Demande de documents sur le traitement et la collecte de données personnelles
Bonjour,
Dans le cadre de ses missions et conformément à son objet social, Tactic asbl s’intéresse aux questions de vie privée dans le cadre des déploiements informatiques, notamment dans le cadre scolaire.
Nous vous sollicitons en vertu du droit à la transparence, consacré par l’art. 32 de la Constitution et par la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l’administration, afin d’obtenir une copie informatisée des documents administratifs suivants :
* la liste des logiciels informatiques déployés dans les établissements scolaires qui relèvent de votre autorité et dont l'usage implique une collecte et/ou un traitement d'informations personnelles relatives aux enseignants et aux élèves.
* les documents administratifs relatifs à l’approbation des dits logiciels : les études d'impacts ainsi que les documents de mise en conformité avec les obligations légales en particulier avec le RGPD.
* les documents relatifs aux marchés publics (appels d’offre, cahiers de charges, documents d’attribution, contrats signés) pour l’ensemble des marchés passé concernant les dits-logiciels.
Plus spécififiquement dans le cadre du RGPD, pourriez-vous aussi nous fournir les informations et/ou documents relatifs à :
- la procédure d'information de la collecte et du traitement des données personnelles des élèves, parents et membres du personnel.
- la procédure de récolte du consentement des élèves ainsi que, pour les élèves mineurs, des parents à ces collectes et traitements.
- La liste des outils informatiques qui impliquent un stockage et/ou une collecte de données hors EU.
Pourriez-vous avoir la gentillesse de nous transmettre les informations dans un délais de trente jours tel que prescrit.
Je vous prie de croire, Madame/Monsieur à l’expression de nos salutations distinguées.
Pour Tactic asbl,
Denis Devos
35, rue Van Elewyck
1050 Bruxelles
0847.919.758
PS: Une copie de ma carte d'identité suit par courrier privé
Nous accusons bonne réception de votre demande et nous y répondrons dans
les meilleurs délai.
Bien à vous,
[1]cid:image002.jpg@01D53C79.BBE0F810 Louis Darc
Secrétariat central | Centraal secretariaat
Attaché juriste | Juridisch attaché
Nous avons déménagé
We zijn verhuisd
Rue de Stallestraat 77 - 1180 Uccle|Ukkel
T +32 2 605 11 77
[2]cid:image007.png@01D53C79.BBE0F810 Indien
niet nodig, niet afprinten - Ne pas imprimer
inutilement
References
Visible links
Voici la réponse de la commune d’Uccle aux demandes formulées par l’ASBL
Tactic.
*la liste des logiciels informatiques déployés dans les établissements
scolaires qui relèvent de votre autorité et dont l'usage implique une
collecte et/ou un traitement d'informations personnelles relatives aux
enseignants et aux élèves.
· Logiciels utilisés dans les écoles :
o EcoGest / ProEco / GIPS
§ Aucun hébergement externe
§ Aucun accès aux fournisseurs => aucun sous-traitant au sens RGPD.
§ Un contrôle strict lié aux différents accès est appliqué selon le rôle
ou la fonction de l’utilisateur.
o Academia
§ Hébergement externe assuré par le fournisseur.
o Inscriptions scolaires :
§ via IRISBox (formulaire d’inscription)
§ Plateforme gestion des inscriptions au niveau des différentes écoles en
développement interne.
· Hébergement externe assuré via un hébergeur européen et stockage
en Europe (Serveurs localisés en France).
o CREOS/SIEL : imposé par CFWB, Cerbere
§ En obligation pour assurer le comptage, suivi administratif complet des
élèves et corps enseignant.
o Office 365.
§ Solution Microsoft pour l’Education (Email, groupe collaboratifs et
classes).
* les documents relatifs aux marchés publics (appels d’offre, cahiers de
charges, documents d’attribution, contrats signés) pour l’ensemble des
marchés passé concernant les dits-logiciels.
· Les différents logiciels sont reconduits d’année en année (des
montants inférieurs à 2000 € au maximum par logiciel / an pour toutes les
écoles). Les différents logiciels ne nécessitent pas de cahier de charge
et restent dans le cadre d’une facture acceptée.
· CREOS est pris en compte dans la convention entre le CECP et
l’administration communale.
· La suite office 365 est offerte et gratuite pour l’Education. On
n’achète que des licences pour le staff administratif (directions,
secrétariats, PO…)
· La plateforme CERBER (Etnic) est une obligation par la FWB.
Plateforme web qui ne demande aucun investissement de notre part. Une
liaison initiée par les utilisateurs pour envoyer les données vers SIEL
(CERBER) via CREOS, ProEco ainsi que le GIPS.
- la procédure d'information de la collecte et du traitement des données
personnelles des élèves, parents et membres du personnel.
· Les informations récoltées sont dans le cadre de l’obligation
scolaire.
· Concernant l’utilisation des photos des enfants dans le cadre
des activités scolaires, un formulaire de consentement est émis chaque
début d’année scolaire.
- la procédure de récolte du consentement des élèves ainsi que, pour les
élèves mineurs, des parents à ces collectes et traitements.
· En cours de réalisation afin de régulariser la situation.
- La liste des outils informatiques qui impliquent un stockage et/ou une
collecte de données hors EU.
· Hormis ACADEMIA dont le fournisseur stock une sauvegarde de sa
base de données(propriétaire), aucun autre logiciel ne stock des données
hors UE.
Bian à vous,