Dans le cadre de ses missions et conformément à son objet social, Tactic asbl s’intéresse aux questions de vie privée dans le cadre des déploiements informatiques, notamment dans le cadre scolaire.

Nous vous sollicitons en vertu du droit à la transparence, consacré par l’art. 32 de la Constitution et par la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l’administration, afin d’obtenir une copie informatisée des documents administratifs suivants :

* la liste des logiciels informatiques déployés dans les établissements scolaires qui relèvent de votre autorité et dont l'usage implique une collecte et/ou un traitement d'informations personnelles relatives aux enseignants et aux élèves.

* les documents administratifs relatifs à l’approbation des dits logiciels : les études d'impacts ainsi que les documents de mise en conformité avec les obligations légales en particulier avec le RGPD.

* les documents relatifs aux marchés publics (appels d’offre, cahiers de charges, documents d’attribution, contrats signés) pour l’ensemble des marchés passé concernant les dits-logiciels.

Plus spécififiquement dans le cadre du RGPD, pourriez-vous aussi nous fournir les informations et/ou documents relatifs à :

- la procédure d'information de la collecte et du traitement des données personnelles des élèves, parents et membres du personnel.

- la procédure de récolte du consentement des élèves ainsi que, pour les élèves mineurs, des parents à ces collectes et traitements.

- La liste des outils informatiques qui impliquent un stockage et/ou une collecte de données hors EU.

Pourriez-vous avoir la gentillesse de nous transmettre les informations dans un délais de trente jours tel que prescrit.

Je vous prie de croire, Madame/Monsieur à l’expression de nos salutations distinguées.

Pour Tactic asbl,
Denis Devos

35, rue Van Elewyck
1050 Bruxelles

Service Juridique - Juridische Dienst, Ville de Bruxelles

1 pièce jointe

Madame, Monsieur,

 

Nous accusons bonne réception de votre demande.

Les décret et ordonnance conjoints de la Région de Bruxelles-Capitale, la
Commission communautaire commune et la Commission communautaire française
du 16 mai 2019 relatifs à la publicité de l'administration dans les
institutions bruxelloises dispose que:

 

  "Art. 18. § 1er. La consultation d'un document administratif ou d'une
information environnementale, les explications y relatives ou sa
communication sous forme de copie ont lieu sur demande. La demande indique
clairement la matière concernée et si possible, les documents
administratifs ou les informations environnementales concernés et est
adressée par envoi postal, électronique ou par porteur à l'autorité
administrative compétente.

  § 2. La demande est irrecevable :

  1° si elle n'est pas signée par le demandeur.

  Les personnes morales, outre la signature de leur fondé de pouvoir,
mentionnent dans leur demande leur numéro d'inscription à la
banque-carrefour des entreprises visée à l'article III.15 du code de droit
économique ou fournissent une copie de leurs statuts lorsqu'il s'agit
d'une personne morale de droit étranger.

  En cas d'envoi de la demande par courriel, celui-ci est considéré comme
valablement signé lorsque le demandeur, ou le fondé de pouvoir de la
demanderesse personne morale, joint à son courriel une photocopie, une
photographie ou un scan d'un document d'identité.

  Lorsque la demande est signée par un avocat ou qu'elle est transmise par
courriel par un avocat, le demandeur ne doit pas y joindre les documents
visés par les alinéas précédents ;

  2° si elle ne précise pas le nom et l'adresse du demandeur;"

 

Pour que votre demande soit recevable, vous devez donc nous fournir une
copie de votre document d'identité ainsi que votre adresse ou, si cette
demande est adressée au nom de votre association, la photocopie de la
carte d’identité du demandeur, ou du fondé de pouvoir de la personne
morale ainsi que le numéro d'inscription à la banque-carrefour des
entreprises.

