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PROCEDURE
CONCURRENTIELLE
AVEC NEGOCIATION EN VUE D’UN
AUDIT DES SERVICES D'ASILE ET DE
MIGRATION
REALISE
POUR
LE
COMPTE DU SPF INTERIEUR
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TABLE DES MATIERES
TABLE DES MATIERES ............................................................................................................................... 2
A.
DISPOSITIONS GENERALES ................................................................................................. 3
1. Objet et nature du marché .............................................................................................................. 3
2.
Durée du contrat ....................................................................................................................... 4
3.
Pouvoir adjudicateur ................................................................................................................. 4
4.
Informations complémentaires .................................................................................................. 5
4.1.
Session d’information obligatoire .............................................................................................. 5
4.2.
Forum online ............................................................................................................................. 5
5.
Introduction des offres .............................................................................................................. 5
5.1.
Droit et mode d’introduction des candidatures ......................................................................... 5
5.2.
Modification ou retrait d’une candidature déjà introduite .......................................................... 6
6.
Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant ................................................................................ 6
7.
Descriptions des services ......................................................................................................... 6
8.
Documents régissant le marché ............................................................................................... 7
8.1.
Législation ................................................................................................................................. 7
8.2.
Documents du marché .............................................................................................................. 7
8.3.
Avis de marché et rectificatifs ................................................................................................... 7
9.
Offres ........................................................................................................................................ 7
9.1.
Données à mentionner dans l’offre ........................................................................................... 7
9.2.
Durée de validité de l’offre ........................................................................................................ 8
9.3.
Signature ................................................................................................................................... 8
9.4.
Echantillons, documents et attestations à joindre à l’offre ........................................................ 8
10.
Prix ............................................................................................................................................ 9
10.1.
Prix ............................................................................................................................................ 9
10.2.
Révision des prix ....................................................................................................................... 9
11.
Aperçu de la procédure – Régularité des offres - Critères d’attribution.................................... 9
11.1.
Aperçu de la procédure ............................................................................................................. 9
11.2.
Critères d’attribution ................................................................................................................ 10
12.
Cautionnement ........................................................................................................................ 12
13.
Modification en cours d’exécution ........................................................................................... 14
13.1.
Remplacement de l’adjudicataire ............................................................................................ 14
13.2.
Impositions ayant une incidence sur le montant du marché ................................................... 14
13.3.
Circonstances imprévisibles dans le chef de l’adjudicataire ................................................... 14
13.4.
Circonstances imprévisibles dans le chef de l’adjudicataire ................................................... 15
13.5.
Faits de l’adjudicateur et de l’adjudicataire ............................................................................. 15
13.6.
Indemnités suite aux suspensions ordonnées par l’adjudicateur et incidents durant la
procédure ................................................................................................................................ 16
14.
Exécution des services ........................................................................................................... 16
14.1.
Délais et lieu d’exécution ........................................................................................................ 16
15.
Vérification et réception des services exécutés ...................................................................... 17
16.
Facturation et paiement .......................................................................................................... 17
17.
Litiges ...................................................................................................................................... 18
18.
Engagements particuliers pour le prestataire de services ...................................................... 18
19.
Protection des données personnelles ..................................................................................... 18
20.
Clause de non-exclusivité ....................................................................................................... 19
B.
Annexes ................................................................................................................................. 19
C.
PARTIE TECHNIQUE ............................................................................................................. 20
21.
Présentation des instances d'asile .......................................................................................... 20
21.1.
L’Office des Etrangers ............................................................................................................ 20
21.2.
Conseil du Contentieux des Etrangers ................................................................................... 20
21.3.
Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides.............................................................. 20
21.4.
FEDASIL ................................................................................................................................. 20
22.
Description de l'audit à réaliser ............................................................................................... 21
22.1 Thèmes transversaux .............................................................................................................. 21
22.2
Questions de recherche spécifiques à chaque service .......................................................... 22
23.
Réalisations demandées ......................................................................................................... 23
24.
Calendrier ................................................................................................................................ 23
www.ibz.be
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SPF Intérieur –
Rue de Louvain 1 – 1000 BRUSSEL
Pieter Lievens
T 02/488.94.50
xxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx
CAHIER DES CHARGES NR. 2021/DVZOE/AUDIT/MMO
PROCEDURE CONCURRENTIELLE AVEC NEGOCIATION EN VUE D’UN AUDIT
DES SERVICES D’ASILE ET DE MIGRATION REALISE POUR LE COMPTE DU
SPF INTERIEUR
A.
DISPOSITIONS GENERALES
1. Objet et nature du marché
Le marché porte sur la réalisation d'un audit des services d'asile et de migration. Cet audit a pour objectif
d'optimiser le fonctionnement des différents services d'asile et de migration, d'améliorer la collaboration
entre les différents services et ainsi d'améliorer le fonctionnement de toute la chaîne d'asile, de migration
et d'accueil.
Sur la base de plusieurs questions préalablement définies, il convient de déterminer quelles adaptations
juridiques, politiques et organisationnelles peuvent contribuer à atteindre cet objectif. Les adaptations
proposées peuvent s'écarter du cadre juridique existant.
L'audit est effectué au sein de quatre instances, à savoir le Conseil du contentieux des étrangers, l'Office
des étrangers, le Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides et Fedasil.
Il s'agit d'un audit portant, d'une part, sur un certain nombre de processus prédéfinis au sein de chaque
instance et, d'autre part, sur plusieurs processus qui concernent deux ou plusieurs instances.
Thèmes transversaux :
-
Comment optimiser le suivi et les prévisions des flux de demandeurs d'asile et de migrants
tout au long de la chaîne, afin que les services puissent y faire face plus efficacement ?
-
Politique du personnel,
-
Numérisation.
Thèmes spécifiques à chaque service
-
Fedasil : modèle de financement,
-
Conseil du contentieux des étrangers : organisation interne, jurisprudence,
-
Office des étrangers : organisation interne, relations avec les citoyens / les migrants,
optimisation des procédures de séjour et perception des amendes administratives.
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Le présent marché public de services est lancé pour le compte du SPF Intérieur.
L'adjudicateur choisit la procédure concurrentielle avec négociation (loi du 17 juin 2016, art. 38, § 1er, 1°,
c)).
Ce marché comporte un seul lot. Pour assurer la cohérence de l'audit et en raison des thèmes
transversaux et notamment de la demande de remettre un rapport final, il a été décidé de ne pas diviser
ce marché en plusieurs lots (loi du 17 juin 2016, art. 58).
Ce marché s'inscrit dans le cadre de la poursuite de la modernisation de l'administration fédérale.
Il s’agit d’un marché à prix global (A.R. du 18 avril 2017, art. 2, 3°).
Les variantes ne sont PAS autorisées.
