Dit is een HTML-versie van een bijlage bij de WOB-informatieaanvraag 'Mission d'évaluation du système d’asile/migration'.


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PROCEDURE 
CONCURRENTIELLE 
AVEC  NEGOCIATION  EN  VUE  D’UN 
AUDIT DES SERVICES D'ASILE ET DE 
MIGRATION 
REALISE 
POUR 
LE 
 
COMPTE DU SPF INTERIEUR 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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TABLE DES MATIERES 
TABLE DES MATIERES ............................................................................................................................... 2 
A. 
DISPOSITIONS GENERALES ................................................................................................. 3 
1.        Objet et nature du marché .............................................................................................................. 3 
2. 
Durée du contrat ....................................................................................................................... 4 
3. 
Pouvoir adjudicateur ................................................................................................................. 4 
4. 
Informations complémentaires .................................................................................................. 5 
4.1. 
Session d’information obligatoire .............................................................................................. 5 
4.2. 
Forum online ............................................................................................................................. 5 
5. 
Introduction des offres .............................................................................................................. 5 
5.1. 
Droit et mode d’introduction des candidatures ......................................................................... 5 
5.2. 
Modification ou retrait d’une candidature déjà introduite .......................................................... 6 
6. 
Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant ................................................................................ 6 
7. 
Descriptions des services ......................................................................................................... 6 
8. 
Documents régissant le marché ............................................................................................... 7 
8.1. 
Législation ................................................................................................................................. 7 
8.2. 
Documents du marché .............................................................................................................. 7 
8.3. 
Avis de marché et rectificatifs ................................................................................................... 7 
9. 
Offres ........................................................................................................................................ 7 
9.1. 
Données à mentionner dans l’offre ........................................................................................... 7 
9.2. 
Durée de validité de l’offre ........................................................................................................ 8 
9.3. 
Signature ................................................................................................................................... 8 
9.4. 
Echantillons, documents et attestations à joindre à l’offre ........................................................ 8 
10. 
Prix ............................................................................................................................................ 9 
10.1. 
Prix ............................................................................................................................................ 9 
10.2. 
Révision des prix ....................................................................................................................... 9 
11. 
Aperçu de la procédure – Régularité des offres - Critères d’attribution.................................... 9 
11.1. 
Aperçu de la procédure ............................................................................................................. 9 
11.2. 
Critères d’attribution ................................................................................................................ 10 
12. 
Cautionnement ........................................................................................................................ 12 
13. 
Modification en cours d’exécution ........................................................................................... 14 
13.1. 
Remplacement de l’adjudicataire ............................................................................................ 14 
13.2. 
Impositions ayant une incidence sur le montant du marché ................................................... 14 
13.3. 
Circonstances imprévisibles dans le chef de l’adjudicataire ................................................... 14 
13.4. 
Circonstances imprévisibles dans le chef de l’adjudicataire ................................................... 15 
13.5. 
Faits de l’adjudicateur et de l’adjudicataire ............................................................................. 15 
13.6. 
Indemnités suite aux suspensions ordonnées par l’adjudicateur et incidents durant la 
procédure ................................................................................................................................ 16 

14. 
Exécution des services ........................................................................................................... 16 
14.1. 
Délais et lieu d’exécution ........................................................................................................ 16 
15. 
Vérification et réception des services exécutés ...................................................................... 17 
16. 
Facturation et paiement .......................................................................................................... 17 
17. 
Litiges ...................................................................................................................................... 18 
18. 
Engagements particuliers pour le prestataire de services ...................................................... 18 
19. 
Protection des données personnelles ..................................................................................... 18 
20. 
Clause de non-exclusivité ....................................................................................................... 19 
B. 
Annexes ................................................................................................................................. 19 
C. 
PARTIE TECHNIQUE ............................................................................................................. 20 
21. 
Présentation des instances d'asile .......................................................................................... 20 
21.1. 
L’Office des Etrangers ............................................................................................................ 20 
21.2. 
Conseil du Contentieux des Etrangers ................................................................................... 20 
21.3. 
Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides.............................................................. 20 
21.4. 
FEDASIL ................................................................................................................................. 20 
22. 
Description de l'audit à réaliser ............................................................................................... 21 
22.1      Thèmes transversaux .............................................................................................................. 21 
22.2 

Questions de recherche spécifiques à chaque service .......................................................... 22 
23. 
Réalisations demandées ......................................................................................................... 23 
24. 
Calendrier ................................................................................................................................ 23 
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SPF Intérieur –  
 
Rue de Louvain 1 – 1000 BRUSSEL 
 
 
 
 
Pieter Lievens 
 
T 02/488.94.50 
 
xxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CAHIER DES CHARGES NR. 2021/DVZOE/AUDIT/MMO  
 
PROCEDURE CONCURRENTIELLE AVEC NEGOCIATION EN VUE D’UN AUDIT 
DES SERVICES D’ASILE ET DE MIGRATION REALISE POUR LE COMPTE DU 
SPF INTERIEUR 
 
A. 
DISPOSITIONS GENERALES 
 
1.        Objet et nature du marché 
 
Le marché porte sur la réalisation d'un audit des services d'asile et de migration. Cet audit a pour objectif 
d'optimiser le fonctionnement des différents services d'asile et de migration, d'améliorer la collaboration 
entre les différents services et ainsi d'améliorer le fonctionnement de toute la chaîne d'asile, de migration 
et d'accueil. 
 
Sur la base de plusieurs questions préalablement définies, il convient de déterminer quelles adaptations 
juridiques,  politiques  et  organisationnelles  peuvent  contribuer  à  atteindre  cet  objectif.  Les  adaptations 
proposées peuvent s'écarter du cadre juridique existant. 
 
L'audit est effectué au sein de quatre instances, à savoir le Conseil du contentieux des étrangers, l'Office 
des étrangers, le Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides et Fedasil. 
 
Il s'agit d'un audit portant, d'une part, sur un certain nombre de processus prédéfinis au sein de chaque 
instance et, d'autre part, sur plusieurs processus qui concernent deux ou plusieurs instances.  
 
Thèmes transversaux : 

Comment optimiser le suivi et les prévisions des flux de demandeurs d'asile et de migrants 
tout au long de la chaîne, afin que les services puissent y faire face plus efficacement ? 

Politique du personnel, 

Numérisation. 
 
Thèmes spécifiques à chaque service 

Fedasil : modèle de financement, 

Conseil du contentieux des étrangers : organisation interne, jurisprudence, 

Office  des  étrangers  :  organisation  interne,  relations  avec  les  citoyens  /  les  migrants, 
optimisation des procédures de séjour et perception des amendes administratives. 
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Le présent marché public de services est lancé pour le compte du SPF Intérieur. 
 
L'adjudicateur choisit la procédure concurrentielle avec négociation (loi du 17 juin 2016, art. 38, § 1er, 1°, 
c)). 
 
Ce  marché  comporte  un  seul  lot. Pour  assurer  la  cohérence  de  l'audit  et  en  raison  des  thèmes 
transversaux et notamment de la demande de remettre un rapport final, il a été décidé de ne pas diviser 
ce marché en plusieurs lots (loi du 17 juin 2016, art. 58). 
 
Ce marché s'inscrit dans le cadre de la poursuite de la modernisation de l'administration fédérale. 
 
Il s’agit d’un marché à prix global (A.R. du 18 avril 2017, art. 2, 3°). 
 
Les variantes ne sont PAS autorisées. 
 
Le  suivi  d'une  procédure  n'implique  pas  l'obligation  d'attribuer  ou  de  conclure  le  marché.  Le  pouvoir 
adjudicateur peut soit renoncer à attribuer ou à conclure le marché, soit recommencer la procédure, au 
besoin selon un autre mode. (loi du 17 juin 2016, art. 85) 
 
L'attribution du marché sur la base du présent cahier spécial des charges ne confère à l'adjudicataire 
aucun droit d'exclusivité. Pendant la durée du marché, le pouvoir adjudicateur  peut faire exécuter des 
prestations  identiques  ou  analogues  à  celles  décrites  dans  le  présent  cahier  spécial  des  charges  par 
d'autres prestataires de services ou par ses propres services. L'adjudicataire ne peut prétendre à aucune 
indemnité à ce titre. 
2. 
Durée du contrat 
 
 
Le contrat sera conclu le jour suivant la date de notification de la conclusion du contrat et prendra fin 
lorsque l'audit aura été réalisé dans son intégralité.  
 