 

Bien cordialement,

 

 

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***DISCLAIMER***

Ce courrier électronique n'est pas revêtu de la signature électronique
prévue par la loi du 9 juillet 2001; il n'a donc pas de valeur officielle.
Il ne remplace pas le document signé par le fonctionnaire habilité ou par
l'Autorité communale. Par ailleurs, ce message électronique, de même que
les documents qui y sont joints, sont réservés à l'usage exclusif de son
destinataire. L'expéditeur ne peut garantir la transmission fidèle de ce
message. Prévenez-le dès que possible s'il est incomplet ou illisible. Si
vous l'avez reçu par erreur, veuillez en aviser immédiatement l'expéditeur
par téléphone ou par e-mail et détruire ce message. L'information contenue
peut être confidentielle et/ou protégée par la loi; sa divulgation,
reproduction ou autres utilisations sont strictement interdites.
Merci.

Deze e-mail is niet bekleed met de elektronische handtekening zoals
voorzien door de wet van 9 juli 2001 en heeft dus geen officiële waarde.
Hij vervangt geenszins de documenten ondertekend door de bevoegde
ambtenaar of door de Gemeentelijke Overheid. Dit bericht en de eraan
toegevoegde documenten zijn voorbehouden voor exclusief gebruik door de
geadresseerde. De afzender kan de correcte overdracht van dit bericht niet
waarborgen. Waarschuw de afzender zo snel mogelijk bij een onvolledig of
onleesbaar bericht. Heeft u dit bericht per vergissing ontvangen, gelieve
de afzender dan onmiddellijk telefonisch of per e-mail te verwittigen en
het bericht te wissen. De inhoud van dit bericht kan van vertrouwelijke
aard en/of bij wet beschermd zijn; de verspreiding, reproductie of het
gebruik voor andere doeleinden ervan zijn strikt verboden.
Dank U.

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Bonjour,

Je vous remercie de votre réponse.

Le numéro BCE est le 0847.919.758

Je vous ai transmis par courrier privé une copie de ma carte d'identité

En vous remerciant d'avance pour le suivi de cette demande.

Bonne journée

Denis Devos

Service Juridique - Juridische Dienst, Ville de Bruxelles

1 pièce jointe

Monsieur Devos,

Je fais référence à votre demande du 01/09/2022.

En raison des recherches importantes à effectuer pour cette demande, les
agents compétents ont besoin de davantage de temps pour l’analyser et y
apporter une réponse.

 

Nous vous informons donc que nous prolongeons le délai de traitement de
votre demande à 40 jours ouvrables maximum conformément aux décret et
ordonnance conjoints du 16 mai 2019 relatifs à la publicité de
l'administration dans les institutions bruxelloises.

 

Bien cordialement,

 

 

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Afficher les sections citées

Service Juridique - Juridische Dienst, Ville de Bruxelles

1 pièce jointe

Monsieur Devos,

Je me réfère à votre demande du 01/09/2022.

 

La Ville de Bruxelles ne peut répondre à votre demande dans la mesure où
elle contrevient à plusieurs principes de sécurité et de faisabilité.  Sur
base de l’article 19, §1, 3°, 4° de l’ordonnance et décret conjoints du 16
mai 2019 sur la publicité passive, la demande doit être rejetée pour son
caractère abusif et trop vague, ainsi que pour le risque pour la sécurité
du système d’information (article 19§3,2°). A tout le moins, une
reformulation en application de l’article 20, §3 de l’ordonnance précitée
est nécessaire.

 

La demande est en effet trop vague, et par conséquent, abusive. Elle
résulterait à fournir une liste exhaustive de tous les outils de la Ville,
et documents des marchés publics liés. La définition logiciel qui implique
«  une collecte et/ou un traitement d'informations personnelles » ne
permet pas d’extraire une liste délimitée et raisonnable de logiciels. En
effet, la définition d’une donnée à caractère personnel étant large (toute
donnée liée directement ou indirectement à une personne physique), elle
englobe, en plus des données clairement relative à la scolarité, les
identifiants des individus, les données de connexion et de traçabilité, 
voire n’importe quel outil comportant un nom/prénom, identifiant, numéro
comptable, données RH etc. Cela reviendrait à extraire la presque totalité
de nos produits et fournir toute la documentation de marchés publics y
relatifs. La fourniture des dossiers de marchés publics (y compris les
documents relatifs au RGPD) implique un tri préalable afin d’en retirer
les informations soumises au secret d’affaires et à la sécurité
informatique, ce qui, au vu du volume demandé, demanderait un temps de
travail dépassant les délais légaux de réponse et immobilisant le
personnel tous le temps de cette réponse. En cela, la demande est abusive.

