version provisoire d'avant le conseil)

- pour le conseil communal de juin,

- quand ils seront prêts, ceux du prochain conseil communal.

J’aurais également aimé obtenir la note de synthèse explicative des points publics des mêmes conseils communaux et savoir pour quels points du conseil communal de juin, la décision finale diffère du projet de délibération.

Pour terminer, pourriez-vous me fournir l'énumération des annexes faisant partie intégrante de ces délibérations de juin (juste leur intitulé, sans les pièces) ?

Merci pour votre collaboration en attente d’une réponse de votre part

Bien à vous,

AZOUZI Mohamed

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[FOI #2640 email]

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Fabrice Mairlot, Commune de Plombières

1 pièce jointe

Monsieur,

Veuillez trouver en pièce jointe, le document qui n'a pas été transmis dans le message précédent.

Fabrice MAIRLOT
Directeur général
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4850 Plombières
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-----Message d'origine-----
De : Fabrice Mairlot
Envoyé : jeudi 22 juillet 2021 16:16
À : [FOI #2640 email]
Objet : RE: Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

Monsieur,

Le collège communal a examiné avec attention votre demande de communication des projets de délibération du conseil communal du 24 juin 2021. Il tient à vous faire part des éléments qui suivent.

1. Quant à la situation juridique, jurisprudentielle et politique actuelle.
Dans son avis n°302 du 17 juin 2019, la CADA rappelle le prescrit de l'article L3231-3, al.1, 1° du CDLD selon lequel une demande de communication sous forme de copie d'un document administratif peut être rejetée à la double condition qu'il s'agisse d'un document inachevé ou incomplet et que ce caractère inachevé ou incomplet soit source de méprise. La CADA en déduit que les projets de délibération des conseils communaux sont des documents préparatoires qui ne peuvent être considérés comme achevés, car ils constituent des documents internes au conseil communal, destinés à circuler chez les conseillers communaux en vue de préparer la séance du conseil. Les projets ne sont pas adoptés, signés ou validés comme tels avant la séance du conseil et ne peuvent donc être considérés comme reflétant le point de vue, même provisoire, de cet organe. Enfin, ces documents peuvent être sources de méprise pour le citoyen dès lors que dans leur présentation formelle, ils peuvent paraître proches de la décision définitive. Par conséquent, la CADA estime qu'une commune peut s'appuyer sur l'exception prévue à l'article L3231-3, al.1, 1° du CDLD pour refuser de communiquer une copie des projets de délibération du conseil communal.
Dans sa réponse du 9 juillet 2020 à la question parlementaire n°243, le Ministre Dermagne rappelle cette analyse tout en précisant que chaque commune est libre de prévoir une publication systématique des documents remis aux conseillers communaux avant la séance. Il indique aussi -et c'est extrêmement important aux yeux du collège communal de Plombières- que le débat relatif aux dossiers du conseil doit se tenir dans le cadre de la séance, ni avant, ni après, que le travail engendré par une telle décision risque d'être excessif au regard des obligations en matière de protection de la vie privée ou de la législation sur les marchés publics et qu'une lecture attentive de chaque document est chronophage et risque de mettre à mal le bon fonctionnement de l'administration (il illustre cet aspect en s'appuyant notamment sur l'arrêt du Conseil d'Etat n°243.357 du 8 janvier 2019).
Récemment, le parlement wallon s'est saisi d'une proposition de décret visant à renforcer la transparence au plan local en prévoyant notamment la publication des projets de délibération des conseils communaux avant la séance du conseil. A cette occasion, la fédération wallonne des directeurs généraux communaux a eu l’occasion d’exprimer les inconvénients majeurs d’une trop lourde transparence -nous y reviendrons au point 3. Les députés ont été sensibles aux arguments développés et nous sommes dans l’attente du résultat de la proposition de décret avant de l’observer. Les députés ont décidé de créer un groupe de travail en vue d'avancer sur cette proposition. A notre connaissance, ce groupe de travail n'a pas encore entamé ses travaux et on ne peut donc, par nature, inférer d'un consensus général sur la portée de cette proposition de décret.