L'audit  doit  être  réalisé  dans  un  délai  de  10  mois  à  compter  de  la  date  de  notification  de  la 
conclusion du présent marché. 
 
3. 
Pouvoir adjudicateur 
 
Le pouvoir adjudicateur  est l’Etat belge, représenté par Monsieur  Sammy  Mahdi, secrétaire  d’Etat  à 
l’Asile et la Migration, Rue Lambermont 2, 1000 BRUXELLES. 
 
Des  informations  complémentaires  relatives  à  la  procédure  peuvent  être  obtenues  auprès  de  Pieter 
Lievens,  tél.  :  02/488.94.50,  xxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx  ou  Koen  Van  den  Houte,  tél.  :  02/488.94.54, 
xxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx.  
 
Aussi longtemps que le pouvoir adjudicateur n’a pas pris de décision, au sujet de la sélection ou de la 
régularité  des  offres,  de  l’attribution  du  marché  ou  de  la  renonciation  à  la  passation  du  marché,  les 
soumissionnaires et les tiers n’ont aucun accès aux documents relatifs à la procédure de passation, 
notamment aux offres et aux documents internes du pouvoir adjudicateur. 
 
 
 
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4.     Informations complémentaires 
 
4.1. 
Session d’information obligatoire 
Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d’organiser une session d’information 
en ligne obligatoire 
à l’intention des soumissionnaires potentiels. 
 
Cette session d’information se tiendra le 16.07.2021 à 10h00. 
 
Vous pouvez vous inscrire en envoyant un courrier à xxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx avant le 14.07.2021 à 
12h00. 
Après  avoir  reçu  votre  inscription,  nous  vous  enverrons  un  Teams-link  avec  lequel  vous  pourrez 
participer. 
La participation est gratuite mais l'inscription est obligatoire.  
Il est important de mentionner qui (nom, prénom, fonction et adresse électronique) participera à 
la session d'information en ligne. 
 
Un court aperçu de l’objet du marché sera fourni lors de cette session d’information. 
 
Afin de permettre un déroulement correct de la session d’information, les soumissionnaires potentiels 
qui  souhaitent  y  assister  sont  priés  de  faire  parvenir  leurs  questions  au  pouvoir  adjudicateur 
exclusivement  par  e-mail.  L’adresse  e-mail  est  xxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx.  Seules  les  questions  qui 
seront  parvenues  au  pouvoir  adjudicateur  5  jours  ouvrables  avant  la  session  d’information, 
seront traitées pendant cette session. 

A l'issue de la visite, le pouvoir adjudicateur remettra une attestation de présence aux candidats 
soumissionnaires, qu’ils seront tenus de joindre à leur offre. 

Le pouvoir adjudicateur fera, par la suite, parvenir un procès-verbal de la session d’information à tous 
les candidats soumissionnaires présents. 
 
4.2. 
Forum online 
Toute question relative au présent marché sera posée, après le session d’information, exclusivement 
par 
le 
biais 
du 
« forum » 
attenant  à  l’avis  de  marché  accessible  sur  le  site 
https://enot.publicprocurement.be. Les questions peuvent être posées au plus tard le 02.08.2021
L’adjudicateur publiera les réponses aux questions sur ce forum au plus tard sept jours calendrier avant 
la date ultime de la remise des offres. 
 
 
5.          Introduction des offres 
 
En  soumettant  une  offre,  les  soumissionnaires  acceptent  sans  conditions  le  contenu  du  cahier  des 
charges et les détails de la procédure tels qu’ils sont décrits dans le cahier des charges et acceptent 
d’être eux-mêmes liés par  les clauses de celui-ci. Si  un soumissionnaire  a un grief à formuler à cet 
égard, il est tenu de le communiquer par courrier électronique (xxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx) au plus tard 
cinq jours calendrier avant la date-limite d'introduction des offres, à notifier au pouvoir adjudicateur en 
indiquant les motifs. 
 
Le pouvoir adjudicateur n'est pas tenu de donner la moindre suite aux objections communiquées. 
 
5.1. 
Droit et mode d’introduction des candidatures 
 
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Sans préjudice des variantes éventuelles, chaque soumissionnaire ne peut remettre qu'une candidature 
par marché. Chaque participant à un groupement d’opérateurs économiques sans personnalité juridique 
est considéré comme un soumissionnaire.  
 
Les  participants  à  un  groupement  d’opérateurs  économiques  sans  personnalité  juridique  doivent 
désigner celui d’entre eux qui représentera le groupement à l’égard du pouvoir adjudicateur. 
 
Le pouvoir adjudicateur interdit la présentation d'une seule offre par plusieurs candidats sélectionnés 
(A.R. 18 avril 2017, art. 55). 
 
Le pouvoir adjudicateur impose l’utilisation des moyens électroniques sous peine de nullité de 
la candidature.  
 
Les offres doivent être en possession du pouvoir adjudicateur au plus tard le 18.08.2021 à 12h00. 
 
Les communications et les échanges d’informations entre l’adjudicateur et les opérateurs économiques, 
y compris la transmission et la réception électronique des candidatures, doivent, à tous les stades de la 
procédure de passation, être réalisés par des moyens de communication électroniques, 
 
Les  candidatures  électroniques  doivent  être  envoyées  via  le  site  internet  e-tendering 
https://eten.publicprocurement.be qui garantit le respect des conditions établies à l’article 14 § 6 et 7 de 
la  loi  du  17  juin  2016.  Le  pouvoir  adjudicateur  attire  l’attention  des  soumissionnaires  sur  le  fait  que 
l’envoi d’une candidature par mail ne répond pas aux conditions de l’art. 14 § 6 et 7 de la loi du 17 juin 
2016.  
 
En  introduisant  sa  candidature  par  des  moyens  électroniques,  le  soumissionnaire  accepte  que  les 
données de sa candidature soient enregistrées par le dispositif de réception. 
 
Plus  d'informations  peuvent  être  obtenues  sur  le  site  :  http://www.publicprocurement.be  ou  via  le 
numéro de téléphone du helpdesk du service e-Procurement : +32 (0)2 740 80 00. 
 
5.2. 
Modification ou retrait d’une candidature déjà introduite 
 
Les  modifications  ou  le  retrait  d’une  candidature  déjà  introduite  doit  impérativement  respecter  les 
dispositions prévues à l’art. 43 de l’AR du 18 avril 2017. 
 
6.         Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant 
 
Le  service  dirigeant  est  le  pouvoir  adjudicateur.  Seul  le  pouvoir  adjudicateur  est  compétent  pour  la 
surveillance du marché ainsi que pour son contrôle. 
Le  fonctionnaire  dirigeant  (qui  sera  un  fonctionnaire  du  pouvoir  adjudicateur)  sera  désigné  dans  la 
notification de la conclusion du marché. Les limites de sa compétence y seront indiquées. Il peut être 
remplacé en cours d’exécution du marché, ce remplacement sera notifié par écrit à l’adjudicataire.  
Le fonctionnaire dirigeant peut déléguer une partie de ses compétences. 
 
7.          Descriptions des services 
 
 
Voir point C. 
 
 
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8.         Documents régissant le marché 
8.1. 
Législation 
 
-  La loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics ; 
-  La loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l’information et aux voies de recours en 
matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services 
et de concessions ; 
-  L’arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs 
classiques ; 
-  L’arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés 
publics et des concessions de travaux publics ; 
-  Toutes les modifications aux lois et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de la publication 
de  l’avis  de  marché  au  Bulletin  des  Adjudications  et  au  Journal  officiel  de  l’Union 
européenne. 
 
8.2. 
Documents du marché 
-  Le présent cahier spécial des charges n° 2021/DVZOE/AUDIT/MMO; 
-  Le formulaire d’inventaire ; 
-  Le formulaire d’offre. 
 
