Enquête Vif/Soir - transparence des projets de délibérations des conseils communaux - copie des notes explicatives, projets et annexes

Cédric PETIT, journal lesoir made this Openbaarheid van bestuur request to Stad Namen as part of a batch sent to 28 authorities

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De aanvraag werd gedeeltelijk beantwoord.

Cédric PETIT, journal lesoir

Cher/Chère Ville de Namur,

Bonjour,
Une proposition de décret (n°224), déposée le 13 juillet 2020 et actuellement discutée au Parlement wallon, permettra aux citoyens de consulter en ligne les projets de délibérations avant chaque conseil communal, afin d'augmenter la confiance et la participation dans la vie locale.
Pour l’occasion, Le Vif et Le Soir ont décidé de se lancer ensemble dans un inventaire complet de toutes les communes francophones du pays, pour y répertorier celles qui publient déjà ces projets de délibérations, celles qui ont l’intention de le faire, et celles qui refusent.
Dans ce cadre, merci de répondre aux questions suivantes :
Pourriez-vous nous transmettre une copie, au format numérique, des projets de délibérations des points inscrits à l’ordre du jour de la séance publique du dernier conseil communal de juin, tels que transmis aux conseillers communaux (il ne s'agit donc pas du PV réalisé a posteriori, mais de sa version provisoire d'avant le conseil). Pour ce même conseil, pourriez-vous transmettre également une copie des notes explicatives (comme définies dans l’article 1 du décret du 31 janvier 2013 ; la CADA a déjà établi le caractère public des notes de synthèse explicatives des points publics, dans son avis numéro 120) pour chacun des points publics précités, ainsi que l’inventaire des annexes faisant partie intégrante de ces délibérations, et les annexes elles-mêmes (voir la décision CADA positive pour les annexes des points publics).
Au plus tard une semaine avant le prochain conseil communal du mois de septembre, pourriez-vous nous transmettre la même série de documents (projets de délibérations, notes explicatives, inventaire des annexes et annexes elles-mêmes) ?
Vous engagez-vous à mettre en ligne systématiquement ces documents à l’avenir, au plus tard sept jours avant le conseil communal, pour que les citoyens puissent y avoir accès ?
Si ces documents sont déjà accessibles à tous les citoyens, pouvez-vous nous transmettre l’adresse URL où ils sont publiés ou nous indiquer si cela est publié via Imio. Et nous préciser depuis quand vous avez mis en place ce système ?
Sans réponse de votre part, nous considérerons que votre commune ne souhaite pas rendre publics les documents demandés.

Merci d’avance pour votre collaboration.
Xavier Counasse (Le Soir)
Thierry Denoël (Le Vif)
David Leloup (Le Vif)
Pascal Lorent (Le Soir)
Eglantine Nyssen (Le Vif)
Cédric Petit (Le Soir)

Beraud Sylvie, Stad Namen

Monsieur Petit,

 

J'ai pris connaissance de votre demande introduite via la plateforme
Transparencia dans le cadre d’une enquête VIF / LE SOIR relative à la
transparence des projets de délibérations des conseils communaux.

 

Voici les éléments de réponse.

 

Pour votre parfaite information concernant les rétroactes de ce dossier,
dès 2019, la ville de Namur avait déjà tenté de modifier son ROI pour
intégrer cette possibilité de mise à disposition de projets de
délibération aux citoyens mais la décision avait été en son temps
invalidée par la tutelle régionale.

 

En 2021, la position de la tutelle régionale ayant évolué, la ville de
Namur a de nouveau modifié son Règlement d'Ordre Intérieur (ROI) en date
du 23/02/2021 pour intégrer à l'article 25 cette possibilité de mise à
disposition des projets de délibérations de la séance publique du Conseil
communal :

 

" Les lieu, jour et heure, l’ordre du jour et la note de synthèse
explicative des réunions du Conseil communal sont portés à la connaissance
du public par voie d’affichage à l’Hôtel de Ville, dans les mêmes délais
que ceux prévus aux articles L1122-13, L1122-23 et L1122-24, alinéa 3, du
Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, relatifs à la
convocation du Conseil communal, ainsi que par un avis diffusé sur le site
Internet de la Ville.