2. Quant aux réponses à votre demande.
Votre demande de communication porte sur les projets de délibérations des points inscrits à l'ordre du jour de la séance publique du conseil communal du 24 juin 2021, les projets du prochain conseil quand ils seront prêts, la note de synthèse explicative des points publics, la liste des points pour lesquels la décision finale diffère du projet et l'énumération des annexes faisant partie intégrante des délibérations.
Dans l'état actuel de la situation telle que rappelée ci-avant, le collège communal pourrait opposer l'exception visée à l'article L3231-3, al.1, 1° et rejeter votre demande aux motifs évoqués ci-dessus et rappelés par la CADA. Toutefois, le collège communal de Plombières souhaite saisir vos demandes et y répondre partiellement pour démontrer à quel point le débat est bien plus complexe et bien moins évident qu'il n'y paraît et mettre le doigt sur les inconvénients qu'une telle mesure recèle, dans le contexte juridico-administratif actuel. Aussi, les réponses du collège communal à vos demandes n'ont qu'un objectif explicatif et n'emportent pas une prise de position définitive ou une ligne de conduite valable pour toute demande similaire à venir.
Nous vous proposons de trouver, en pièce jointe, le projet de procès-verbal tel que distribué aux conseillers communaux sept jours francs avant la séance du conseil communal du 24 juin 2021. Vous constaterez qu'il est expurgé d'une série d'informations en vue de répondre à d'autres contraintes que la transparence qui s'imposent au travail de l'administration. Nous y reviendrons au point suivant.
Les projets de délibération du prochain conseil communal n'existent pas encore. Le collège ne peut donc répondre positivement à une demande de transmission de documents inexistants et dont la portée n'est, par hypothèse, pas connue. Si vous souhaitez obtenir une copie de ces documents, nous vous invitons à reformuler votre demande au moment opportun, sans tirer argument de la présente communication pour obtenir satisfaction automatique, comme rappelé ci-dessus.
En ce qui concerne les notes de synthèse explicative, nous vous renvoyons à l'article 10 de notre règlement d'ordre intérieur, tel qu'approuvé par l'autorité wallonne: " Chaque point à l'ordre du jour donnant lieu à une décision doit être accompagné par un projet de délibération. L’ensemble des projets de délibération est repris dans le projet de procès-verbal qui est transmis aux membres du conseil communal avec la convocation. Ce projet de procès-verbal fait office de pièce justificative suffisamment étayée pour que les membres du conseil sachent ce sur quoi ils sont appelés à délibérer. Le cas échéant, si la complexité du point le suggère, à l’initiative du Collège communal ou sur simple demande d’un conseiller communal, une note de synthèse explicative complémentaire est adressée à l’ensemble des membres du conseil". En ce qui concerne le conseil communal du 24 juin 2021, aucune note de synthèse complémentaire n'a été distribuée.
La communication de la liste des points pour lesquels la décision finale diffère du projet sort du champ de la communication de documents administratifs. A moins que ce travail n'ait été réalisé par l'administration, soit d'initiative soit sur la demande de l'autorité politique, il n'appartient pas à l'autorité administrative de produire ce travail complémentaire à la demande du public. Il vous appartient de faire la comparaison entre les documents qui vous sont transmis et le procès-verbal officiel de la séance dès qu'il sera disponible après son approbation par le conseil communal et sa publication dans la foulée.
L'énumération des annexes faisant partie intégrante des délibérations suit le même raisonnement puisque, dès l'instant où elles sont réputées faire partie intégrante de la délibération, l'existence de ces annexes est mentionnée dans le dispositif de ladite délibération. Vous disposez donc de tout le matériel nécessaire pour dresser vous-même cette liste.

3. Quant aux dangers et inconvénients de la communication antérieure systématique des projets de délibération A la découverte des documents qui vous ont été transmis, vous constaterez que certains éléments ont été noircis parce que leur communication pose problème. Les informations qui sont communiquées aux conseillers communaux dans le cadre de la préparation du conseil communal n'ont pas pour vocation initiale à être diffusées au public systématiquement et sans contrôle. Naturellement, on pense en premier lieu aux données personnelles et à la protection de la vie privée, telle que balisée par le RGPD et la législation fédérale en vigueur. A cet égard, il n'est pas inutile de rappeler que les conseillers sont soumis au devoir de réserve et à l'observance de la législation relative au respect de la vie privée. Inévitablement, des données personnelles ou des éléments permettant d'identifier telle ou telle personne sont présents dans les projets de délibération transmis aux conseillers communaux. Aussi, la communication destinée au public doit faire l'objet d'une relecture attentive de la part des services administratifs en vue d'éviter une série d'écueils. Les organes communaux, conseil et surtout collège, prennent certes des décisions parfois générales, mais adoptent aussi un grand nombre de décisions à portée individuelle. Pour diffuser ces informations, une anonymisation est indispensable, tant ex-ante qu’a posteriori. C’est un travail énorme, souvent délicat, avec une responsabilité importante et un risque juridique non négligeable. Comme le Ministre Dermagne l'a rappelé, cette tâche est chronophage et, si elle n'est pas encadrée techniquement et/ou administrativement par l'autorité supérieure (par un soutien en personnel notamment), elle risque de mettre à mal le fonctionnement du travail administratif.
Au-delà de la problématique des données personnelles, des problèmes de gestion peuvent se poser. Ils apparaissent dans les documents qui vous sont transmis. Dans le cas d'un marché public dont la délibération comporte une estimation du montant, la publication de cette estimation donne indirectement l’information aux éventuels soumissionnaires et met la commune en difficulté avant la conclusion du contrat. De même, un projet de délibération de vente ou d’achat d'un bien doit faire l’objet d’un peu de réserve pour ne pas hypothéquer la position de la commune lors de la négociation ultérieure.
Enfin, de façon plus politique, le collège communal est d'avis que la transmission antérieure systématique des délibérations telle qu'envisagée contribuera moins à l'information utile et efficace de la population qu'à l'amplification du phénomène de polémiques et d'insultes en vogue sur les réseaux sociaux. Il ne faudra pas longtemps pour qu'un "citoyen éclairé" se saisisse d'un sujet qu'il aura pu découvrir et cru comprendre au travers d'un projet de délibération et qu'il abreuve les égouts de la démocratie de "fake news" qui se répandront de manière pandémique. Dans ce contexte, comment garantir la sérénité nécessaire pour permettre aux élus de débattre en toute indépendance et de prendre des décisions efficaces? Le collège fait sien le rappel du ministre Dermagne, selon lequel le débat doit se dérouler dans le cadre du conseil, ni avant ni après, et certainement pas dans une structure non encadrée et soumise à toutes les dérives.

