Projets de délibération des points publics du conseil communal de mai/2021+ notes explicatives

claude archer made this Openbaarheid van bestuur request to Gemeente Beyne-Heusay as part of a batch sent to 47 authorities

Automatic anti-spam measures are in place for this older request. Please let us know if a further response is expected or if you are having trouble responding.

De aanvraag werd beantwoord.

Chère [Authority name],
sujet : votre participation au groupe des communes pionnières en matière de transparence des projets communaux. Discussion au parlement wallon. Aide d'IMIO/Inforius

En ce moment, le parlement wallon discute d'un décret qui permettra aux citoyens de consulter en ligne les projets de délibérations (hors huis clos) AVANT chaque conseil communal afin d'augmenter la confiance et la participation dans la vie locale. La ville de Liège propose ce service depuis janvier 2020 (voir article rtbf/imio), une quinzaine d'autres communes ont depuis décidé de rejoindre ce groupe pionnier, comme Mons, Huy, Charleroi La louvière, Tubize, Verviers, ottignies-louvain-la-neuve, Nassogne, tellin, etc

https://www.rtbf.be/info/regions/liege/d...

Le conseil d'état a bien confirmé dans son arrêt 250.364 que ces documents devaient être fournis à tout citoyen qui en ferait la demande.
(voir ici https://www.cumuleo.be/docs/210421-arret... )

1) Afin de rejoindre ce groupe de communes volontaires, pourriez vous en réponse à cet email, nous envoyer une copie numérique des projets de délibération des points inscrits à l’ordre du jour de la séance publique du prochain conseil communal de fin mai 2021 ?

2) Pourriez-vous également m'envoyer la note de synthèse explicative de ces points publics du conseil communal de mai, comme plusieurs villes la publie déjà sur leur site web (Tournai, rebecq, etc) . Serait-il possible à l'avenir de les publier aussi en ligne pour tous les citoyens, sur la page web de votre conseil communal ?

Actuellement l'intercommunale IMIO propose déjà à 155 communes un module gratuit d'ia.delib pour faciliter ces mises en lignes des projets comme vous pouvez le voir ici à MONS
https://www.deliberations.be/mons/25-mai...

La société Inforius travaille aussi en ce moment à un équivalent pour son logiciel idélibé/infodoc de gestion des délibérations.

Merci d'avance pour l'attention que vous porterez à notre démarche en vue d'améliorer la participation citoyenne à la vie locale.
claude archer
pour Transparencia.be

Chère Commune de Beyne-Heusay,
veuillez excuser l'erreur [Authority name] dans l'intitulé initial notre demande de copie de vos Projets de délibération des points publics du conseil communal de mai/2021et des notes explicatives.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.

claude archer

Chère Commune de Beyne-Heusay,

Pourrais-je déjà recevoir la note de synthèse explicative des points publics du conseil communal de mai, qui est en général envoyée à la presse avant le conseil ?

Comme plusieurs villes la publient déjà sur leur site web (Tournai, rebecq, etc) , serait-il possible à l'avenir de les publier aussi en ligne pour tous les citoyens, sur la page web de votre conseil communal ?

Je vous ré-envoie l'arrêt du conseil d'état sur la publicité des des projets de délibérations des points publics du conseil communal
https://www.cumuleo.be/docs/210421-arret...

Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l'assurance de mes salutations distinguées.

claude archer

Directeur general Administration communale de Beyne-Heusay, Gemeente Beyne-Heusay

1 bijlage

Bonjour Monsieur

 

Je vous prie tout d’abord de bien vouloir m’excuser quant à ma réponse
tardive. Je vous rassure, votre demande n’a pas été oubliée, mais d’une
part, les services sont noyés par le travail (la gestion de la crise
n’arrange rien) et, d’autre part, votre demande étant singulière, j’ai
pris le temps de l’analyser et de me documenter. Je ne sais pas si vous
êtes citoyen beynois – ce qui ne change rien dans l’argumentaire – dans la
mesure où vous ne mentionnez pas vos coordonnées complètes dans vote
demande.