Le suivi d'une procédure n'implique pas l'obligation d'attribuer ou de conclure le marché. Le pouvoir
adjudicateur peut soit renoncer à attribuer ou à conclure le marché, soit recommencer la procédure, au
besoin selon un autre mode. (loi du 17 juin 2016, art. 85)
L'attribution du marché sur la base du présent cahier spécial des charges ne confère à l'adjudicataire
aucun droit d'exclusivité. Pendant la durée du marché, le pouvoir adjudicateur peut faire exécuter des
prestations identiques ou analogues à celles décrites dans le présent cahier spécial des charges par
d'autres prestataires de services ou par ses propres services. L'adjudicataire ne peut prétendre à aucune
indemnité à ce titre.
2.
Durée du contrat
Le contrat sera conclu le jour suivant la date de notification de la conclusion du contrat et prendra fin
lorsque l'audit aura été réalisé dans son intégralité.
L'audit doit être réalisé dans un délai de
10 mois à compter de la date de notification de la
conclusion du présent marché.
3.
Pouvoir adjudicateur
Le pouvoir adjudicateur est l’Etat belge, représenté par Monsieur Sammy Mahdi, secrétaire d’Etat à
l’Asile et la Migration, Rue Lambermont 2, 1000 BRUXELLES.
Des informations complémentaires relatives à la procédure peuvent être obtenues auprès de Pieter
Lievens, tél. : 02/488.94.50, xxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx ou Koen Van den Houte, tél. : 02/488.94.54,
xxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx.
Aussi longtemps que le pouvoir adjudicateur n’a pas pris de décision, au sujet de la sélection ou de la
régularité des offres, de l’attribution du marché ou de la renonciation à la passation du marché, les
soumissionnaires et les tiers n’ont aucun accès aux documents relatifs à la procédure de passation,
notamment aux offres et aux documents internes du pouvoir adjudicateur.
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4. Informations complémentaires
4.1.
Session d’information obligatoire
Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d’organiser
une session d’information
en ligne obligatoire à l’intention des soumissionnaires potentiels.
Cette session d’information se tiendra le
16.07.2021 à
10h00. Vous pouvez vous inscrire en envoyant un courrier
à xxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx avant le 14.07.2021 à
12h00.
Après avoir reçu votre inscription, nous vous enverrons un Teams-link avec lequel vous pourrez
participer.
La participation est gratuite mais l'inscription est obligatoire.
Il est important
de mentionner qui (nom, prénom, fonction et adresse électronique) participera à
la session d'information en ligne.
Un court aperçu de l’objet du marché sera fourni lors de cette session d’information.
Afin de permettre un déroulement correct de la session d’information, les soumissionnaires potentiels
qui souhaitent y assister sont priés de faire parvenir leurs questions au pouvoir adjudicateur
exclusivement par e-mail. L’adresse e-mail es
t xxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx. Seules les questions qui
seront parvenues au pouvoir adjudicateur 5 jours ouvrables avant la session d’information,
seront traitées pendant cette session.
A l'issue de la visite, le pouvoir adjudicateur remettra une attestation de présence aux candidats
soumissionnaires, qu’ils seront tenus de joindre à leur offre.
Le pouvoir adjudicateur fera, par la suite, parvenir un procès-verbal de la session d’information à tous
les candidats soumissionnaires présents.
4.2.
Forum online
Toute question relative au présent marché sera posée, après le session d’information, exclusivement
par
le
biais
du
« forum »
attenant à l’avis de marché accessible sur le site
https://enot.publicprocurement.be. Les questions peuvent être posées au plus tard le
02.08.2021.
L’adjudicateur publiera les réponses aux questions sur ce forum au plus tard sept jours calendrier avant
la date ultime de la remise des offres.
5. Introduction des offres
En soumettant une offre, les soumissionnaires acceptent sans conditions le contenu du cahier des
charges et les détails de la procédure tels qu’ils sont décrits dans le cahier des charges et acceptent
d’être eux-mêmes liés par les clauses de celui-ci. Si un soumissionnaire a un grief à formuler à cet
égard, il est tenu de le communiquer par courrier électronique
(xxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx) au plus tard
cinq jours calendrier avant la date-limite d'introduction des offres, à notifier au pouvoir adjudicateur en
indiquant les motifs.
Le pouvoir adjudicateur n'est pas tenu de donner la moindre suite aux objections communiquées.
5.1.
Droit et mode d’introduction des candidatures
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Sans préjudice des variantes éventuelles, chaque soumissionnaire ne peut remettre qu'une candidature
par marché. Chaque participant à un groupement d’opérateurs économiques sans personnalité juridique
est considéré comme un soumissionnaire.
Les participants à un groupement d’opérateurs économiques sans personnalité juridique doivent
désigner celui d’entre eux qui représentera le groupement à l’égard du pouvoir adjudicateur.
Le pouvoir adjudicateur interdit la présentation d'une seule offre par plusieurs candidats sélectionnés
(A.R. 18 avril 2017, art. 55).
Le pouvoir adjudicateur impose l’utilisation des moyens électroniques sous peine de nullité de
la candidature.
Les offres doivent être en possession du pouvoir adjudicateur au plus tard le
18.08.2021 à
12h00.
Les communications et les échanges d’informations entre l’adjudicateur et les opérateurs économiques,
y compris la transmission et la réception électronique des candidatures, doivent, à tous les stades de la
procédure de passation, être réalisés par des moyens de communication électroniques,
Les candidatures électroniques doivent être envoyées via le site internet e-tendering
https://eten.publicprocurement.be qui garantit le respect des conditions établies à l’article 14 § 6 et 7 de
la loi du 17 juin 2016. Le pouvoir adjudicateur attire l’attention des soumissionnaires sur le fait que
l’envoi d’une candidature par mail ne répond pas aux conditions de l’art. 14 § 6 et 7 de la loi du 17 juin
2016.
En introduisant sa candidature par des moyens électroniques, le soumissionnaire accepte que les
données de sa candidature soient enregistrées par le dispositif de réception.
Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site :
http://www.publicprocurement.be ou via le
numéro de téléphone du helpdesk du service e-Procurement : +32 (0)2 740 80 00.
5.2.
Modification ou retrait d’une candidature déjà introduite
Les modifications ou le retrait d’une candidature déjà introduite doit impérativement respecter les
dispositions prévues à l’art. 43 de l’AR du 18 avril 2017.
6. Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant
Le service dirigeant est le pouvoir adjudicateur. Seul le pouvoir adjudicateur est compétent pour la
surveillance du marché ainsi que pour son contrôle.
Le fonctionnaire dirigeant (qui sera un fonctionnaire du pouvoir adjudicateur) sera désigné dans la
notification de la conclusion du marché. Les limites de sa compétence y seront indiquées. Il peut être
remplacé en cours d’exécution du marché, ce remplacement sera notifié par écrit à l’adjudicataire.
Le fonctionnaire dirigeant peut déléguer une partie de ses compétences.
7. Descriptions des services
Voir point C.
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8. Documents régissant le marché
8.1.
Législation
- La loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics ;
- La loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l’information et aux voies de recours en
matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services
et de concessions ;
- L’arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs
classiques ;
- L’arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés
publics et des concessions de travaux publics ;
- Toutes les modifications aux lois et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de la publication
de l’avis de marché au Bulletin des Adjudications et au Journal officiel de l’Union
européenne.