8.3. 
Avis de marché et rectificatifs 
Les  avis  de  marché  et  rectificatifs  annoncés  ou  publiés  au  Bulletin  des  Adjudications  ou  au  Journal 
Officiel de l’Union européenne qui ont trait aux marchés en général, ainsi que les avis de marché et 
rectificatifs  relatifs  à  ce  marché,  font  partie  intégrante  du  présent  cahier  spécial  des  charges.  Le 
soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l’établissement 
de son offre. 
 
 
9.         Offres 
9.1. 
Données à mentionner dans l’offre 
 
L’attention des soumissionnaires est attirée sur les principes généraux édictés aux articles 4, 5, 6, 7 et 
11 de la loi du 17 juin 2016 et qui sont applicables à la présente procédure de passation.  
Il est fortement recommandé au soumissionnaire d’utiliser le formulaire d’offre joint en annexe. A défaut 
d’utiliser  ce  formulaire,  il  supporte  l’entière  responsabilité  de  la  parfaite  concordance  entre  les 
documents qu’il a utilisés et le formulaire.” 
L’offre et les annexes jointes au formulaire d’offre sont rédigées en français ou en néerlandais. 
Le  soumissionnaire  indique  clairement  dans  son  offre  quelle  information  est  confidentielle  et/ou  se 
rapporte à des secrets techniques ou commerciaux et ne peut donc pas être divulguée par le pouvoir 
adjudicateur.  
 
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Lorsque  le  candidat  fait  valoir  les  capacités  d’autres  entités  visées  à  l'article  73  de  l'arrêté  royal  du 
18 avril  2017,  il  mentionne  pour  quelle  partie  du  marché  il  fait  valoir  ces  capacités  et  quelles  autres 
entités il propose. En vertu de l'article 74 de l'arrêté royal du 18 avril 2017, le pouvoir adjudicateur exige 
également  que  le  soumissionnaire  indique  quelle  partie  du  marché  il  entend  sous-traiter  et  quels 
sous-traitants il propose. 
 
Les renseignements suivants seront mentionnés dans l’offre: 

les prix unitaires forfaitaires (hors TVA) ; 

le montant total en lettres et en chiffres (hors TVA) ; 

le montant de la TVA ; 

le montant total de l’offre en lettres et en chiffres (TVA incluse) ; 

la signature du rapport de dépôt par la personne ou les personnes compétentes ou 
mandatées, selon le cas, pour engager le soumissionnaire ; 

la qualité de la personne ou des personnes, selon le cas, qui signe(nt) l’offre ; 

le  numéro  d’immatriculation  complet  du  soumissionnaire  auprès  de  la  Banque 
Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges). 
9.2. 
Durée de validité de l’offre 
Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 180 jours calendrier, à compter du 
jour qui suit celui de l’ouverture des offres. 
9.3. 
Signature 
 
Sur le formulaire d'offre, la signature individuelle est facultative. 
Le  rapport  de  dépôt  de  l’offre  initiale  et  de  l’éventuelle  offre  finale  doit  néanmoins  être  pourvu  d'une 
signature électronique qualifiée de la personne ou des personnes compétentes ou mandatées, selon le 
cas. 
Si le soumissionnaire n'a pas pourvu le rapport de dépôt de la demande de participation tel que chargé 
sur  la  plate-forme  e-tendering  d'une  signature  électronique  qualifiée,  le  DUME  doit  être  joint à  l'offre 
initiale et signé globalement en apposant la signature de la personne ou des personnes compétentes 
ou mandatées, selon le cas, dans le rapport de dépôt de l’offre. 
Lorsque l'offre est introduite par une personne morale, le soumissionnaire doit savoir que la signature 
d'une offre dans le cadre d'un marché public peut être considérée comme un acte qui ne relève pas de 
la gestion quotidienne. Les soumissionnaires doivent joindre à leur offre les statuts ainsi que tout autre 
document utile prouvant le mandat du (des) signataire(s). 
 
9.4. 
Echantillons, documents et attestations à joindre à l’offre 
 
Les soumissionnaires joignent à leur offre: 

tous les documents demandés dans le cadre des critères de sélection, des critères 
d’exclusion selon le cas et des critères d’attribution ; 

les statuts ainsi que tout autre document utile prouvant le mandat du (des) signataire(s); 

L'attestation de présence à la session d’information  
 
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10.        Prix 
10.1. 
Prix 
 
Tous les prix mentionnés dans le formulaire d’offre doivent être obligatoirement libellés en euros. 
Le présent marché est un marché à prix global (A.R. 18 avril 2017, art. 2, 3°). 
 
L’adjudicataire est censé avoir inclus dans son prix unitaire tous les frais possibles grevant les services, 
à l’exception de la TVA. 
 
 
10.2. 
Révision des prix 
 
Pour le présent marché, aucune révision des prix n’est applicable. 
 
11.         Aperçu de la procédure – Régularité des offres - Critères d’attribution 
11.1. 
 Aperçu de la procédure 
 
Seuls les soumissionnaires sélectionnés peuvent introduire une première offre qui servira de base aux 
négociations ultérieures. 
 
Dans une première phase, les offres introduites par les soumissionnaires seront examinées sur le plan 
de la régularité. 
 
Sur base de l'article 76, § 4 de l’AR du 18 Avril 2017, le pouvoir adjudicateur décidera soit de déclarer 
nulle  l'offre  entachée  d’une  irrégularité  substantiel e  soit  de  régulariser  cette  anomalie.  De  même  si 
l'offre contient de multiples irrégularités non substantielles, lorsque le cumul ou la combinaison produit 
les effets visés au paragraphe 1, troisième alinéa de l'article 76. 
 
Les offres régulières seront examinées dans la seconde phase sur base des critères d’attribution repris 
dans le cahier spécial des charges en vue de constituer la shortlist de soumissionnaires avec lesquels 
des négociations seront menées. Un maximum de 3 soumissionnaires pourront être repris dans la 
shortlist. 
Toutes les offres des soumissionnaires dont le contenu mérite d'être examiné seront confrontées aux 
critères d'attribution mentionnés dans le cahier spécial des charges. Si cet examen n'est pas effectué, 
la raison en sera expliquée en détail. Il en résultera une cote finale totale pour chaque offre. 
 
Ensuite, vient la phase des négociations. 
 
Le  pouvoir  adjudicateur  négociera  les  offres  initiales  et  toutes  les  offres  ultérieures  que  ceux-ci 
présenteront en vue d’améliorer leur contenu, à l’exception des offres finales.  
 
Les exigences minimales et les critères d’attribution ne font pas l’objet de négociations. 
 
Le  pouvoir  adjudicateur  se  réserve  la  faculté  de  ne  pas  négocier  les  offres  initiales  dans  le  cas  où 
lesdites offres seraient suffisamment complètes que pour permettre la comparaison des offres.  
 
A la suite des  négociations, les soumissionnaires pourront introduire une offre finale (Best  And Final 
Offer). 
 
Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtient la cotation finale la plus élevée, après que le 
pouvoir adjudicateur aura vérifié, à l’égard de ce soumissionnaire, l’exactitude de la déclaration faite 
dans le cadre du DUME, et qu'il se sera assuré que le soumissionnaire ne se trouve dans aucun des 
cas d’exclusion et/ou qu’il remplit tous les critères de sélection. 
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11.1.1.  L’évaluation des BAFO 
 
Lorsque le pouvoir adjudicateur annoncera la fin des négociations, il invitera par la même occasion les 
soumissionnaires  concernés  à  introduire  leurs  offres  finales  (BAFO).  Les  offres  finales  seront 
examinées du point de vue de leur régularité. Les offres substantiellement irrégulières seront exclues.  
 
11.2. 
Critères d’attribution 
 
Pour  le  choix  de  la  BAFO  la  plus  intéressante  d’un  point  de  vue  économique,  les  BAFO  des 
soumissionnaires seront confrontées à une série de critères d’attribution. 
 
Ces critères seront pondérés afin d’obtenir un classement final. 
 