 

Depuis de nombreuses années, la commune de Beyne-Heusay travaille en toute
transparence et n’hésite jamais à donner un complément d’information
lorsqu’elle est interrogée sur un sujet d’intérêt communal.

Je note simplement que la transparence ne doit pas être à sens unique.
Améliorer la démocratie participative relève avant tout du dialogue
mutuel. Aussi, il me semble que la demande générique que vous formulez  en
réclamant tous les projets de délibérations et leurs notes
d’accompagnement ne fait pas sens. En effet, quel est le sens de
communiquer une délibération qui dit «  à l’unanimité des membres
présents, le Conseil approuve le procès-verbal de la séance précédente » ?
Si la motivation est de vérifier l’exactitude de ce qui est décidé au
regard de ce qui a été projeté, il devient compliqué de la rencontrer en
n’ayant pas assisté à la séance.

 

Je sais qu’un projet de Décret est en cours d’examen au Parlement en vue
de renforcer la transparence. La fédération des Directeurs généraux a été
entendue au Parlement et a formulé différentes remarques. Le Décret
n’étant pas encore voté, je vais me rallier à l’avis de ma fédération et
prendre une attitude prudente quant à la transmission des projets. Cette
prudence est d’autant plus importante que certains documents contiennent
des informations qui tombent sous la législation du RGPD. La meilleure
preuve, est qu’au cours de ce conseil du 31 mai, alors que le projet
initial ne l’avait pas relevé, un point à dû être basculé à huis clos.

 

En toute transparence, voici la position de la fédération : « En
conclusion, la FWDGC ne s’oppose pas à la publication préalable des
délibérations qui font l’objet d’une publication a posteriori mais émet
ses plus grandes réserves pour la rédaction de notes de synthèse (en ce
compris sur les délibérations faisant l’objet d’une publication a
posteriori) et sur la publication des autres délibérations (vu l’octroi de
travail engendré par la procédure d’occultation de certaines mentions dans
ces dernières) ». 

 

Nonobstant, si vous souhaitez obtenir une information précise sur une
délibération en particulier, je vous accueillerais avec plaisir dans mon
bureau pour vous accompagner dans l’analyse du document. Je conclurais en
précisant que, améliorer la démocratie, ce n’est pas jeter en pâture un
document tiré de son contexte historique à des quidams.

 

Bien à vous,

 

Avec l’assurance de ma considération.

 

 

Marc HOTERMANS, Directeur général

place Joseph Dejardin, 2 - 4610 Beyne-Heusay

Bureaux Grand’route, 243 – 4610 Beyne-Heusay

Tél. 04 355 89 14 - Fax : 04 358 36 29

GSM : [xxxxxxxxxxx]

Mail: [1][adresse email]

 

 

 

 

Objet : Re: Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Projets
de délibération des points publics du conseil communal de mai/2021+ notes
explicatives

 

Chère Commune de Beyne-Heusay,

 

veuillez excuser l'erreur [Authority name]  dans l'intitulé initial notre
demande de copie  de vos Projets de délibération des points publics du
conseil communal de mai/2021et des notes explicatives.

 

 

 

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments
distingués.

 

 

 

claude archer

 

** Disclaimer Le présent courriel et ses annexes éventuelles n'engagent
que leur expéditeur. Ils sont uniquement rédigés à l'attention des
destinataires mentionnés et ne peuvent être considérés comme une
communication officielle de la commune de Beyne-Heusay. Toute
correspondance officielle de la commune est revêtue à la fois de la
signature du bourgmestre ou du membre du Collège communal qu'il délègue,
ainsi que de celle du directeur général ou de l'agent qu'il délègue. Par
analogie, la correspondance officielle du CPAS doit être revêtue de la
signature de la présidente et de la directrice générale. **     

References

Visible links
1. mailto:[adresse email]

Cher Monsieur Hotermans, Cher Directeur general
concerne : options de publications de votre outil ia.delib /IMIO deliberations.be /point 2-6, 33 et 34
https://www.imio.be/actus/les-deliberati...