8.2.
Documents du marché
- Le présent cahier spécial des charges n° 2021/DVZOE/AUDIT/MMO;
- Le formulaire d’inventaire ;
- Le formulaire d’offre.
8.3.
Avis de marché et rectificatifs
Les avis de marché et rectificatifs annoncés ou publiés au Bulletin des Adjudications ou au Journal
Officiel de l’Union européenne qui ont trait aux marchés en général, ainsi que les avis de marché et
rectificatifs relatifs à ce marché, font partie intégrante du présent cahier spécial des charges. Le
soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l’établissement
de son offre.
9. Offres
9.1.
Données à mentionner dans l’offre
L’attention des soumissionnaires est attirée sur les principes généraux édictés aux articles 4, 5, 6, 7 et
11 de la loi du 17 juin 2016 et qui sont applicables à la présente procédure de passation.
Il est fortement recommandé au soumissionnaire d’utiliser le formulaire d’offre joint en annexe. A défaut
d’utiliser ce formulaire, il supporte l’entière responsabilité de la parfaite concordance entre les
documents qu’il a utilisés et le formulaire.”
L’offre et les annexes jointes au formulaire d’offre sont rédigées en français ou en néerlandais.
Le soumissionnaire indique clairement dans son offre quelle information est confidentielle et/ou se
rapporte à des secrets techniques ou commerciaux et ne peut donc pas être divulguée par le pouvoir
adjudicateur.
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Lorsque le candidat fait valoir les capacités d’autres entités visées à l'article 73 de l'arrêté royal du
18 avril 2017, il mentionne pour quelle partie du marché il fait valoir ces capacités et quelles autres
entités il propose. En vertu de l'article 74 de l'arrêté royal du 18 avril 2017, le pouvoir adjudicateur exige
également que le soumissionnaire indique quelle partie du marché il entend sous-traiter et quels
sous-traitants il propose.
Les renseignements suivants seront mentionnés dans l’offre:
-
les prix unitaires forfaitaires (hors TVA) ;
-
le montant total en lettres et en chiffres (hors TVA) ;
-
le montant de la TVA ;
-
le montant total de l’offre en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;
-
la signature du rapport de dépôt par la personne ou les personnes compétentes ou
mandatées, selon le cas, pour engager le soumissionnaire ;
-
la qualité de la personne ou des personnes, selon le cas, qui signe(nt) l’offre ;
-
le numéro d’immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque
Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges).
9.2.
Durée de validité de l’offre
Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 180 jours calendrier, à compter du
jour qui suit celui de l’ouverture des offres.
9.3.
Signature
Sur le formulaire d'offre, la signature individuelle est facultative.
Le rapport de dépôt de l’offre initiale et de l’éventuelle offre finale doit néanmoins être pourvu d'une
signature électronique qualifiée de la personne ou des personnes compétentes ou mandatées, selon le
cas.
Si le soumissionnaire n'a pas pourvu le rapport de dépôt de la demande de participation tel que chargé
sur la plate-forme
e-tendering d'une signature électronique qualifiée, le DUME doit être joint à l'offre
initiale et signé globalement en apposant la signature de la personne ou des personnes compétentes
ou mandatées, selon le cas, dans le rapport de dépôt de l’offre.
Lorsque l'offre est introduite par une personne morale, le soumissionnaire doit savoir que la signature
d'une offre dans le cadre d'un marché public peut être considérée comme un acte qui ne relève pas de
la gestion quotidienne. Les soumissionnaires doivent joindre à leur offre les statuts ainsi que tout autre
document utile prouvant le mandat du (des) signataire(s).
9.4.
Echantillons, documents et attestations à joindre à l’offre
Les soumissionnaires joignent à leur offre:
-
tous les documents demandés dans le cadre des critères de sélection, des critères
d’exclusion selon le cas et des critères d’attribution ;
-
les statuts ainsi que tout autre document utile prouvant le mandat du (des) signataire(s);
-
L'attestation de présence à la session d’information
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10. Prix
10.1.
Prix
Tous les prix mentionnés dans le formulaire d’offre doivent être obligatoirement libellés en euros.
Le présent marché est un marché à prix global (A.R. 18 avril 2017, art. 2, 3°).
L’adjudicataire est censé avoir inclus dans son prix unitaire tous les frais possibles grevant les services,
à l’exception de la TVA.
10.2.
Révision des prix
Pour le présent marché, aucune révision des prix n’est applicable.
11. Aperçu de la procédure – Régularité des offres - Critères d’attribution
11.1.
Aperçu de la procédure
Seuls les soumissionnaires sélectionnés peuvent introduire une première offre qui servira de base aux
négociations ultérieures.
Dans une première phase, les offres introduites par les soumissionnaires seront examinées sur le plan
de la régularité.
Sur base de l'article 76, § 4 de l’AR du 18 Avril 2017, le pouvoir adjudicateur décidera soit de déclarer
nulle l'offre entachée d’une irrégularité substantiel e soit de régulariser cette anomalie. De même si
l'offre contient de multiples irrégularités non substantielles, lorsque le cumul ou la combinaison produit
les effets visés au paragraphe 1, troisième alinéa de l'article 76.
Les offres régulières seront examinées dans la seconde phase sur base des critères d’attribution repris
dans le cahier spécial des charges en vue de constituer la shortlist de soumissionnaires avec lesquels
des négociations seront menées.
Un maximum de 3 soumissionnaires pourront être repris dans la
shortlist.
Toutes les offres des soumissionnaires dont le contenu mérite d'être examiné seront confrontées aux
critères d'attribution mentionnés dans le cahier spécial des charges. Si cet examen n'est pas effectué,
la raison en sera expliquée en détail. Il en résultera une cote finale totale pour chaque offre.
Ensuite, vient la phase des négociations.
Le pouvoir adjudicateur négociera les offres initiales et toutes les offres ultérieures que ceux-ci
présenteront en vue d’améliorer leur contenu, à l’exception des offres finales.
Les exigences minimales et les critères d’attribution ne font pas l’objet de négociations.
Le pouvoir adjudicateur se réserve la faculté de ne pas négocier les offres initiales dans le cas où
lesdites offres seraient suffisamment complètes que pour permettre la comparaison des offres.
A la suite des négociations, les soumissionnaires pourront introduire une offre finale (Best And Final
Offer).
Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtient la cotation finale la plus élevée, après que le
pouvoir adjudicateur aura vérifié, à l’égard de ce soumissionnaire, l’exactitude de la déclaration faite
dans le cadre du DUME, et qu'il se sera assuré que le soumissionnaire ne se trouve dans aucun des
cas d’exclusion et/ou qu’il remplit tous les critères de sélection.
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11.1.1. L’évaluation des BAFO
Lorsque le pouvoir adjudicateur annoncera la fin des négociations, il invitera par la même occasion les
soumissionnaires concernés à introduire leurs offres finales (BAFO). Les offres finales seront
examinées du point de vue de leur régularité. Les offres substantiellement irrégulières seront exclues.