Vous souhaitant bonne réception de ces documents et de ces informations, nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Fabrice MAIRLOT
Directeur général
Place du Troisième Millénaire, 1
4850 Plombières
Tel : 087/78.91.58 - 36

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-----Message d'origine-----
De : John Nicolaije <[adresse email]> Envoyé : jeudi 1 juillet 2021 11:05 À : Fabrice Mairlot <[adresse email]>; Marie Stassen <[adresse email]> Objet : TR: Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

 
 
John NICOLAIJE
Secrétariat
Place du Troisième Millénaire, 1
4850 Plombières
Tel : 087/78.91.57 
 

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-----Message d'origine-----
De : Boite INFO <[Plombières request email]>
Envoyé : jeudi 1 juillet 2021 10:41
À : John Nicolaije <[adresse email]> Objet : TR: Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

-----Message d'origine-----
De : AZOUZI Mohamed [mailto:[FOI #2640 email]]
Envoyé : jeudi 1 juillet 2021 03:55
À : Boite INFO <[Plombières request email]>
Objet : Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

Cher/Chère Commune de Plombières,

Concerne : Enquête avec la presse : demande des projets de délibérations du conseil communal du mois de juin et de sa note de synthèse explicative

En ce moment, le Parlement wallon discute d'un décret qui permettra aux citoyens de consulter en ligne les projets de délibérations avant chaque conseil communal afin d'augmenter la confiance et la participation dans la vie locale. Cette mise en ligne est déjà effective dans plusieurs communes comme Liège, Mons, Huy, Verviers, Tubize ou encore Ottignies-Louvain-la-Neuve. A priori, simple et évident, la publication des projets de délibération du conseil communal est loin d’être mise en place partout.

Tous les partis politiques se sont accordés le 11 mai sur ce principe. (voir la vidéo du parlement wallon du 11/5/2021 : https://youtu.be/ZurP0WAzVgQ )

Dans ce cadre, nous répertorions avec la presse les communes qui acceptent de transmettre les projets de délibérations publics, celles qui refusent et celles qui ont l'intention de mettre les projets de délibérations en ligne avant le prochain conseil communal.

https://www.levif.be/actualite/magazine/...

Pour cette enquête, serait-il possible d’obtenir, en réponse à ce message, une copie numérique des projets de délibération des points inscrits à l’ordre du jour public de la séance publique, tel que transmis aux conseillers communaux (il ne s'agit donc pas du PV réalisé à posteriori, mais de sa version provisoire d'avant le conseil)

- pour le conseil communal de juin,

- quand ils seront prêts, ceux du prochain conseil communal.

J’aurais également aimé obtenir la note de synthèse explicative des points publics des mêmes conseils communaux et savoir pour quels points du conseil communal de juin, la décision finale diffère du projet de délibération.

Pour terminer, pourriez-vous me fournir l'énumération des annexes faisant partie intégrante de ces délibérations de juin (juste leur intitulé, sans les pièces) ?

Merci pour votre collaboration en attente d’une réponse de votre part

Bien à vous,

AZOUZI Mohamed

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Chère Fabrice Mairlot,
avez vous connaissance des modules deliberations.be d'IMIO ou "idélibé citoyen" pour vous conformer au décret qui rentrera en application en janvier 2022 prochain ? (publication des projets de délibérations et notes explicatives pour les citoyens dès qu'ils sont prêts et au plus tard 7 jours avant le conseil communal)

Je vous prie de croire, Monsieur, en l'assurance de mes salutations distinguées.

AZOUZI Mohamed