Dit is een HTML-versie van een bijlage bij de WOB-informatieaanvraag 'Publications des prochains conseils communaux et notes explicatives'.

Refus de communication d'un procès-verbal de collège à un conseiller communal.  
•  Session : 2008-2009 
•  Année : 2009 
•  N° : 215 (2008-2009) 1 
2 élément(s) trouvé(s). 
•  Question écrite du 27/04/2009  

de FOURNY Dimitri 

à COURARD Philippe, Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction 
publique 
 
Selon l'article L 1122-10 du Code de la démocratie locale, aucun acte, aucune pièce 
concernant l'administration de la commune ne peut être soustrait à l'examen des 
membres du conseil. Il s'agit là du droit de regard du conseiller communal sur les 
documents de la gestion communale. Le conseiller a ainsi le droit et le devoir de 
s'informer sur toutes les affaires communales.  
 
Une circulaire du 19 janvier 1990 définit la portée de ce droit de regard. Les 
conseillers ont accès aux actes et pièces d'intérêt communal ou mixte mais ne peuvent 
avoir accès aux actes ou pièces d'intérêt général.  
 
Le Code précise également que les procès-verbaux du Collège reprennent les objets 
mis en discussion ainsi que la suite réservée à tous les points pour lesquels le collège 
n'a pas pris de décision. Enfin, il reproduit clairement toutes les décisions.  
 
Il revient au secrétaire communal de rédiger les procès-verbaux du Collège et d'assurer 
leur transcription.  
 
En réponse à une question écrite que je lui adressais en février 2007, Monsieur le 
Ministre affirmait qu'il est de jurisprudence constante que les règles fixées pour 
l'approbation du procès-verbal du conseil communal valent également pour 
l'approbation du procès-verbal du Collège.  
 
Ainsi, tout membre du Collège reçoit le procès-verbal avant le jour de la séance. II a la 
possibilité, en séance, de faire des observations sur la rédaction du procès-verbal. Si 
ces observations sont adoptées, le secrétaire est chargé de présenter au plus tard à la 
séance suivante un nouveau texte conforme à la décision du Conseil.  
 
Si la séance s'écoule sans observation, le procès-verbal est considéré comme adopté. 
Dès ce moment, il peut donc être transcrit ;signé par le Bourgmestre et le secrétaire 
communal et ensuite communiqué aux conseillers communaux.  
 
Le registre du collège doit pouvoir être consulté par les conseillers tant de la majorité 
que de l'opposition. Lorsque ce registre comprend à la fois les délibérations du Collège 
d'intérêt communal et d'intérêt général, les conseillers ont le droit de prendre 
connaissance des premières mais non des secondes. Le Collège doit alors prendre les 
mesures nécessaires pour cacher les passages d'intérêt général.  

 
Monsieur le Ministre peut-il nous apporter des précisions quant au moment où les 
procès-verbaux doivent être considérés comme finalisés et donc pouvant être remis à 
un conseiller?  
 
Les Collèges sont-ils en droit de reporter ad vitam aeternam l'approbation d'un procès-
verbal.  
 
L'approbation peut-elle sans cesse être reportée de collège en collège?  
 
La transcription des procès-verbaux dans les registres communaux est-elle 
réglementée? De combien de temps dispose Ie secrétaire communal pour transcrire les 
procès-verbaux adoptés et signés par le Bourgmestre?  
 
A Saint-Hubert, en date du 26 mars 2009, les registres n'avaient plus été mis à jours 
depuis le 16 octobre 2008 ! Les conseillers communaux étant dès lors privés d'un outil 
essentiel à leur rôle de contrôle de l'action du collège. La majorité de Saint-Hubert est-
elle en ordre? Que peut faire Monsieur le Ministre pour aider cette commune à 
remédier à cette lacune?  
 
Dans cette même commune, un conseiller s'est vu refuser la communication d'un 
procès-verbal approuvé en date du 5 mars au motif qu'il n'était pas signé par le 
secrétaire, ni par le Bourgmestre.  
 
De combien de temps disposent-ils pour cosigner le procès-verbal approuvé ? 
Peuvent-ils délibérément faire traîner les choses?  
 
De même, à Saint-Hubert toujours, en séance du 12 mars 2009, suite à une plainte 
d'une conseillère de l'opposition, le collège à confirmé que la communication des 
procès-verbaux du collège ne sont communicables aux conseillers qu'après qu'ils aient 
été signés par le bourgmestre et le secrétaire communal. Cependant, dans la même 
délibération, il considère que même si un procès-verbal a fait l'objet d'une approbation 
par le collège, notamment quant à la justesse de ce qui y est rapporté, mais moyennant 
des corrections, il peut encore devoir subir certaines rectifications et/ou un toilettage 
de forme.  
 
N'y a-t-il pas là erreur? Soit le texte n'appelle pas de commentaire et est de ce fait 
considéré comme adopté soit il fait l'objet de corrections et doit alors être corrigé sur 
le champ ou être représenté lors du prochain conseil avant d'être adopté.  
 