Je vous remercie pour votre réponse franche et votre sens du dialogue que nous avons eu le plaisir de développer ensuite par téléphone. Vous m'avez ainsi permis de comprendre la réalité de terrain de votre commune , de ses faibles moyens et votre dévouement au service du public en temps de pandémie.

Heureusement, l'outil ia.delib/IMIO que vous utilisez depuis février pour gérer vos délibérations contient un module gratuit (deliberations.be) qui vous permet de publier décisions et délibérations avec un outil de recherche dans les documents, ce qui s'avère fort utile pour retrouver un dossier du passé par "mot-clef"
https://www.imio.be/actus/les-deliberati...

Ainsi ces publications n'engendrent pas de charge administrative supplémentaire pour vous. Au parlement wallon IMIO a cité 16 villes/communes qui ont demandé l'activation de cette option, à la suite des villes de Liège, Mons, Tubize, Verviers etc
https://www.rtbf.be/info/regions/liege/d...

Pour cibler ma demande pour le conseil du 31 mai : je serais heureux de recevoir les projets de délibérations budgétaires (point 2 à 6) ainsi que les points 33 et 34 sports mobilité.

Je vous envoie aussi l'exemple des autres régions, ou les dossiers d'enquêtes publiques et les plans d'architecte sont en ligne pour tous par la région (à Bxl et en Flandre), ainsi la région décharge aussi les pouvoirs locaux en permettant ces consultations en ligne. la région wallonne y travaille
https://openpermits.brussels/fr/_04/PU/1...

Je vous prie de croire Monsieur Hotermans, en l'assurance de mes salutations distinguées.

claude archer
membre de Transparencia.be

Chère Directeur general Administration communale de Beyne-Heusay,
concerne : expiration du délais légal de 30 jours : décret publicité de l'administration/St Nicolas
je vous rappelle ma demande des projets de délibérations en ciblant prioritairement pour le conseil du 31 mai : les projets de délibérations budgétaires (point 2 à 6) ainsi que les points 33 et 34 sports mobilité.

le délais légal de 30 jours pour répondre à ma demande initiale étant expiré (décret 2019 publicité passive ) pourriez-vous l' honorer en m'envoyant les projets de délibération des points publics du conseil communal de mai/2021 et leur note de synthèse explicative, conformément à l'arrêt du conseil d'état du 21 avril en la matière ? Merci à vous https://www.cumuleo.be/docs/210421-arret...

Bonne nouvelle, même la commune de Saint-Nicolas tant décriée à la RTBF nous a déjà transmis les projets de délibérations, une semaine avant le conseil communal.(voir l'article de presse)
Je ne doute pas que votre commune fera de même pour ma demande concernant les projets et notes du conseil communal de mai
https://transparencia.be/request/2412/re...

Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l'assurance de mes salutations distinguées.

claude archer

Cher Directeur general Administration communale de Beyne-Heusay,

Les 30 jours légaux étant écoulés, pourriez vous m envoyer rapidement la note de synthèse explicative et les projets publics du conseil communal du mois de mai ?
Bien à vous

claude archer

Directeur general Administration communale de Beyne-Heusay, Gemeente Beyne-Heusay

8 bijlagen

Monsieur Archer,

Vous trouverez en annexe les documents que je suis en mesure de vous communiquer. Les délibérations se suffisent à elles-mêmes. Si des questions subsistent, les réponses sont données oralement aux Conseillers.