Les critères d’attribution sont les suivants : 
 
 
Critère d’attribution 
Coefficient  de 
pondération (G) 
PRIX 
40 
 
 
Prix total (TVA incluse)  
 
 
QUALITE 
60 
 
 
  Expertise (25) 
  Méthodologie et plan d’approche (30) 
  Orientation client et communication sur le projet (5) 
 
11.2.1.  Prix (40p) 
Un prix global est demandé pour ce marché. 
 
Ce prix global doit être justifié en indiquant le nombre de jours-hommes prévus pour les différents profils 
et leur prix journalier (voir le formulaire d'inventaire joint au formulaire d'offre). Il convient de tenir compte 
du fait qu'un jour-homme correspond à 7h36min. 5 jours-hommes représentent donc une semaine de 
travail de 38 heures. Les profils doivent être déterminés par le soumissionnaire. Pour chaque profil, il y 
a lieu d'indiquer clairement le nombre d'années d'expérience qu'il représente. Par exemple, consultant 
senior : 5 ans d'expérience. 
 
 
 
 
 
 
   Prix total de l’offre régulière la plus basse 
 
   Cotation pour le prix =  -------------------------------------------------------------------------   * 40 
 
 
 
 
        Prix total de l’offre examinée 
 
 
 
Le pouvoir adjudicateur estime ce marché à un minimum de 300 jours-hommes. Les offres introduites 
doivent comporter un minimum de 300 jours-hommes, sous peine de nullité. 
 
11.2.2.  Expertise (25p) 
Les collaborateurs et chefs de projet qui exécuteront le marché doivent attester de leur expérience à 
l'aide notamment de CV, de formations et d'expériences antérieures en rapport avec l'objet de cet audit.  
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Le soumissionnaire devra indiquer au moyen de l'annexe 3 : EXPERIENCE DES COLLABORATEURS 
DE  PROJET
  l'identité  des  personnes  qui  seront chargées  de  l'exécution  du  marché  ;  il  mentionnera 
leurs  années  d'expérience  dans  la  fonction  concernée,  leur  expérience  antérieure  dans  d'autres 
services  publics  fédéraux  et  leur  expérience  en  matière  d'audit  des  services  d'asile  et  de  migration. 
Enfin, les champs relatifs au diplôme obtenu, aux connaissances en langues et aux formations suivies 
doivent également être complétés. Si l'un de ces champs n'est pas rempli, le profil en question ne 
sera pas pris en considération.
 
Les  auditeurs  possédant  une  bonne  formation  et  une  expérience  substantielle  d'au  moins  5  ans 
reçoivent  1  point.  Un  point  supplémentaire  est  accordé  par  tranche  de  4  années  d'expérience 
substantielle additionnelle. L'ancienneté maximale prise en compte est de 21 ans. Par conséquent, les 
auditeurs peuvent obtenir un maximum de 5 points en fonction de leur ancienneté réelle. 
L'expérience des auditeurs qui ont participé à des audits d'autres services publics fédéraux constitue 
un atout supplémentaire (+ 2 points par auditeur ayant une expérience substantielle avérée). 
L'expérience des auditeurs qui ont participé à des audits d'instances d'asile et de migration constitue 
également un atout supplémentaire (+ 2 points par auditeur ayant une expérience substantielle avérée). 
Pour  chaque  soumissionnaire,  le  nombre  moyen  de  points  est  calculé  par  auditeur  engagé  pour  ce 
marché (nombre total de points / nombre d'auditeurs engagés pour ce marché). 
 
 
 
                       Nombre moyen de points par auditeur pour le soumissionnaire examiné   
Note d'expertise  =  -------------------------------------------------------------------------------------------------   * 25 
Nombre moyen de points par auditeur pour le soumissionnaire ayant obtenu le 
score moyen le plus élevé 
 
 
Si des membres du personnel affectés doivent être remplacés durant l'exécution du marché, ils le seront 
par des personnes ayant au moins la même expérience et moyennant l'approbation préalable du pouvoir 
adjudicateur.  En  cas  de  refus,  une  nouvelle  proposition  sera  formulée  dans  les  15  jours  et  le 
remplacement devra être effectué dans les 30 jours. 
 
11.2.3 Autres critères d’attribution  
 
Le pouvoir adjudicateur exige, pour chaque proposition relative à un critère d’attribution, une description 
claire et détaillée conformément aux exigences et indications explicitées ci-dessous.  
 
Ces propositions doivent impérativement tenir compte de la description des services à prester. 
 
Un jury composé d'au minimum 4 personnes sera constitué en vue d’évaluer la qualité de l’offre. 
Le pouvoir adjudicateur attribuera pour chaque critère d’attribution les évaluations suivantes : 
 
 
 
 
 
Score 
Description 
Explication 
La  proposition  approche  la  perfection  et  apporte 
10 
Exceptionnel 
une importante plus-value. 
Tous  les  éléments  importants  sont  présents  et 

Excellent 
largement convaincants. 
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Tous  les  éléments  importants  sont  présents  et 

Très satisfaisant 
convaincants. 
Tous  les  éléments  importants  sont  présents  et  à 

Satisfaisant 
même de convaincre. 
Tous  les  éléments  importants  sont  présents  mais 

Presque satisfaisant 
ne parviennent pas toujours à convaincre. 
Tous  les  éléments  importants  sont  présents  mais 

Juste satisfaisant 
ne parviennent pas souvent à convaincre. 
 
La qualité de l’offre sera évaluée sur la base des propositions pour chaque critère d’attribution et 
conformément au coefficient de pondération (G) de chaque critère d’attribution.  Le  score obtenu 
sera transposé en points suivant la formule suivante : 
 
𝐬𝐜𝐨𝐫𝐞 𝐝𝐞 𝐥′é𝐯𝐚𝐥𝐮𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧
𝐜𝐨𝐭𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞 𝐜𝐡𝐚𝐪𝐮𝐞 𝐜𝐫𝐢𝐭è𝐫𝐞 𝐝′𝐚𝐭𝐭𝐫𝐢𝐛𝐮𝐭𝐢𝐨𝐧  =
∗ 𝐆 
𝐬𝐜𝐨𝐫𝐞 𝐦𝐚𝐱𝐢𝐦𝐚𝐥
 
 
A.  Méthodologie et plan d’approche (30p) 
 
 
Le  candidat  soumissionnaire  décrit  en  5  pages  A4  au  maximum1  son  plan  d'approche  et  sa 
méthodologie. 
 
Il doit être tenu compte au minimum des points suivants : 
 
  Mode  et structure / organisation de la coopération avec l'autorité adjudicatrice  (y compris le 
mode de rapportage) (10p) 
  Méthodologie proposée par sous-projet (10p) 
  Calendrier détaillé à respecter pour la réalisation du marché (5p) 
  Approche qualitative et garanties en la matière (5p) 
 
 

B.  Orientation client et communication sur le projet (5p) 
 
Le candidat soumissionnaire décrit  en 2 pages A4 au maximum2 sa communication et son approche 
client, en tenant compte du contexte de ce marché. 
 
  Proposition d'un plan de communication et de soutien de la communication à l'attention des 
services internes et du personnel. 
 