11.2.
Critères d’attribution
Pour le choix de la BAFO la plus intéressante d’un point de vue économique, les BAFO des
soumissionnaires seront confrontées à une série de critères d’attribution.
Ces critères seront pondérés afin d’obtenir un classement final.
Les critères d’attribution sont les suivants :
Critère d’attribution
Coefficient de
pondération (G)
PRIX
40
Prix total (TVA incluse)
QUALITE
60
Expertise (25)
Méthodologie et plan d’approche (30)
Orientation client et communication sur le projet (5)
11.2.1. Prix (40p)
Un prix global est demandé pour ce marché.
Ce prix global doit être justifié en indiquant le nombre de jours-hommes prévus pour les différents profils
et leur prix journalier (voir le formulaire d'inventaire joint au formulaire d'offre). Il convient de tenir compte
du fait qu'un jour-homme correspond à 7h36min. 5 jours-hommes représentent donc une semaine de
travail de 38 heures. Les profils doivent être déterminés par le soumissionnaire. Pour chaque profil, il y
a lieu d'indiquer clairement le nombre d'années d'expérience qu'il représente. Par exemple, consultant
senior : 5 ans d'expérience.
Prix total de l’offre régulière la plus basse
Cotation pour le prix = ------------------------------------------------------------------------- * 40
Prix total de l’offre examinée
Le pouvoir adjudicateur estime ce marché à un minimum de 300 jours-hommes. Les offres introduites
doivent comporter un minimum de 300 jours-hommes, sous peine de nullité.
11.2.2. Expertise (25p)
Les collaborateurs et chefs de projet qui exécuteront le marché doivent attester de leur expérience à
l'aide notamment de CV, de formations et d'expériences antérieures en rapport avec l'objet de cet audit.
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Le soumissionnaire devra indiquer au moyen de l'
annexe 3 : EXPERIENCE DES COLLABORATEURS
DE PROJET l'identité des personnes qui seront chargées de l'exécution du marché ; il mentionnera
leurs années d'expérience dans la fonction concernée, leur expérience antérieure dans d'autres
services publics fédéraux et leur expérience en matière d'audit des services d'asile et de migration.
Enfin, les champs relatifs au diplôme obtenu, aux connaissances en langues et aux formations suivies
doivent également être complétés.
Si l'un de ces champs n'est pas rempli, le profil en question ne
sera pas pris en considération.
Les auditeurs possédant une bonne formation et une expérience substantielle d'au moins 5 ans
reçoivent 1 point. Un point supplémentaire est accordé par tranche de 4 années d'expérience
substantielle additionnelle. L'ancienneté maximale prise en compte est de 21 ans. Par conséquent, les
auditeurs peuvent obtenir un maximum de 5 points en fonction de leur ancienneté réelle.
L'expérience des auditeurs qui ont participé à des audits d'autres services publics fédéraux constitue
un atout supplémentaire (+ 2 points par auditeur ayant une expérience substantielle avérée).
L'expérience des auditeurs qui ont participé à des audits d'instances d'asile et de migration constitue
également un atout supplémentaire (+ 2 points par auditeur ayant une expérience substantielle avérée).
Pour chaque soumissionnaire, le nombre moyen de points est calculé par auditeur engagé pour ce
marché (nombre total de points / nombre d'auditeurs engagés pour ce marché).
Nombre moyen de points par auditeur pour le soumissionnaire examiné
Note d'expertise = ------------------------------------------------------------------------------------------------- * 25
Nombre moyen de points par auditeur pour le soumissionnaire ayant obtenu le
score moyen le plus élevé
Si des membres du personnel affectés doivent être remplacés durant l'exécution du marché, ils le seront
par des personnes ayant au moins la même expérience et moyennant l'approbation préalable du pouvoir
adjudicateur. En cas de refus, une nouvelle proposition sera formulée dans les 15 jours et le
remplacement devra être effectué dans les 30 jours.
11.2.3 Autres critères d’attribution
Le pouvoir adjudicateur exige, pour chaque proposition relative à un critère d’attribution, une description
claire et détaillée conformément aux exigences et indications explicitées ci-dessous.
Ces propositions doivent impérativement tenir compte de la description des services à prester.
Un jury composé d'au minimum 4 personnes sera constitué en vue d’évaluer la qualité de l’offre.
Le pouvoir adjudicateur attribuera pour chaque critère d’attribution les évaluations suivantes :
Score
Description
Explication
La proposition approche la perfection et apporte
10
Exceptionnel
une importante plus-value.
Tous les éléments importants sont présents et
8
Excellent
largement convaincants.
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Tous les éléments importants sont présents et
6
Très satisfaisant
convaincants.
Tous les éléments importants sont présents et à
4
Satisfaisant
même de convaincre.
Tous les éléments importants sont présents mais
2
Presque satisfaisant
ne parviennent pas toujours à convaincre.
Tous les éléments importants sont présents mais
0
Juste satisfaisant
ne parviennent pas souvent à convaincre.
La qualité de l’offre sera évaluée sur la base des propositions pour chaque critère d’attribution et
conformément au coefficient de pondération (G) de chaque critère d’attribution. Le score obtenu
sera transposé en points suivant la formule suivante :
𝐬𝐜𝐨𝐫𝐞 𝐝𝐞 𝐥′é𝐯𝐚𝐥𝐮𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧
𝐜𝐨𝐭𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞 𝐜𝐡𝐚𝐪𝐮𝐞 𝐜𝐫𝐢𝐭è𝐫𝐞 𝐝′𝐚𝐭𝐭𝐫𝐢𝐛𝐮𝐭𝐢𝐨𝐧 =
∗ 𝐆
𝐬𝐜𝐨𝐫𝐞 𝐦𝐚𝐱𝐢𝐦𝐚𝐥
A. Méthodologie et plan d’approche (30p)
Le candidat soumissionnaire décrit en 5 pages A4 au maximum1 son plan d'approche et sa
méthodologie.
Il doit être tenu compte au minimum des points suivants :
Mode et structure / organisation de la coopération avec l'autorité adjudicatrice (y compris le
mode de rapportage) (10p)
Méthodologie proposée par sous-projet (10p)
Calendrier détaillé à respecter pour la réalisation du marché (5p)
Approche qualitative et garanties en la matière (5p)
B. Orientation client et communication sur le projet (5p)
Le candidat soumissionnaire décrit en 2 pages A4 au maximum2 sa communication et son approche
client, en tenant compte du contexte de ce marché.
Proposition d'un plan de communication et de soutien de la communication à l'attention des
services internes et du personnel.
12. Cautionnement
Le cautionnement est fixé à 5 % du montant total, hors TVA, du marché. Le montant ainsi obtenu est
arrondi à la dizaine d’euro supérieure.
Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires, soit en
numéraire, ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif.