 

En outre, nous refusons par principe la communication de nos analyses
d’impact. Au-delà du caractère abusif de la demande, comme développé
ci-dessus, ces documents, qui ne sont pas toujours requis et donc
n’existent pas forcément, reprennent les points sensibles de sécurité des
processus utilisant des données et leur transmission, à une telle échelle
qui plus est, pourrait compromettre la sécurité de nos processus. Une
telle communication pourrait par ailleurs porter préjudice à nos
sous-traitants. Par ailleurs, la demande de fournir les analyses d’impact
reliées à un logiciel ne correspond pas à la nature des analyses
d’impacts : celles-ci sont établies en fonction d’un traitement de données
et non en fonction d’un logiciel.

 

Le terme « documents de mise en conformité avec les obligations légales en
particulier avec le RGPD » ne nous permet en aucun de comprendre quel
document est visé sous cette appellation. La mise en conformité à des
obligations légales est excessivement large et concerne une quantité
indéfinie de documents éventuels. « En particulier avec le RGPD » est une
indication trop imprécise sur le type de document désiré.

 

Pour ce qui est des «  procédures d'information de la collecte et du
traitement des données personnelles des élèves, parents et membres du
personnel » ainsi que la « procédures de récolte du consentement des
élèves ainsi que, pour les élèves mineurs, des parents à ces collectes et
traitements » ne correspondent pas à la réalité du secteur ni à une
documentation identifiable. Il n’existe pas de procédure d’information et
de consentement mais une variété de documents et d’outils pour divers
traitements, parfois spécifiques aux écoles. Il est impossible
d’identifier une procédure d’information et/ou consentement, et encore
moins de délimiter quels documents entre dans la catégorie « procédure
d’information/consentement ». Cette procédure n’étant par ailleurs pas
requise en tant que telle par la réglementation, elle n’existe pas sous la
forme d’un document précis. La recherche de l’entièreté des contacts avec
étudiants/parents/élèves représenterait également une charge abusive de
travail pour la Ville.

 

A titre subsidiaire, nous rappelons que la Ville est tenue à la publicité
des documents qu’elle détient mais pas de produire de l’information afin
de répondre aux demandes de publicité. Dès lors, en l’absence d’une
demande plus précise relative à un document connu, la Ville n’est pas
tenue de fournir de l’information relative à ses procédures.

 

Bien cordialement,

 

 

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Cette décision est susceptible de faire l’objet d’un recours devant la
Commission d’Accès aux Documents Administratifs selon les modalités
prévues à l’article 27 des décret et ordonnance conjoints de la Région de
Bruxelles-Capitale, la Commission communautaire commune et la Commission
communautaire française du 16 mai 2019 relatifs à la publicité de
l'administration dans les institutions bruxelloises.

Le demandeur peut en outre saisir la médiatrice bruxelloise et déposer une
plainte auprès de celle-ci. Celle-ci peut être introduite au moyen d’un
formulaire de plainte à envoyer par mail. Le service de plaintes peut
également être contacté par téléphone et un rendez-vous peut être fixé.
Des informations complémentaires ainsi que les données de contact du
service des plaintes peuvent être retrouvés à l’adresse suivante :
[6]https://www.ombuds.brussels/wp/.

 

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prévue par la loi du 9 juillet 2001; il n'a donc pas de valeur officielle.
Il ne remplace pas le document signé par le fonctionnaire habilité ou par
l'Autorité communale. Par ailleurs, ce message électronique, de même que
les documents qui y sont joints, sont réservés à l'usage exclusif de son
destinataire. L'expéditeur ne peut garantir la transmission fidèle de ce
message. Prévenez-le dès que possible s'il est incomplet ou illisible. Si
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het bericht te wissen. De inhoud van dit bericht kan van vertrouwelijke
aard en/of bij wet beschermd zijn; de verspreiding, reproductie of het
gebruik voor andere doeleinden ervan zijn strikt verboden.
Dank U.

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Bonjour,

Je vous invite à prendre connaissance de notre courrier à l'adresse suivante: https://cloud.tacticasbl.be/s/ykkn44t7T6...

Bien à vous.

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