Une fois que les membres du collège ont donné leur accord sur le projet de procès-
verbal, des corrections sont-elles encore possible? Le bourgmestre ne doit-il pas signer 
et permettre aux conseillers de jouer leur mission à fond et d'ainsi respecter les 
principes démocratiques de base?  
•  Réponse du 26/06/2009  

de COURARD Philippe 
 
La question posée par l'honorable Membre relative au refus de communication d'un 

procès-verbal du Collège à un Conseiller communal a retenu ma meilleure attention.  
 
La question principale est de savoir à partir de quel moment un procès-verbal du 
Collège peut être transmis à un Conseiller qui le demande.  
 
La procédure relative aux procès-verbaux est la suivante. Suite aux décisions prises 
par le Collège, le Secrétaire établit un projet de procès-verbal. Celui-ci est soumis à 
approbation par le Collège. Il est signé par le bourgmestre le secrétaire communal. 
Une fois signé, le procès-verbal est transcrit dans un registre ad hoc. Le Conseiller 
peut avoir accès aux décisions à partir du moment où elles peuvent être mises à 
exécution.  
 
Il est à noter que le caractère exécutoire des décisions contenues dans les procès-
verbaux du Collège ne dépend pas de leur approbation.  
 
Approuver un procès-verbal n'implique pas que l'on donne son accord sur le contenu 
et la portée de ce qui s'y trouve rapporté, mais uniquement que l'on reconnaît que le 
procès-verbal correspond à la réalité.  
 
Les délibérations du Collège ont pleine valeur juridique dès le moment où elles sont 
prises. Elles sont donc immédiatement exécutoires sans que l'on doive attendre 
l'approbation du procès-verbal.  
 
En conclusion, le secrétaire communal ne peut refuser la communication d'un procès 
verbal de Collège au seul motif que celui-ci n'est pas approuvé ou signé.  
 
Le Code de la démocratie locale et de la décentralisation ne fixe aucun délai pour la 
rédaction des procès verbaux du Collège par le secrétaire.  
 
Interpellé en 1992, le Ministre de l'Intérieur indiquait que les règles prescrites par la 
loi communale au sujet du procès-verbal du Conseil communal pouvaient être 
appliquées par analogie aux procès-verbaux des séances.  
 
Il y a donc lieu de considérer que le projet de procès-verbal doit être rédigé pour la 
séance qui suit celle de la prise des décisions. autant que faire se peut.  
 
La validité des décisions qui y figurent n'est pas remise en cause, mais la preuve 
contraire peut, quant au contenu du procès-verbal, être administrée par tout moyen de 
droit.  
 
Le Code de la démocratie locale et de la décentralisation est muet quant au délai pour 
l'approbation du procès-verbal des réunions du collège communal. Il est néanmoins 
généralement admis que les règles fixées pour l'approbation du procès-verbal du 
Conseil communal (CDLD, article L 1122-16) peuvent être appliquées mutatis 
mutandis pour l'approbation du procès-verbal des réunions du Collège.  
 
Le projet de procès-verbal du Collège sera donc approuvé lors de la séance suivante 
du Collège communal.  
 
Pendant le déroulement de cette séance, tout membre a le droit d'émettre des 

observations sur la rédaction du projet de procès-verbal. Ces observations sont mises 
au vote: si elles sont adoptées, le Secrétaire communal est chargé de présenter un 
nouveau texte conforme à la décision du Collège communal, si elles sont rejetées, le 
procès-verbal est considéré comme adopté et le projet de procès-verbal devient la 
minute du procès-verbal.  
 
Une fois que les membres du Collège ont donné ·leur accord sur le projet de procès-
verbal, des corrections ne sont donc plus possibles.  
 
Lorsque ce dernier est considéré comme adopté, le procès-verbal est signé par le 
Bourgmestre et le Secrétaire communal, conformément à l'article L 1132-1 du Code 
de la démocratie locale et de la décentralisation.  
 
Le Code de la démocratie locale et de la décentralisation ne prévoit aucun délai pour la 
signature du procès-verbal du Collège communal. Il y a lieu de considérer que le délai 
de signature est ramené à la date de la séance qui suit celle de l'approbation du procès-
verbal.  
 
Le procès-verbal signé constitue un acte authentique qui fait pleine foi de son contenu. 
Il ne peut être mis en cause que par une procédure spécifique, appelée "procédure en 
inscription de faux".  
 
Le Code de la démocratie locale et de la décentralisation ne prévoit pas non plus de 
délai pour la transcription sur le registre ad hoc des procès-verbaux du Collège 
communal. Il est cependant évident que le secrétaire communal est tenu de ne pas 
tarder inutilement à faire cette transcription lorsque les procès-verbaux sont approuvés 
(notamment afin d'éviter toute perte ou falsification).