La presse et toute habitante ou habitant intéressé de la commune sont, à
leur demande et dans un délai utile, informés gratuitement de l´ordre du
jour et la note de synthèse explicative des réunions du Conseil communal.
La transmission se fait par voie électronique.

En outre, toute personne intéressée peut, à sa demande, recevoir
mensuellement par courrier séparé l’ordre du jour des réunions du Conseil
communal.

Le délai utile dont question ci-avant ne s´applique pas pour des points
qui sont ajoutés à l´ordre du jour après l´envoi de la convocation
conformément à l´article L1122-13 du Code de la Démocratie Locale et de la
Décentralisation.

Dans la mesure du bon fonctionnement des dispositions techniques et
logistiques mises en œuvre, les projets de délibérations de la séance
publique du Conseil communal sont publiés un jour franc après la
publication de l'ordre du jour sur le site Internet de la Ville à moins
que le Collège communal invoque un motif de refus d'accès et donc de
publication visés à l'article L3231-3 du CDLD.

En outre, toute personne intéressée peut adresser une demande d'accès aux
annexes visées dans les projets de délibérations soumises à la séance
publique du Conseil communal. Cette demande, précise et ciblée à certains
projets de délibérations, doit être introduite auprès de la Direction
générale qui les analysera au cas par cas. La demande et la transmission
se font par voie électronique dans les meilleurs délais et à tout le moins
dans les délais fixés à l'article L3231-3.

Après analyse par la Direction générale, le Collège communal se réserve
toutefois le droit de refuser l'accès à ces dits documents si la demande
est contraire notamment aux règles de confidentialité de certains
contrats, au respect de la vie privée et à la protection des données à
caractère personnel ou invoque un motif de refus d'accès et donc de
publication visés à l'article L3231-3 du CDLD"

 

Cette modification a été approuvée par la tutelle en date du 22/04/2021,
ce qui a permis de mettre en œuvre la publication des projets de
délibération de la séance publique du Conseil communal dès le Conseil du
mois de mai 2021.

 

Vous constaterez cependant que le Conseil communal a fait le choix de
mettre à disposition les projets de délibérations de la séance publique
mais que les annexes visées dans les délibérations sont, quant à elles,
accessibles uniquement sur demande. Cette disposition trouve son fondement
dans un avis du Conseil d’état du 14 décembre 2020, n°68.177/4, indiquant
que « l’équilibre à assurer entre les droits à la vie privée et à la
protection des données des personnes concernées d’une part, et d’autre
part, l’intérêt et le droit à l’information du public, pourra, selon les
situations, nécessiter une analyse au cas par cas qui requerra par
conséquent un (ou plusieurs) filtre(s) à granularité variable, dans
l’accès à l’information » et concluant en ce sens « {…} pour ce qui
concerne la publicité, d’une part, de la note de synthèse explicative, du
projet de délibération et du rapport visé l’article L1122-23, §1^er, du
Code (article 2 de la proposition) {…}, force est de constater que la
proposition n’assure pas un juste équilibre entre les intérêts, droits et
libertés des personnes et publics concernés ». Nous avons donc estimé que
la publication  systématique des annexes, compte tenu du volume,
comportait également un risque  de se mettre en défaut au regard du RGPD
ou d’autres législations en vigueur. Un examen au cas par cas permet
d’être vigilant sur ces questions tout en répondant aux souhaits de
transparence et aux exigences de publicité.

 

Le tout est donc aujourd’hui bien disponible sur le site de la Ville
préalablement au Conseil ; ensuite, une fois le PV approuvé, ce dernier
est également ajouté sur la page internet.