 

12.         Cautionnement 
 
Le cautionnement est fixé à 5 % du montant total, hors TVA, du marché. Le montant ainsi obtenu est 
arrondi à la dizaine d’euro supérieure. 
Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires, soit en 
numéraire, ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif. 
                                                           
1 Si le nombre maximal de pages est dépassé, il est tenu compte uniquement du nombre maximal de pages indiqué.  
La taille minimale de la police utilisée est 9 
2 Si le nombre maximal de pages est dépassé, il est tenu compte uniquement du nombre maximal de pages indiqué.  
La taille minimale de la police utilisée est 9. 
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2 0 2 1 / D V Z O E / A U D I T / M M O  | 13 
 
Le cautionnement peut également être constitué  par  une garantie accordée par  un établissement de 
crédit satisfaisant au prescrit de  la législation relative  au statut et au contrôle des établissements de 
crédit ou par une entreprise d'assurances satisfaisant au prescrit de la législation relative au contrôle 
des entreprises d'assurances et agréée pour la branche 15 (caution). 
L’adjudicataire  doit,  dans  les  trente  jours  de  calendrier  suivant  le  jour  de  la  conclusion  du  marché, 
justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l’une des façons suivantes : 
1°  
la  constitution  d’un  cautionnement  via  la  caisse  de  dépôt  et  de  consignation  se  fait 
dorénavant exclusivement par le biais de l’application online E-DEPO, pour plus d’informations  
www.caissedesdepots.be; 
2°  
lorsqu’il s’agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de 
l’État au siège de la Banque nationale à Bruxelles ou dans l’une de ses agences en province, 
pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d’un organisme public remplissant 
une fonction similaire ; 
3° 
lorsqu’il  s’agit  d’un  cautionnement  collectif,  par  le  dépôt  par  une  société  exerçant 
légalement  cette  activité,  d’un  acte  de  caution  solidaire  auprès  de  la  Caisse  des  Dépôts  et 
Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ; 
4° 
lorsqu’il s’agit d’une garantie, par l’acte d’engagement de l’établissement de crédit ou 
de l’entreprise d’assurances. 
 
Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur : 
1° 
soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un organisme 
public remplissant une fonction similaire ; 
2° 
soit d’un avis de débit remis par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances ; 
3° 
soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l’État ou par un organisme 
public remplissant une fonction similaire ; 
4° 
soit  de  l’original  de  l’acte  de  caution  solidaire  visé  par  la  Caisse  des  Dépôts  et 
Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 
5° 
soit  de  l’original  de  l’acte  d’engagement  établi  par  l’établissement  de  crédit  ou 
l’entreprise d’assurances accordant une garantie. 
 
Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son 
affectation précise par l’indication sommaire de l’objet du marché et de la référence des documents du 
marché, ainsi que le nom, le prénom et l’adresse complète de l’adjudicataire et éventuellement, du tiers 
qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention “bailleur de fonds” ou “mandataire”, suivant le cas. 
 
Le délai de trente jours de calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de 
l’entreprise  de  l’adjudicataire  pour  les  jours  de  vacances  annuelles  payées  et  les  jours  de  repos 
compensatoire  prévus  par  voie  réglementaire  ou  dans  une  convention  collective  de  travail  rendue 
obligatoire. 
La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l’adresse qui sera mentionnée dans 
la notification de la conclusion du marché. 
 
 
 
 
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2 0 2 1 / D V Z O E / A U D I T / M M O  | 14 
 
13.        Modification en cours d’exécution  
 
Le présent marché ne peut être modifié sans nouvelle procédure de passation sauf en application des 
clauses de réexamen suivantes. 
13.1. 
Remplacement de l’adjudicataire 
Pour autant qu’il remplisse les critères de sélection ainsi que les critères d’exclusions repris dans le 
présent document, un nouvel adjudicataire peut remplacer l’adjudicataire avec qui le marché initial a été 
conclu dans les cas autres que ceux prévus à l’art. 38/3 des RGE.  
L’adjudicataire introduit sa demande le plus rapidement possible par envoi recommandé, en précisant 
les raisons de ce remplacement, et en fournissant un inventaire détaillé de l’état des fournitures déjà 
exécutées,  les  coordonnées  relatives  au  nouvel  adjudicataire,  ainsi  que  les  documents  et  certificats 
auxquels le pouvoir adjudicateur n’a pas accès gratuitement. 
Le remplacement fera l’objet d’un avenant daté et signé par les trois parties. L’adjudicataire initial reste 
responsable vis à vis du pouvoir adjudicateur pour l’exécution de la partie restante du marché.  
13.2. 
Impositions ayant une incidence sur le montant du marché 
L’adjudicataire peut se prévaloir des modifications des impositions en Belgique ayant une incidence sur 
le montant du marché aux conditions suivantes : 
1.  la modification est entrée en vigueur après le dixième jour précédant la date ultime 
fixée pour la réception des offres ; et 
2.  soit directement, soit indirectement par l'intermédiaire d'un indice, ces impositions ne 
sont  pas  incorporées  dans  la  formule  de  révision  prévue  dans  les  documents  du 
marché en application de la révision de prix 
En cas de hausse des impositions, l'adjudicataire doit établir qu'il a effectivement supporté les charges 
supplémentaires qu’il a réclamées et que celles-ci concernent des prestations inhérentes à l'exécution 
du marché. En cas de baisse, il n'y a pas de révision si l'adjudicataire prouve qu'il a payé les impositions 
à l'ancien taux. 
Sous  peine  de  déchéance,  l’adjudicataire  doit  transmettre  par  écrit  au  pouvoir  adjudicateur  la 
justification chiffrée de sa demande dans les délais suivants : 
1°  avant  l’expiration  des  délais  contractuels  pour  obtenir  une  prolongation  des  délais 
d’exécution ou la résiliation du marché ; 
2°  au plus tard nonante jours à compter de la date de la notification à l’adjudicataire du 
procès-verbal  de  la  réception  provisoire  du  marché,  pour  obtenir  une  révision  du 
marché autre que celle visée au 1° ou des dommages et intérêts; 
3°  au  plus  tard  nonante  jours  après  l’expiration  de  la  période  de  garantie, pour  obtenir 
une  révision  du  marché  autre  que  celle  visée  au  1°  ou  des  dommages  et  intérêts, 
lorsque ladite demande d’application de la clause de réexamen trouve son origine dans 
des faits ou circonstances survenus pendant la période de garantie. 
13.3. 
Circonstances imprévisibles dans le chef de l’adjudicataire 
Le  marché  peut  faire  l’objet  d’une  modification  lorsque  l’équilibre  contractuel  est  bouleversé  au 
détriment
 de l’adjudicataire par des circonstances quelconques auxquelles le pouvoir adjudicateur est 
resté étranger.  
L’adjudicataire  ne  peut  invoquer  l’application  de  cette  clause  de  réexamen  que  s’il  démontre  que  la 
révision  est  devenue  nécessaire  à  la  suite  des  circonstances  qu'il  ne  pouvait  raisonnablement  pas 
prévoir lors du dépôt de son l'offre, qu'il ne pouvait éviter et aux conséquences desquelles il ne pouvait 
obvier, bien qu'il ait fait toutes les diligences nécessaires.  
L'adjudicataire ne peut invoquer la défaillance d'un sous-traitant que pour autant que ce dernier puisse 
se prévaloir des circonstances que l'adjudicataire aurait pu lui-même invoquer s'il avait été placé dans 
une situation analogue. 
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Dans  les  trente  jours  de  leur  survenance  ou  de  la  date  à  laquel e  l’adjudicataire  ou  le  pouvoir 
adjudicateur  aurait  normalement  dû  en  avoir  connaissance,  l’adjudicataire  dénonce  les  faits  ou  les 
circonstances  de  manière  succincte  au  pouvoir  adjudicateur  et  décrit  de  manière  précise  leur  sur  le 
déroulement et le coût du marché.  
Sous  peine  de  déchéance,  l’adjudicataire  doit  transmettre  par  écrit  au  pouvoir  adjudicateur  la 
justification chiffrée de sa demande dans les délais suivants : 
1°  avant  l’expiration  des  délais  contractuels  pour  obtenir  une  prolongation  des  délais 
d’exécution ou la résiliation du marché ; 
2°  au plus tard nonante jours à compter de la date de la notification à l’adjudicataire du 
procès-verbal  de  la  réception  provisoire  du  marché,  pour  obtenir  une  révision  du 
marché autre que celle visée au 1° ou des dommages et intérêts; 
3°  au  plus  tard  nonante  jours  après  l’expiration  de  la  période  de  garantie, pour  obtenir 
une  révision  du  marché  autre  que  celle  visée  au  1°  ou  des  dommages  et  intérêts, 
lorsque ladite demande d’application de la clause de réexamen trouve son origine dans 
des faits ou circonstances survenus pendant la période de garantie. 
Lorsque  les  conditions  seront  réunies,  l’adjudicataire  pourra  obtenir  soit  une  prolongation  des  délais 
d’exécution, soit la résiliation du marché. 
13.4. 
Circonstances imprévisibles dans le chef de l’adjudicataire 
Le marché peut faire l’objet d’une modification lorsque l’équilibre contractuel du marché a été bouleversé 
en faveur de l’adjudicataire en raison de circonstances quelconques auxquelles le pouvoir adjudicateur 
est resté étranger. 
L’adjudicateur  qui  veut  se  baser  sur  cette  clause  de  réexamen,  doit  dénoncer  les  faits  ou  les 
circonstances sur lesquels il se base, par écrit dans les trente jours de leur survenance ou de la date à 
laquelle  l’adjudicataire  ou  l’adjudicateur  aurait  normalement  dû  en  avoir  connaissance.  Il  décrit  de 
manière précise leur sur le déroulement et le coût du marché.  
L’adjudicateur qui demande l’application de la clause de réexamen, doit le faire au plus tard nonante 
jours à compter de la date de la notification à l’adjudicataire du procès-verbal de la réception provisoire 
du marché en vue de la révision du marché.  
Lorsque  les  conditions  seront  réunies,  l’adjudicataire  pourra  obtenir  soit  une  réduction  des  délais 
d’exécution,  soit,  lorsqu’il  s’agit  d’un  avantage  très  important,  en  une  autre  forme  de  révision  des 
dispositions du marché ou en la résiliation du marché.  
13.5. 
Faits de l’adjudicateur et de l’adjudicataire 
Lorsque l’adjudicataire ou l’adjudicateur a subi un retard ou un préjudice suite aux carences, lenteurs 
ou faits quelconques qui peuvent être imputés à l’autre partie, l’adjudicataire ou l’adjudicateur pourra, 
lorsque les conditions seront réunies, obtenir une ou plusieurs mesures suivantes:  
1°  la  révision  des  dispositions  contractuelles,  en  ce  compris  la  prolongation  ou  la 
réduction des délais d’exécution ; 
2°  des dommages et intérêts ; 
3°  la résiliation du marché. 
 