1 Si le nombre maximal de pages est dépassé, il est tenu compte uniquement du nombre maximal de pages indiqué.
La taille minimale de la police utilisée est 9
2 Si le nombre maximal de pages est dépassé, il est tenu compte uniquement du nombre maximal de pages indiqué.
La taille minimale de la police utilisée est 9.
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2 0 2 1 / D V Z O E / A U D I T / M M O | 13
Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de
crédit satisfaisant au prescrit de la législation relative au statut et au contrôle des établissements de
crédit ou par une entreprise d'assurances satisfaisant au prescrit de la législation relative au contrôle
des entreprises d'assurances et agréée pour la branche 15 (caution).
L’adjudicataire doit, dans les trente jours de calendrier suivant le jour de la conclusion du marché,
justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l’une des façons suivantes :
1°
la constitution d’un cautionnement via la caisse de dépôt et de consignation se fait
dorénavant exclusivement par le biais de l’application online E-DEPO, pour plus d’informations
www.caissedesdepots.be;
2°
lorsqu’il s’agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de
l’État au siège de la Banque nationale à Bruxelles ou dans l’une de ses agences en province,
pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d’un organisme public remplissant
une fonction similaire ;
3°
lorsqu’il s’agit d’un cautionnement collectif, par le dépôt par une société exerçant
légalement cette activité, d’un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et
Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
4°
lorsqu’il s’agit d’une garantie, par l’acte d’engagement de l’établissement de crédit ou
de l’entreprise d’assurances.
Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur :
1°
soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un organisme
public remplissant une fonction similaire ;
2°
soit d’un avis de débit remis par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances ;
3°
soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l’État ou par un organisme
public remplissant une fonction similaire ;
4°
soit de l’original de l’acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et
Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;
5°
soit de l’original de l’acte d’engagement établi par l’établissement de crédit ou
l’entreprise d’assurances accordant une garantie.
Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son
affectation précise par l’indication sommaire de l’objet du marché et de la référence des documents du
marché, ainsi que le nom, le prénom et l’adresse complète de l’adjudicataire et éventuellement, du tiers
qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention “bailleur de fonds” ou “mandataire”, suivant le cas.
Le délai de trente jours de calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de
l’entreprise de l’adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos
compensatoire prévus par voie réglementaire ou dans une convention collective de travail rendue
obligatoire.
La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l’adresse qui sera mentionnée dans
la notification de la conclusion du marché.
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13. Modification en cours d’exécution
Le présent marché ne peut être modifié sans nouvelle procédure de passation sauf en application des
clauses de réexamen suivantes.
13.1.
Remplacement de l’adjudicataire
Pour autant qu’il remplisse les critères de sélection ainsi que les critères d’exclusions repris dans le
présent document, un nouvel adjudicataire peut remplacer l’adjudicataire avec qui le marché initial a été
conclu dans les cas autres que ceux prévus à l’art. 38/3 des RGE.
L’adjudicataire introduit sa demande le plus rapidement possible par envoi recommandé, en précisant
les raisons de ce remplacement, et en fournissant un inventaire détaillé de l’état des fournitures déjà
exécutées, les coordonnées relatives au nouvel adjudicataire, ainsi que les documents et certificats
auxquels le pouvoir adjudicateur n’a pas accès gratuitement.
Le remplacement fera l’objet d’un avenant daté et signé par les trois parties. L’adjudicataire initial reste
responsable vis à vis du pouvoir adjudicateur pour l’exécution de la partie restante du marché.
13.2.
Impositions ayant une incidence sur le montant du marché
L’adjudicataire peut se prévaloir des modifications des impositions en Belgique ayant une incidence sur
le montant du marché aux conditions suivantes :
1. la modification est entrée en vigueur après le dixième jour précédant la date ultime
fixée pour la réception des offres ; et
2. soit directement, soit indirectement par l'intermédiaire d'un indice, ces impositions ne
sont pas incorporées dans la formule de révision prévue dans les documents du
marché en application de la révision de prix
En cas de hausse des impositions, l'adjudicataire doit établir qu'il a effectivement supporté les charges
supplémentaires qu’il a réclamées et que celles-ci concernent des prestations inhérentes à l'exécution
du marché. En cas de baisse, il n'y a pas de révision si l'adjudicataire prouve qu'il a payé les impositions
à l'ancien taux.
Sous peine de déchéance, l’adjudicataire doit transmettre par écrit au pouvoir adjudicateur la
justification chiffrée de sa demande dans les délais suivants :
1° avant l’expiration des délais contractuels pour obtenir une prolongation des délais
d’exécution ou la résiliation du marché ;
2° au plus tard nonante jours à compter de la date de la notification à l’adjudicataire du
procès-verbal de la réception provisoire du marché, pour obtenir une révision du
marché autre que celle visée au 1° ou des dommages et intérêts;
3° au plus tard nonante jours après l’expiration de la période de garantie, pour obtenir
une révision du marché autre que celle visée au 1° ou des dommages et intérêts,
lorsque ladite demande d’application de la clause de réexamen trouve son origine dans
des faits ou circonstances survenus pendant la période de garantie.
13.3.
Circonstances imprévisibles dans le chef de l’adjudicataire
Le marché peut faire l’objet d’une modification lorsque l’équilibre contractuel est bouleversé
au
détriment de l’adjudicataire par des circonstances quelconques auxquelles le pouvoir adjudicateur est
resté étranger.
L’adjudicataire ne peut invoquer l’application de cette clause de réexamen que s’il démontre que la
révision est devenue nécessaire à la suite des circonstances qu'il ne pouvait raisonnablement pas
prévoir lors du dépôt de son l'offre, qu'il ne pouvait éviter et aux conséquences desquelles il ne pouvait
obvier, bien qu'il ait fait toutes les diligences nécessaires.
L'adjudicataire ne peut invoquer la défaillance d'un sous-traitant que pour autant que ce dernier puisse
se prévaloir des circonstances que l'adjudicataire aurait pu lui-même invoquer s'il avait été placé dans
une situation analogue.
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Dans les trente jours de leur survenance ou de la date à laquel e l’adjudicataire ou le pouvoir
adjudicateur aurait normalement dû en avoir connaissance, l’adjudicataire dénonce les faits ou les
circonstances de manière succincte au pouvoir adjudicateur et décrit de manière précise leur sur le
déroulement et le coût du marché.
Sous peine de déchéance, l’adjudicataire doit transmettre par écrit au pouvoir adjudicateur la
justification chiffrée de sa demande dans les délais suivants :
1° avant l’expiration des délais contractuels pour obtenir une prolongation des délais
d’exécution ou la résiliation du marché ;
2° au plus tard nonante jours à compter de la date de la notification à l’adjudicataire du
procès-verbal de la réception provisoire du marché, pour obtenir une révision du
marché autre que celle visée au 1° ou des dommages et intérêts;
3° au plus tard nonante jours après l’expiration de la période de garantie, pour obtenir
une révision du marché autre que celle visée au 1° ou des dommages et intérêts,
lorsque ladite demande d’application de la clause de réexamen trouve son origine dans
des faits ou circonstances survenus pendant la période de garantie.
