OSS5. OOS5.1.
1. Présentation du projet :
Contexte et objectif : optimaliser l’utilisation des ressources financières dans
le cadre du Financement Alternatif.
Définition du projet : refondre les processus en vue de réduire les délais de
mise à disposition des subventions et les frais intercalaires.
2. Fiche technique du projet :
Responsable de projet : Michel Collinge
Equipe de projet : Michel Collinge, Caroline Forier, Stéphanie Baron + Carine
Aigret, Stéphanie Beaujean, Jézabel Corman, Dominique Jacob, Alexandre
Goffin
Actions/délivrables :
A) suivi des conventions particulières et de l'utilisation des subventions ;
B) DGO5 : réalisé
Les opérateurs reçoivent un courrier à la suite de la mise à disposition.
Une information des nouveaux agents est systématiquement assurée.
Des informations sur la mise en œuvre des FA et en lien avec la situation
financière des bénéficiaires sous plan de gestion sont systématiquement
transmises aux agents lors des briefings et quand besoin/demande.
Un courrier a été envoyé aux opérateurs pour les inciter à effectuer le
prélèvement des mises à disposition. Le protocole d’accord avec l’Aviq a été
signé par la Directrice générale du Centre et est en attente pour signature à
l’Aviq. Les fiches relatives aux programmes de financement alternatif ont été
mises à jour. La signature du protocole de collaboration avec la DGO1 est
reporté à 2019.
C) Etablissement de feuilles de routes au bénéfice du personnel du Centre et
mise à jour ;
D) Transmission des informations liées au suivi des dossiers de Financement
alternatif (conventions, mises à disposition, prélèvements…) aux agents du
Centre, deux fois par an.
Calendrier :
Point A) : C) et D) : permanent
Point B) : DGO5 : OK ; DGO1 : 30/6/2017 ; Bâtiments scolaires et UREBA :
31/12/2017 ; SWL : 1/1/2019 et lors de chaque nouveau programme de
Financement Alternatif.
Etat d’avancement :
a. Suivi des conventions particulières et de l'utilisation des subventions :
Les opérateurs reçoivent un courrier à la suite de la mise à disposition, leur
rappelant les processus liés à la mise en œuvre des subventions au travers du
financement alternatif.
b. Finalisation de protocoles d'accord avec les administrations concernées par les
secteurs de Financement Alternatif :
Ces protocoles restent pour la plupart à établir avec les différentes directions
opérationnelles du SPW.
c. Etablissement de feuilles de route au bénéfice du personnel du Centre :
Une information des nouveaux agents est systématiquement assurée.
d. Transmission des informations liées au suivi des dossiers de Financement
Alternatif (conventions, mises à disposition, prélèvements...) aux agents du
Centre :
Des informations sur la mise en œuvre des FA et en lien avec la situation financière
des bénéficiaires sous plan de gestion sont systématiquement transmises aux
agents lors des briefings et quand besoin/demande.
e. Fixation de calendrier à rebours afin de faire concilier au mieux les moyens de
trésorerie (au travers des marchés financiers) et les calendriers de mise à
disposition des subsides :
Des courriers ont été envoyés aux opérateurs pour les inciter à effectuer
rapidement les prélèvements sur les mises à disposition.
Contraintes : réactivité des différents intervenants dans le cadre de la
signature des conventions, des opérations de paiement, proactivité des
opérateurs.
Limite : non réactivité des intervenants.
Indicateurs : Finalisation de protocoles – Diminution des frais intercalaires –
Elaboration de feuilles de route opérationnelles.
Groupes-cibles : opérateurs subsidiés et DGO1, DGO4, DGO5, AViQ CGT, SWL,
AWIPH, ainsi que la FWB.
3. Partenaires externes : les opérateurs, l’administration et la banque.
4. Ressources nécessaires en termes de ressources humaines, de services et de budget :
à budgets constants et en base de 39,1 ETP.
5. Liens avec accord de Gouvernement 2015-2019 : chapitres 24 et 25, « gouvernance »
et « simplification administrative ».
6. Autres liens : Plan Marshall 4.0 via l’EWBS
7. Change request (réorientation éventuelle)
8. Clôture et évaluation : récurrent