L’adjudicateur  qui  veut  se  baser  sur  cette  clause  de  réexamen,  doit  dénoncer  les  faits  ou  les 
circonstances sur lesquels il se base, par écrit dans les trente jours de leur survenance ou de la date à 
laquelle  l’adjudicataire  ou  l’adjudicateur  aurait  normalement  dû  en  avoir  connaissance.  Il  décrit  de 
manière précise leur sur le déroulement et le coût du marché.  
Sous  peine  de  déchéance,  l’adjudicataire  doit  transmettre  par  écrit  au  pouvoir  adjudicateur  la 
justification chiffrée de sa demande dans les délais suivants : 
1°  avant  l’expiration  des  délais  contractuels  pour  obtenir  une  prolongation  des  délais 
d’exécution ou la résiliation du marché ; 
2° au plus tard nonante jours à compter de la date de la notification à l’adjudicataire du 
procès-verbal  de  la  réception  provisoire  du  marché,  pour  obtenir  une  révision  du 
marché autre que celle visée au 1° ou des dommages et intérêts; 
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3° au plus tard nonante jours après l’expiration de la période de garantie, pour obtenir une 
révision du marché autre que celle visée au 1° ou des dommages et intérêts, lorsque 
ladite demande d’application de la clause de réexamen trouve son origine dans des 
faits ou circonstances survenus pendant la période de garantie. 
Lorsque  les  conditions  seront  réunies,  l’adjudicataire  pourra  obtenir une  ou  plusieurs  mesures 
suivantes:  
1°  la  révision  des  dispositions  contractuelles,  en  ce  compris  la  prolongation  ou  la 
réduction des délais d’exécution ; 
2°  des dommages et intérêts ; 
3°  la résiliation du marché. 
13.6. 
Indemnités suite aux suspensions ordonnées par l’adjudicateur et incidents 
durant la procédure 

Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de suspendre l’exécution du marché pendant une période 
donnée,  notamment lorsque le marché ne peut pas être exécuté sans inconvénient. Dans ce cas,  le 
délai d’exécution est prolongé à concurrence du retard occasionné par cette suspension, pour autant 
que le délai contractuel ne soit pas expiré. 
L’adjudicataire est tenu de prendre, à ses frais, toutes les précautions nécessaires pour préserver les 
prestations  déjà  exécutées  et  les  matériaux  des  dégradations  pouvant  provenir  de  conditions 
météorologiques défavorables, de vol ou d'autres actes de malveillance. 
L’adjudicataire a droit à des dommages et intérêts pour les suspensions ordonnées par l’adjudicateur 
dans les conditions cumulatives suivantes : 
1°  la suspension dépasse au total un vingtième du délai d’exécution et au moins dix jours 
ouvrables  ou  quinze  jours  calendrier,  selon  que  le  délai  d’exécution  est  exprimé  en 
jours ouvrables ou en jours calendrier; 
2°  la suspension n’est pas due à des conditions météorologiques défavorables ; 
3°  la suspension a lieu endéans le délai d’exécution du marché. 
Dans  les  trente  jours  de  leur  survenance  ou  de  la  date  à  laquel e  l’adjudicataire  ou  le  pouvoir 
adjudicateur  aurait  normalement  dû  en  avoir  connaissance,  l’adjudicataire  dénonce  les  faits  ou  les 
circonstances  de  manière  succincte  au  pouvoir  adjudicateur  et  décrit  de  manière  précise  leur  sur  le 
déroulement et le coût du marché.  
Sous  peine  de  déchéance,  l’adjudicataire  doit  transmettre  par  écrit  au  pouvoir  adjudicateur  la 
justification chiffrée de sa demande dans les délais suivants : 
1°  avant  l’expiration  des  délais  contractuels  pour  obtenir  une  prolongation  des  délais 
d’exécution ou la résiliation du marché ; 
2° au plus tard nonante jours à compter de la date de la notification à l’adjudicataire du 
procès-verbal  de  la  réception  provisoire  du  marché,  pour  obtenir  une  révision  du 
marché autre que celle visée au 1° ou des dommages et intérêts; 
3°  au  plus  tard  nonante  jours  après  l’expiration  de  la  période  de  garantie, pour  obtenir 
une  révision  du  marché  autre  que  celle  visée  au  1°  ou  des  dommages  et  intérêts, 
lorsque ladite demande d’application de la clause de réexamen trouve son origine dans 
des faits ou circonstances survenus pendant la période de garantie. 
 
14.        Exécution des services 
14.1. 
Délais et lieu d’exécution 
 
Le marché débute à la date mentionnée dans la notification de l’adjudication du marché. Les services 
devront être exécutés dans les délais notifiés par le pouvoir adjudicateur conformément aux exigences 
décrites dans le présent cahier spécial des charges et les annexes. 
 
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15.        Vérification et réception des services exécutés 
 
Si, pendant l’exécution des services, des anomalies sont constatées, ceci sera immédiatement notifié à 
l’adjudicataire par un message e-mail, qui sera confirmé par la suite au moyen d’un envoi recommandé. 
L’adjudicataire est tenu de recommencer les services exécutés de manière non conforme. 
 
Le pouvoir adjudicateur dispose d’un délai de vérification de trente jours à compter de la date de la fin 
totale ou partielle des services, constatée conformément aux modalités fixées dans les documents du 
marché, pour procéder aux formalités de réception et en notifier le résultat à l’adjudicataire. Ce délai 
prend cours pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même temps, en possession de la liste des 
services prestés ou de la facture. 
 
Lorsque les services sont terminés avant ou après cette date, l’adjudicataire en donne connaissance 
par envoi recommandé au fonctionnaire dirigeant et demande de procéder à la réception. Dans ce cas, 
le  délai  de  vérification  de  trente  jours  prend  cours  à  la  date  de  réception  de  la  demande  de 
l’adjudicataire. 
 
La réception visée ci-avant est définitive. 
 
16.        Facturation et paiement 
 
L'administration  fédérale  encourage  la  facturation  électronique. Il  est  donc  demandé  à  l'adjudicataire 
d'opter de préférence pour la facturation électronique.  
 