Lorsque les conditions seront réunies, l’adjudicataire pourra obtenir soit une prolongation des délais
d’exécution, soit la résiliation du marché.
13.4.
Circonstances imprévisibles dans le chef de l’adjudicataire
Le marché peut faire l’objet d’une modification lorsque l’équilibre contractuel du marché a été bouleversé
en faveur de l’adjudicataire en raison de circonstances quelconques auxquelles le pouvoir adjudicateur
est resté étranger.
L’adjudicateur qui veut se baser sur cette clause de réexamen, doit dénoncer les faits ou les
circonstances sur lesquels il se base, par écrit dans les trente jours de leur survenance ou de la date à
laquelle l’adjudicataire ou l’adjudicateur aurait normalement dû en avoir connaissance. Il décrit de
manière précise leur sur le déroulement et le coût du marché.
L’adjudicateur qui demande l’application de la clause de réexamen, doit le faire au plus tard nonante
jours à compter de la date de la notification à l’adjudicataire du procès-verbal de la réception provisoire
du marché en vue de la révision du marché.
Lorsque les conditions seront réunies, l’adjudicataire pourra obtenir soit une réduction des délais
d’exécution, soit, lorsqu’il s’agit d’un avantage très important, en une autre forme de révision des
dispositions du marché ou en la résiliation du marché.
13.5.
Faits de l’adjudicateur et de l’adjudicataire
Lorsque l’adjudicataire ou l’adjudicateur a subi un retard ou un préjudice suite aux carences, lenteurs
ou faits quelconques qui peuvent être imputés à l’autre partie, l’adjudicataire ou l’adjudicateur pourra,
lorsque les conditions seront réunies, obtenir une ou plusieurs mesures suivantes:
1° la révision des dispositions contractuelles, en ce compris la prolongation ou la
réduction des délais d’exécution ;
2° des dommages et intérêts ;
3° la résiliation du marché.
L’adjudicateur qui veut se baser sur cette clause de réexamen, doit dénoncer les faits ou les
circonstances sur lesquels il se base, par écrit dans les trente jours de leur survenance ou de la date à
laquelle l’adjudicataire ou l’adjudicateur aurait normalement dû en avoir connaissance. Il décrit de
manière précise leur sur le déroulement et le coût du marché.
Sous peine de déchéance, l’adjudicataire doit transmettre par écrit au pouvoir adjudicateur la
justification chiffrée de sa demande dans les délais suivants :
1° avant l’expiration des délais contractuels pour obtenir une prolongation des délais
d’exécution ou la résiliation du marché ;
2° au plus tard nonante jours à compter de la date de la notification à l’adjudicataire du
procès-verbal de la réception provisoire du marché, pour obtenir une révision du
marché autre que celle visée au 1° ou des dommages et intérêts;
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3° au plus tard nonante jours après l’expiration de la période de garantie, pour obtenir une
révision du marché autre que celle visée au 1° ou des dommages et intérêts, lorsque
ladite demande d’application de la clause de réexamen trouve son origine dans des
faits ou circonstances survenus pendant la période de garantie.
Lorsque les conditions seront réunies, l’adjudicataire pourra obtenir une ou plusieurs mesures
suivantes:
1° la révision des dispositions contractuelles, en ce compris la prolongation ou la
réduction des délais d’exécution ;
2° des dommages et intérêts ;
3° la résiliation du marché.
13.6.
Indemnités suite aux suspensions ordonnées par l’adjudicateur et incidents
durant la procédure
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de suspendre l’exécution du marché pendant une période
donnée, notamment lorsque le marché ne peut pas être exécuté sans inconvénient. Dans ce cas, le
délai d’exécution est prolongé à concurrence du retard occasionné par cette suspension, pour autant
que le délai contractuel ne soit pas expiré.
L’adjudicataire est tenu de prendre, à ses frais, toutes les précautions nécessaires pour préserver les
prestations déjà exécutées et les matériaux des dégradations pouvant provenir de conditions
météorologiques défavorables, de vol ou d'autres actes de malveillance.
L’adjudicataire a droit à des dommages et intérêts pour les suspensions ordonnées par l’adjudicateur
dans les conditions cumulatives suivantes :
1° la suspension dépasse au total un vingtième du délai d’exécution et au moins dix jours
ouvrables ou quinze jours calendrier, selon que le délai d’exécution est exprimé en
jours ouvrables ou en jours calendrier;
2° la suspension n’est pas due à des conditions météorologiques défavorables ;
3° la suspension a lieu endéans le délai d’exécution du marché.
Dans les trente jours de leur survenance ou de la date à laquel e l’adjudicataire ou le pouvoir
adjudicateur aurait normalement dû en avoir connaissance, l’adjudicataire dénonce les faits ou les
circonstances de manière succincte au pouvoir adjudicateur et décrit de manière précise leur sur le
déroulement et le coût du marché.
Sous peine de déchéance, l’adjudicataire doit transmettre par écrit au pouvoir adjudicateur la
justification chiffrée de sa demande dans les délais suivants :
1° avant l’expiration des délais contractuels pour obtenir une prolongation des délais
d’exécution ou la résiliation du marché ;
2° au plus tard nonante jours à compter de la date de la notification à l’adjudicataire du
procès-verbal de la réception provisoire du marché, pour obtenir une révision du
marché autre que celle visée au 1° ou des dommages et intérêts;
3° au plus tard nonante jours après l’expiration de la période de garantie, pour obtenir
une révision du marché autre que celle visée au 1° ou des dommages et intérêts,
lorsque ladite demande d’application de la clause de réexamen trouve son origine dans
des faits ou circonstances survenus pendant la période de garantie.
14. Exécution des services
14.1.
Délais et lieu d’exécution
Le marché débute à la date mentionnée dans la notification de l’adjudication du marché. Les services
devront être exécutés dans les délais notifiés par le pouvoir adjudicateur conformément aux exigences
décrites dans le présent cahier spécial des charges et les annexes.
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15. Vérification et réception des services exécutés
Si, pendant l’exécution des services, des anomalies sont constatées, ceci sera immédiatement notifié à
l’adjudicataire par un message e-mail, qui sera confirmé par la suite au moyen d’un envoi recommandé.
L’adjudicataire est tenu de recommencer les services exécutés de manière non conforme.
Le pouvoir adjudicateur dispose d’un délai de vérification de trente jours à compter de la date de la fin
totale ou partielle des services, constatée conformément aux modalités fixées dans les documents du
marché, pour procéder aux formalités de réception et en notifier le résultat à l’adjudicataire. Ce délai
prend cours pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même temps, en possession de la liste des
services prestés ou de la facture.
Lorsque les services sont terminés avant ou après cette date, l’adjudicataire en donne connaissance
par envoi recommandé au fonctionnaire dirigeant et demande de procéder à la réception. Dans ce cas,
le délai de vérification de trente jours prend cours à la date de réception de la demande de
l’adjudicataire.