J'attire votre attention sur le fait que notre commune, comme beaucoup d'autres, ne dispose pas d'un greffe, comme c'est le cas au Parlement ou dans l'administration fédérale dans laquelle vous travailler. Extraire les délibérations, vérifier s'il ne subsiste pas des données couvertes par le RGPD et rectifier lorsqu'une décision passe à huis clos, demandent une attention et un temps considérables pour un travail qu'il m'est difficile de déléguer. Comme j'ai eu l'occasion du vous l'exprimer au téléphone, nous, les communes - et plus particulièrement les petites - sommes amenées à gérer le quotidien de nos concitoyens, plus particulièrement en ces moments de crise. Insister comme vous le faites pour obtenir des copies de documents de façon aussi générique est tout spécialement indécent et réduit le temps consacré au vrai travail de terrain. Par ailleurs, l'autorité politique estime que nos conseillers communaux ont accès à toute la documentation via une plateforme informatique. Transmettre les documents à des tiers avant que ceux-ci ne soient débattus en conseil, minimiserait le rôle important des conseillers communaux dans le cadre de leur travail démocratique.

Je me suis cependant renseigné quant au logiciel de publication que vous avez évoqué. Si le logiciel est bel et bien gratuit, sa configuration et la formation du personnel nous sont facturées. Aucun crédit n'est actuellement disponible pour passer commande. Aussi, comme je vous l'ai expliqué, et écrit, la transparence ne nous fait pas peur. Le citoyen qui voudrait une explication sur un dossier particulier peut prendre rendez-vous et il recevra toutes les explications à ses questions. C'est beaucoup plus humain, plus rapide, moins couteux et balaye la problématique de fracture numérique. Toujours comme je vous l'ai dit et écrit, la transparence ne doit pas être à sens unique. Aussi, pourriez-vous avoir la gentillesse de me dire ce que vous avez retenu de nos projets de délibérations, ce que ça vous a apporté, si vous pris la peine de vous rendre compte sur le terrain de notre belle commune des propositions de décisions afin que je puisse prendre conscience que le temps consacré n'a pas été inutile.
Tout en restant à votre disposition, je vous prie de recevoir, Monsieur Archer, l'assurance de ma considération.

Marc HOTERMANS,
Directeur général.

-----Message d'origine-----
De : claude archer <[FOI #2215 email]>
Envoyé : vendredi 2 juillet 2021 14:54
À : Directeur general Administration communale de Beyne-Heusay <[adresse email]>
Objet : Demande de reconsidération de Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Projets de délibération des points publics du conseil communal de mai/2021+ notes explicatives

Cher Directeur general Administration communale de Beyne-Heusay,

Les 30 jours légaux étant écoulés, pourriez vous m envoyer rapidement la note de synthèse explicative et les projets publics du conseil communal du mois de mai ?

Bien à vous

claude archer

De aangehaalde delen tonen

Un tout grand merci Mr Hotermans,
concerne : merci + demande pour septembre des mêmes documents
En effet votre travail exemplaire ne fut pas vain. Il est même un exemple pour toutes les communes tant
les pièces transmises sont limpides et très bien présentées, les comptes (communes + asbls) comme la synthèse. Ce que m'a apporté le temps précieux que vous m'avez consacré ? 1) M'inspirer une grande confiance dans votre administration et l'envie de m'intéresser à la commune, (2) me donner une référence en terme de qualité de documents que je peux montrer à ma commune. Cette confiance est FONDAMENTALE, alors pourquoi ne la créer qu'entre nous deux et ne pas l'offrir en ligne pour tous ? Votre travail exemplaire mériterait d'être vu de tous, en ligne, à côté de l'ordre du jour, préalablement à chaque conseil.

Vu que la fédération des directeurs généraux ne s'oppose pas à cette publication préalable, elle soulagerait votre administration de nous répondre chaque mois ainsi qu'à la presse et rassurerait tout le monde.

Beynes-Heusay pourrait-elle donc offrir à tous la mise en ligne du fichier pdf correspondant à votre note aux chefs de groupe, à côté de l'ordre du jour, une semaine avant le prochain conseil communal, fin de l'été ?

Merci à vous
claude archer