A  cette  fin,  l'adjudicataire  soumet  ses  factures  via  le  composant  XML/UBL  2.1.  via  la  plate-forme 
Mercurius. Pour plus d’informations, voir : https://digital.belgium.be/e-invoicing. Cette plateforme n'est 
pas gérée par le SPF Intérieur, mais par le SPF Politique et Appui. 
 
Si la procédure décrite ci-avant ne peut être respectée, les factures peuvent être envoyées au format 
PDF à l'adresse e-mail : xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xx. Attention : un fichier PDF séparé doit être créé 
pour chaque facture, avec mention de la Direction concernée et du Service du SPF Intérieur, ainsi que 
l'adresse de facturation.  
 
Si l'adjudicataire n'est pas en mesure d'utiliser l'une des options susmentionnées, des factures papier 
et  le  procès-verbal  de  la  livraison  du  marché  (exemplaire  original)  peuvent  être  envoyés  à  l'adresse 
ci-dessous : 
 
                            SPF Intérieur – Office des étrangers 
                            Accounts Payable 
                            Rue de Louvain 1 
                            1000 BRUXELLES 
 
Seules les fournitures exécutées de manière correcte pourront être facturées. La facture contient les 
indications suivantes :  
 
1. 
Référence du marché/cahier spécial des charges et de la facture ; 
2. 
Période de facturation ; 
3. 
Renseignements concernant l’adjudicataire ;  
4. 
Renseignements concernant le pouvoir adjudicateur ; 
5. 
Renseignements concernant le représentant fiscal du vendeur ; 
6. 
Référence du contrat ;  
7. 
Détails concernant les travaux ; 
8. 
Instructions relatives au paiement ;  
9. 
Montants totaux de la facture en euros, tant TVA incluse qu'hors TVA ;  
 
Le paiement du montant dû à l’adjudicataire doit intervenir dans le délai de paiement de trente jours à 
compter de l'échéance du délai de vérification ou à compter du lendemain du dernier jour du délai de 
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vérification  si  ce  délai  est  inférieur  à  trente  jours  et  pour  autant  que  le  pouvoir  adjudicateur  soit,  en 
même temps, en possession de la facture régulièrement établie. 
 
La  facture  tient  lieu  de  créance  et  doit  impérativement  accompagner  le  procès-verbal  officiel  de  la 
livraison du marché. 
La facture doit être libellée en euros. 
 
17.        Litiges 
 
Tous les litiges relatifs à l'exécution du présent marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux 
compétents  de  l'arrondissement  judiciaire  de  Bruxelles.  La  langue  véhiculaire  est  le  français  ou  le 
néerlandais. 
Le pouvoir adjudicateur n’est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à 
des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l’exécution du présent 
marché. L'adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par 
des tiers à cet égard. 
 
18.        Engagements particuliers pour le prestataire de services 
 
Le  prestataire  de  services  et  ses  collaborateurs  sont  liés  par  un  devoir  de  réserve  concernant  les 
informations dont ils ont connaissance lors de l’exécution de ce marché. Ces informations ne peuvent 
en  aucun  cas  être  communiquées  à  des  tiers  sans  l’autorisation  écrite  du  pouvoir  adjudicateur.  Le 
prestataire de services peut toutefois faire mention de ce marché en tant que référence. 
 
Le prestataire de services s’engage à faire exécuter le marché par les personnes indiquées dans l’offre, 
sauf  cas  de  force  majeure.  Les  personnes  mentionnées  ou  leurs  remplaçants  sont  tous  censés 
participer effectivement à la réalisation du marché. Les remplaçants doivent être agréés par le pouvoir 
adjudicateur. 
L’adjudicataire s'engage à ne pas divulguer le présent marché pendant la durée du contrat. 
L’adjudicataire exécute le marché en tenant compte de l'ensemble des obligations relatives à la sécurité 
et au caractère confidentiel du présent marché. 
Il est interdit à l’adjudicataire et à son personnel, respectivement, de divulguer ou de diffuser des faits 
dont ils auraient pu prendre connaissance pendant l'exécution du marché. Cette interdiction continue à 
s'appliquer après la fin du marché. 
L’adjudicataire et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les informations dont 
ils ont connaissance lors de l’exécution de ce marché. Ces informations ne peuvent en aucun cas être 
communiquées  à  des  tiers  sans  l’autorisation  écrite  du  pouvoir  adjudicateur.  L’adjudicataire  peut 
toutefois faire mention de ce marché en tant que référence. 
L’adjudicataire s’engage à faire exécuter le marché par les personnes indiquées dans l’offre, sauf cas 
de  force  majeure.  Les  personnes  mentionnées  ou  leurs  remplaçants  sont  tous  censés  participer 
effectivement  à  la  réalisation  du  marché.  Les  remplaçants  doivent  être  agréés  par  le  pouvoir 
adjudicateur. 
 
 
19.        Protection des données personnelles 
 
L’adjudicataire  doit  être  conscient  que  le  pouvoir  adjudicateur  accorde  une  certaine  importance  à  la 
protection de la vie privée. L’adjudicataire s’engage à strictement respecter les obligations concernant 
les données à caractère personnel prévues par le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à 
la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à 
la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, si nécessaire en cours de contrat.  
Si l’adjudicataire considère raisonnablement que d’autres accords doivent être conclus afin de respecter 
cette législation, l’adjudicataire le signalera de manière proactive au pouvoir adjudicateur.  
 
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C. 
PARTIE TECHNIQUE 
 
21.        Présentation des instances d'asile 
 
Les instances d'asile qui jouent un rôle dans la procédure d'asile belge sont : la Direction générale Office 
des  étrangers  du  SPF  Intérieur  (DG  OE),  le  Commissariat  général  aux  réfugiés  et  aux  apatrides 
(CGRA), le Conseil du Contentieux des  Etrangers (CCE) et Fedasil.  Voici  une brève description des 
différents services. Une présentation plus détaillée et de plus amples informations sur chaque instance 
sont disponibles dans les annexes 4 à 7. 
 
 
21.1. 
L’Office des Etrangers 
 
L’Office des étrangers (OE) est la plus grande direction générale du Service Public Fédéral Intérieur 
(SPF Intérieur). Ce SPF a pour mission l'exécution de la politique du Ministre fédéral de la Sécurité et 
de l'Intérieur. Sous l’autorité du SPF Intérieur, l’OE assure spécifiquement l’application de la politique 
gouvernementale  belge  relative  à  la  gestion  des  flux  migratoires.  L’Office  des  Etrangers  assure  la 
gestion des flux migratoires en collaboration avec différents partenaires. L’Office des Etrangers prend 
toute décision relative à l’accès des étrangers au territoire, le séjour, l’établissement et l’éloignement. 
L’OE compte environ 2000 collaborateurs, répartis entre les services centraux à Bruxelles, six centres 
de détention administrative (centres fermés) et 27 lieux d’hébergement (alternative à la détention pour 
familles). 
 
Pour plus d’informations: https://dofi.ibz.be/ 
 
21.2. 
Conseil du Contentieux des Etrangers 
 
Le Conseil du Contentieux des Etrangers est une juridiction administrative  indépendante.  Le Conseil 
peut être saisi de recours contre les décisions du Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides, 
contre les décisions de l’Office des Etrangers et contre toutes les autres décisions individuel es prises 
en  application  de  la  loi  du  15  décembre  1980  sur  l’accès  au  territoire,  le  séjour,  l’établissement  et 
l’éloignement des étrangers (Loi sur les étrangers). 
 
Pour plus d'informations: https://www.rvv-cce.be/ 
 
21.3. 
Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides 
 
Le  CGRA  est  une  administration  fédérale  indépendante  qui  a  pour  raison  d'offrir  une  protection  aux 
personnes qui courent un risque de persécution ou d'atteintes graves en cas de retour dans leur pays. 
Le commissaire général examine d'abord si le demandeur d'asile peut être reconnu comme réfugié. Si 
ce n'est pas le cas, il examine si le demandeur peut recevoir le statut de protection subsidiaire. Le CGRA 
étudie  chaque  demande  de  protection  internationale  de  manière  individuelle,  objective  et  impartiale, 
selon les règles internationales, européennes et belges. 
 