La réception visée ci-avant est définitive.
16. Facturation et paiement
L'administration fédérale encourage la facturation électronique. Il est donc demandé à l'adjudicataire
d'opter de préférence pour la facturation électronique.
A cette fin, l'adjudicataire soumet ses factures via le composant XML/UBL 2.1. via la plate-forme
Mercurius. Pour plus d’informations, voir
: https://digital.belgium.be/e-invoicing. Cette plateforme n'est
pas gérée par le SPF Intérieur, mais par le SPF Politique et Appui.
Si la procédure décrite ci-avant ne peut être respectée, les factures peuvent être envoyées au format
PDF à l'adresse e-mail
: xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xx. Attention : un fichier PDF séparé doit être créé
pour chaque facture, avec mention de la Direction concernée et du Service du SPF Intérieur, ainsi que
l'adresse de facturation.
Si l'adjudicataire n'est pas en mesure d'utiliser l'une des options susmentionnées, des factures papier
et le procès-verbal de la livraison du marché (exemplaire original) peuvent être envoyés à l'adresse
ci-dessous :
SPF Intérieur – Office des étrangers
Accounts Payable
Rue de Louvain 1
1000 BRUXELLES
Seules les fournitures exécutées de manière correcte pourront être facturées. La facture contient les
indications suivantes :
1.
Référence du marché/cahier spécial des charges et de la facture ;
2.
Période de facturation ;
3.
Renseignements concernant l’adjudicataire ;
4.
Renseignements concernant le pouvoir adjudicateur ;
5.
Renseignements concernant le représentant fiscal du vendeur ;
6.
Référence du contrat ;
7.
Détails concernant les travaux ;
8.
Instructions relatives au paiement ;
9.
Montants totaux de la facture en euros, tant TVA incluse qu'hors TVA ;
Le paiement du montant dû à l’adjudicataire doit intervenir dans le délai de paiement de trente jours à
compter de l'échéance du délai de vérification ou à compter du lendemain du dernier jour du délai de
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vérification si ce délai est inférieur à trente jours et pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en
même temps, en possession de la facture régulièrement établie.
La facture tient lieu de créance et doit impérativement accompagner le procès-verbal officiel de la
livraison du marché.
La facture doit être libellée en euros.
17. Litiges
Tous les litiges relatifs à l'exécution du présent marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux
compétents de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le
néerlandais.
Le pouvoir adjudicateur n’est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à
des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l’exécution du présent
marché. L'adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par
des tiers à cet égard.
18. Engagements particuliers pour le prestataire de services
Le prestataire de services et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les
informations dont ils ont connaissance lors de l’exécution de ce marché. Ces informations ne peuvent
en aucun cas être communiquées à des tiers sans l’autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. Le
prestataire de services peut toutefois faire mention de ce marché en tant que référence.
Le prestataire de services s’engage à faire exécuter le marché par les personnes indiquées dans l’offre,
sauf cas de force majeure. Les personnes mentionnées ou leurs remplaçants sont tous censés
participer effectivement à la réalisation du marché. Les remplaçants doivent être agréés par le pouvoir
adjudicateur.
L’adjudicataire s'engage à ne pas divulguer le présent marché pendant la durée du contrat.
L’adjudicataire exécute le marché en tenant compte de l'ensemble des obligations relatives à la sécurité
et au caractère confidentiel du présent marché.
Il est interdit à l’adjudicataire et à son personnel, respectivement, de divulguer ou de diffuser des faits
dont ils auraient pu prendre connaissance pendant l'exécution du marché. Cette interdiction continue à
s'appliquer après la fin du marché.
L’adjudicataire et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les informations dont
ils ont connaissance lors de l’exécution de ce marché. Ces informations ne peuvent en aucun cas être
communiquées à des tiers sans l’autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. L’adjudicataire peut
toutefois faire mention de ce marché en tant que référence.
L’adjudicataire s’engage à faire exécuter le marché par les personnes indiquées dans l’offre, sauf cas
de force majeure. Les personnes mentionnées ou leurs remplaçants sont tous censés participer
effectivement à la réalisation du marché. Les remplaçants doivent être agréés par le pouvoir
adjudicateur.
19. Protection des données personnelles
L’adjudicataire doit être conscient que le pouvoir adjudicateur accorde une certaine importance à la
protection de la vie privée. L’adjudicataire s’engage à strictement respecter les obligations concernant
les données à caractère personnel prévues par le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à
la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à
la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, si nécessaire en cours de contrat.
Si l’adjudicataire considère raisonnablement que d’autres accords doivent être conclus afin de respecter
cette législation, l’adjudicataire le signalera de manière proactive au pouvoir adjudicateur.
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C.
PARTIE TECHNIQUE
21. Présentation des instances d'asile
Les instances d'asile qui jouent un rôle dans la procédure d'asile belge sont : la Direction générale Office
des étrangers du SPF Intérieur (DG OE), le Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides
(CGRA), le Conseil du Contentieux des Etrangers (CCE) et Fedasil. Voici une brève description des
différents services. Une présentation plus détaillée et de plus amples informations sur chaque instance
sont disponibles dans les annexes 4 à 7.
21.1.
L’Office des Etrangers
L’Office des étrangers (OE) est la plus grande direction générale du Service Public Fédéral Intérieur
(SPF Intérieur). Ce SPF a pour mission l'exécution de la politique du Ministre fédéral de la Sécurité et
de l'Intérieur. Sous l’autorité du SPF Intérieur, l’OE assure spécifiquement l’application de la politique
gouvernementale belge relative à la gestion des flux migratoires. L’Office des Etrangers assure la
gestion des flux migratoires en collaboration avec différents partenaires. L’Office des Etrangers prend
toute décision relative à l’accès des étrangers au territoire, le séjour, l’établissement et l’éloignement.
L’OE compte environ 2000 collaborateurs, répartis entre les services centraux à Bruxelles, six centres
de détention administrative (centres fermés) et 27 lieux d’hébergement (alternative à la détention pour
familles).
Pour plus d’informations
: https://dofi.ibz.be/
21.2.
Conseil du Contentieux des Etrangers
Le Conseil du Contentieux des Etrangers est une juridiction administrative indépendante. Le Conseil
peut être saisi de recours contre les décisions du Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides,
contre les décisions de l’Office des Etrangers et contre toutes les autres décisions individuel es prises
en application de la loi du 15 décembre 1980 sur l’accès au territoire, le séjour, l’établissement et
l’éloignement des étrangers (Loi sur les étrangers).
Pour plus d'informations
: https://www.rvv-cce.be/
21.3.
Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides
Le CGRA est une administration fédérale indépendante qui a pour raison d'offrir une protection aux
personnes qui courent un risque de persécution ou d'atteintes graves en cas de retour dans leur pays.
Le commissaire général examine d'abord si le demandeur d'asile peut être reconnu comme réfugié. Si
ce n'est pas le cas, il examine si le demandeur peut recevoir le statut de protection subsidiaire. Le CGRA
étudie chaque demande de protection internationale de manière individuelle, objective et impartiale,
selon les règles internationales, européennes et belges.
Le CGRA délivre également des document d'état civil aux réfugiés et aux apatrides reconnus.
Pour plus d’informations
: https://www.cgvs.be/
21.4.
FEDASIL
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Fedasil est chargé de l'accueil des demandeurs de protection internationale et autres groupes cibles et
garanti la qualité et la conformité au sein des différentes modalités d'accueil.
Fedasil est responsable pour la coordination des différents programmes en matière de retour volontaire.
Pour plus d’informations
: https://www.fedasil.be/
22. Description de l'audit à réaliser
Cet audit a pour objectif d'optimiser le fonctionnement des différents services d'asile et de migration,
d'améliorer la collaboration entre les différents services et ainsi d'améliorer le fonctionnement de toute
la chaîne d'asile, de migration et d'accueil.
Les questions de recherche énoncées ci-dessous permettront de déterminer quelles adaptations
juridiques, politiques et organisationnelles peuvent contribuer à atteindre cet objectif. Les adaptations
proposées peuvent s'écarter du cadre juridique existant.
22.1 Thèmes transversaux
Pour cet audit, trois grands thèmes communs à tous les services ont été identifiés.
1) Approche en chaîne
Comment optimiser le suivi et les prévisions des flux de demandeurs d'asile et de migrants
tout au long de la chaîne, afin que les services puissent y faire face plus efficacement ?
Comment mieux gérer les variations de flux migratoires grâce à une approche en chaîne ?
Quelles initiatives prendre pour assurer une gestion adéquate des contingences en cas
d'afflux soudains et élevés inattendus ?
De quelle manière et avec quels objectifs et compétences une structure peut-elle
fonctionner de manière optimale, afin que l'approche et le suivi de la chaîne puissent être
intégrés structurellement ? Comment faire en sorte que les différents services coordonnent
mieux leurs actions en fonction des décisions et arrêts des autres services ?
Quels sont les obstacles dans l'approche en chaîne ?
Quelles recommandations peuvent être prises concernant les points suivants ?
i. l'analyse du phénomène
ii. les problèmes juridiques
iii. la politique du personnel
Quelles sont les mesures nécessaires pour parvenir à court terme à un délai de
traitement de 6 mois ?
Dans le cadre d'une approche en chaîne, comment rendre plus efficaces les procédures
visant les groupes cibles dès le moment de la prise de décision ? Quelles recommandations
peuvent être prises concernant les points suivants ?
les problèmes juridiques
les mesures organisationnelles destinées à améliorer l'efficacité de la procédure
2) Politique du personnel
Un pool de membres du personnel partagé entre plusieurs services peut-il fonctionner de
manière optimale ? Quelles sont les conditions requises ?
Comment faciliter les recrutements ?
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3) Numérisation
Quelles initiatives numériques peuvent garantir une meilleure coordination entre l'ensemble
de la chaîne de décision en matière de protection internationale (OE/CGRA/CCE) et le
réseau d'accueil (Fedasil & partenaires) ?
Outre les évolutions déjà prévues dans le domaine de la numérisation, quelles données
et quels processus d'échange de données sont indispensables à chaque service pour
optimiser la chaîne ? Comment optimiser l'échange de données entre les bases de
données et les systèmes des différents services, conformément à la législation RGPD ?
Quel modèle de données peut être utilisé de manière optimale à cette fin ?
Outre les évolutions numériques déjà prévues, pour quels aspects du fonctionnement
interne la numérisation doit-elle être étendue afin d'optimiser l'échange de données et
la collaboration entre les différents services ?
Comment les systèmes des différents services peuvent-ils être coordonnés et/ou reliés
entre eux de manière optimale ?
22.2
Questions de recherche spécifiques à chaque
service
1) Fedasil
Faut-il envisager un autre type de modèle de financement pour assurer en permanence le
bon fonctionnement, une gestion efficace et la flexibilité de l'Agence ? Si oui, en quoi doit-il
consister ?
2) Conseil du Contentieux des Etrangers
Comment l'organisation interne peut-elle permettre au Conseil de faire preuve de plus de
flexibilité face aux variations des flux entrants ? Quels changements dans l'organisation
interne sont nécessaires à cette fin, tout en tenant compte de l'indépendance des juges ?
Quels sont les éléments qui ont un impact sur l’unité de la jurisprudence ? Quels sont ceux
qui peuvent contribuer à une plus grande unité ?
3) Office des étrangers
a) Organisation interne du service
Comment l'OE peut-il s'organiser de manière plus flexible pour gérer au mieux les charges
de travail fluctuantes dans les différents services ? Comment optimiser la structure
organisationnelle de l'OE ?
Comment organiser de façon optimale les procédures logistiques ? Faut-il les centraliser
ou est-il préférable de travailler avec une cellule par service ?
b) Relations avec le citoyen / le migrant
Comment l'OE peut-il faciliter l'accès des citoyens / des migrants à ses services ?
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Comment contacter le citoyen / le migrant de manière plus proactive, en tenant compte de
la charge de travail en cours, lorsque certains documents manquent au dossier ? Où se
situent les problèmes actuellement ? Quel rôle la numérisation peut-elle jouer à cet égard ?
Quelles sont les conditions préalables ? Comment les groupes vulnérables peuvent-ils être
spécifiquement soutenus dans ce cadre ?
c) Optimisation des procédures de séjour - chaîne de migration « admission et séjour »
De manière générale, comment accélérer et renforcer les processus en chaîne dans le volet
« admission et séjour » ? Quel rôle la numérisation peut-elle jouer à cet égard ?
Demande de visa de court séjour : comment l'OE peut-il disposer plus rapidement du
dossier de demande complet ?
Comment mieux évaluer le critère « risque d'établissement » ?
Comment optimiser les processus dans lesquels l'OE coopère avec certains services
externes ?
Dans le cadre de la collaboration avec la Justice (VSSE et détermination de
l'âge des MENA)
Dans le cadre de la collaboration avec les communes (notamment en matière
de regroupement familial)
Dans le cadre de la collaboration avec les ambassades (par exemple pour les
demandes de visa)
d) Comment optimiser le système des amendes et la perception des amendes administratives ?
Quel rôle la numérisation peut-elle jouer en la matière ?
23. Réalisations demandées
Un rapport d'avancement de l'audit à remettre au moins une fois par mois : situation,
constatations, calendrier... Ce rapport doit être rédigé en français et en néerlandais.
Le rapport final détaillé, mentionnant au minimum les résultats concernant toutes les questions
/ tous les processus décrits au point 22, en mettant l'accent sur les problèmes et les
recommandations.
Une présentation orale du rapport final (en français et en néerlandais).
Plan de communication et soutien pour la communication à l'attention des services / du
personnel.
24. Calendrier
Le rapport final devra être remis dans un délai de 10 mois à compter de la date de notification
de la conclusion du présent marché. Ce rapport final devra être rédigé en français et en
néerlandais.
www.ibz.be