Le CGRA délivre également des document d'état civil aux réfugiés et aux apatrides reconnus. 
 
Pour plus d’informations: https://www.cgvs.be/ 
 
21.4. 
FEDASIL 
 
www.ibz.be 
 
 

2 0 2 1 / D V Z O E / A U D I T / M M O  | 21 
 
Fedasil est chargé de l'accueil des demandeurs de protection internationale et autres groupes cibles et 
garanti la qualité et la conformité au sein des différentes modalités d'accueil. 
 
Fedasil est responsable pour la coordination des différents programmes en matière de retour volontaire. 
Pour plus d’informations : https://www.fedasil.be/ 
 
 
22.        Description de l'audit à réaliser 
 
Cet audit a pour objectif d'optimiser le fonctionnement des différents services d'asile et de migration, 
d'améliorer la collaboration entre les différents services et ainsi d'améliorer le fonctionnement de toute 
la chaîne d'asile, de migration et d'accueil. 
Les  questions  de  recherche  énoncées  ci-dessous  permettront  de  déterminer  quelles  adaptations 
juridiques, politiques et organisationnelles peuvent contribuer à atteindre cet objectif. Les adaptations 
proposées peuvent s'écarter du cadre juridique existant. 
22.1 Thèmes transversaux 
 
Pour cet audit, trois grands thèmes communs à tous les services ont été identifiés. 
 
1)  Approche en chaîne 
 
 
  Comment optimiser le suivi et les prévisions des flux de demandeurs d'asile et de migrants 
tout au long  de  la chaîne,  afin que  les services puissent  y faire face plus efficacement ? 
Comment mieux gérer les variations de flux migratoires grâce à une approche en chaîne ? 
Quelles  initiatives  prendre  pour  assurer  une  gestion  adéquate  des  contingences  en  cas 
d'afflux soudains et élevés inattendus ?  
  De  quelle  manière  et  avec  quels  objectifs  et  compétences  une  structure  peut-elle 
fonctionner de manière optimale, afin que l'approche et le suivi de la chaîne puissent être 
intégrés structurellement ? Comment faire en sorte que les différents services coordonnent 
mieux leurs actions en fonction des décisions et arrêts des autres services ?  
  Quels sont les obstacles dans l'approche en chaîne ?  
  Quelles recommandations peuvent être prises concernant les points suivants ?  
i.  l'analyse du phénomène  
ii.  les problèmes juridiques 
iii.  la politique du personnel 
  Quelles  sont  les  mesures  nécessaires  pour  parvenir  à  court  terme  à  un  délai  de 
traitement de 6 mois ?  
  Dans le cadre d'une approche en chaîne, comment rendre plus efficaces les procédures 
visant les groupes cibles dès le moment de la prise de décision ? Quelles recommandations 
peuvent être prises concernant les points suivants ?  
  les problèmes juridiques 
  les mesures organisationnelles destinées à améliorer l'efficacité de la procédure 
 
 
 
2)  Politique du personnel 
 
  Un pool de membres du personnel partagé entre plusieurs services peut-il fonctionner de 
manière optimale ? Quelles sont les conditions requises ? 
  Comment faciliter les recrutements ? 
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3)  Numérisation 
 
  Quelles initiatives numériques peuvent garantir une meilleure coordination entre l'ensemble 
de  la  chaîne  de  décision  en  matière  de  protection  internationale  (OE/CGRA/CCE)  et  le 
réseau d'accueil (Fedasil & partenaires) ?  
  Outre les évolutions déjà prévues dans le domaine de la numérisation, quelles données 
et quels processus d'échange de données sont indispensables à chaque service pour 
optimiser  la  chaîne  ?  Comment  optimiser  l'échange  de  données  entre  les  bases  de 
données et les systèmes des différents services, conformément à la législation RGPD ? 
Quel modèle de données peut être utilisé de manière optimale à cette fin ? 
  Outre les évolutions numériques déjà prévues, pour quels aspects du fonctionnement 
interne la numérisation doit-elle être étendue afin d'optimiser l'échange de données et 
la collaboration entre les différents services ?  
  Comment les systèmes des différents services peuvent-ils être coordonnés et/ou reliés 
entre eux de manière optimale ? 
 
22.2 
Questions de recherche spécifiques à chaque 
service 
 
1)  Fedasil 
 
  Faut-il envisager un autre type de modèle de financement pour assurer en permanence le 
bon fonctionnement, une gestion efficace et la flexibilité de l'Agence ? Si oui, en quoi doit-il 
consister ? 
 
 
2)  Conseil du Contentieux des Etrangers 
 
  Comment l'organisation interne peut-elle permettre au Conseil de faire preuve de plus de 
flexibilité  face  aux  variations  des  flux  entrants  ?  Quels  changements  dans  l'organisation 
interne sont nécessaires à cette fin, tout en tenant compte de l'indépendance des juges ? 
  Quels sont les éléments qui ont un impact sur l’unité de la jurisprudence ? Quels sont ceux 
qui peuvent contribuer à une plus grande unité ? 
 
 
 
3)  Office des étrangers 
 
 
a)  Organisation interne du service 
 

  Comment l'OE peut-il s'organiser de manière plus flexible pour gérer au mieux les charges 
de  travail  fluctuantes  dans  les  différents  services  ?  Comment  optimiser  la  structure 
organisationnelle de l'OE ? 
  Comment organiser de façon optimale les procédures logistiques ? Faut-il les centraliser 
ou est-il préférable de travailler avec une cellule par service ? 
 
 
b)  Relations avec le citoyen / le migrant 
 
  Comment l'OE peut-il faciliter l'accès des citoyens / des migrants à ses services ?  
www.ibz.be 
 
 

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  Comment contacter le citoyen / le migrant de manière plus proactive, en tenant compte de 
la charge  de  travail  en cours, lorsque certains documents manquent au dossier  ? Où se 
situent les problèmes actuellement ? Quel rôle la numérisation peut-elle jouer à cet égard ? 
Quelles sont les conditions préalables ? Comment les groupes vulnérables peuvent-ils être 
spécifiquement soutenus dans ce cadre ? 
 
 
c)  Optimisation des procédures de séjour - chaîne de migration « admission et séjour »  
 
  De manière générale, comment accélérer et renforcer les processus en chaîne dans le volet 
« admission et séjour » ? Quel rôle la numérisation peut-elle jouer à cet égard ? 
  Demande  de  visa  de  court  séjour  :  comment  l'OE  peut-il  disposer  plus  rapidement  du 
dossier de demande complet ?  
  Comment mieux évaluer le critère « risque d'établissement » ?  
  Comment  optimiser  les  processus  dans  lesquels  l'OE  coopère  avec  certains  services 
externes ?  
  Dans le cadre de la collaboration avec la Justice (VSSE et détermination de 
l'âge des MENA)  
  Dans le cadre de la collaboration avec les communes (notamment en matière 
de regroupement familial)  
  Dans le cadre de la collaboration avec les ambassades (par exemple pour les 
demandes de visa)  
 
 
d)  Comment optimiser le système des amendes et la perception des amendes administratives ? 
Quel rôle la numérisation peut-elle jouer en la matière ? 
 
23.        Réalisations demandées 
 
  Un  rapport  d'avancement  de  l'audit  à  remettre  au  moins  une  fois  par  mois  :  situation, 
constatations, calendrier... Ce rapport doit être rédigé en français et en néerlandais. 
  Le rapport final détaillé, mentionnant au minimum les résultats concernant toutes les questions 
/  tous  les  processus  décrits  au  point  22,  en  mettant  l'accent  sur  les  problèmes  et  les 
recommandations. 
  Une présentation orale du rapport final (en français et en néerlandais). 
  Plan  de  communication  et  soutien  pour  la  communication  à  l'attention  des  services  /  du 
personnel. 
 
24.        Calendrier 
 
 
Le rapport final devra être remis dans un délai de 10 mois à compter de la date de notification 
de  la  conclusion  du  présent  marché.  Ce  rapport  final  devra  être  rédigé  en  français  et  en 
néerlandais. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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