 

Enfin, vous constaterez que depuis juin 2019 le Conseil communal est
également retransmis en simultané sur Youtube pour maximaliser la
publicité des séances. Cette possibilité est également prévue au sein du
ROI à l'article 13 " Sans préjudice des articles 14 et 15, les réunions du
Conseil communal sont publiques. Dans la mesure des dispositions
techniques et logistiques de la salle du Conseil, les séances de celui-ci
sont retransmises en direct sur une plateforme en ligne de diffusion du
contenu"

 

Vous trouverez ci-dessous les liens URL sollicités vous donnant accès à
tous les documents concernés :

 

[1]https://www.namur.be/fr/ma-ville/vie-pol...

 

[2]https://www.namur.be/fr/ma-ville/vie-pol...

 

Bien à vous,

 

Benoît Falise

Directeur Général Adjoint

Direction Générale

VILLE DE NAMUR

[3][adresse email] / [4]www.namur.be

 

 

De : Cédric PETIT, journal lesoir
<[5][FOI #2777 email]>

Envoyé : jeudi 19 août 2021 12:25

À : BP Communication (SIC) Ville de Namur <[6][adresse email]>

Objet : Demande au nom de la Liberté d'accès à l'information - Enquête
Vif/Soir - transparence des projets de délibérations des conseils
communaux - copie des notes explicatives, projets et annexes

 

Cher/Chère Ville de Namur,

 

 

 

Bonjour,

 

Une proposition de décret (n°224), déposée le 13 juillet 2020 et
actuellement discutée au Parlement wallon, permettra aux citoyens de
consulter en ligne les projets de délibérations avant chaque conseil
communal, afin d'augmenter la confiance et la participation dans la vie
locale.

 

Pour l’occasion, Le Vif et Le Soir ont décidé de se lancer ensemble dans
un inventaire complet de toutes les communes francophones du pays, pour y
répertorier celles qui publient déjà ces projets de délibérations, celles
qui ont l’intention de le faire, et celles qui refusent.

 

Dans ce cadre, merci de répondre aux questions suivantes :

 

Pourriez-vous nous transmettre une copie, au format numérique, des projets
de délibérations des points inscrits à l’ordre du jour de la séance
publique du dernier conseil communal de juin, tels que transmis aux
conseillers communaux (il ne s'agit donc pas du PV réalisé a posteriori,
mais de sa version provisoire d'avant le conseil). Pour ce même conseil,
pourriez-vous transmettre également une copie des notes explicatives
(comme définies dans l’article 1 du décret du 31 janvier 2013 ; la CADA a
déjà établi le caractère public des notes de synthèse explicatives des
points publics, dans son avis numéro 120) pour chacun des points publics
précités, ainsi que l’inventaire des annexes faisant partie intégrante de
ces délibérations, et les annexes elles-mêmes (voir la décision CADA
positive pour les annexes des points publics).

 

Au plus tard une semaine avant le prochain conseil communal du mois de
septembre, pourriez-vous nous transmettre la même série de documents
(projets de délibérations, notes explicatives, inventaire des annexes et
annexes elles-mêmes) ?

 

Vous engagez-vous à mettre en ligne systématiquement ces documents à
l’avenir, au plus tard sept jours avant le conseil communal, pour que les
citoyens puissent y avoir accès ?

 

Si ces documents sont déjà accessibles à tous les citoyens, pouvez-vous
nous transmettre l’adresse URL où ils sont publiés ou nous indiquer si
cela est publié via Imio. Et nous préciser depuis quand vous avez mis en
place ce système ?

 

Sans réponse de votre part, nous considérerons que votre commune ne
souhaite pas rendre publics les documents demandés.

 

 

 

Merci d’avance pour votre collaboration.

 

Xavier Counasse (Le Soir)

 

Thierry Denoël (Le Vif)

 

David Leloup (Le Vif)

 

Pascal Lorent (Le Soir)

 

Eglantine Nyssen (Le Vif)

 

Cédric Petit (Le Soir)

 

References

Visible links
1. https://www.namur.be/fr/ma-ville/vie-pol...
2. https://www.namur.be/fr/ma-ville/vie-pol...
3. mailto:[adresse email]
4. http://www.namur.be/
5. mailto:[FOI #2777 email]
6. mailto:[adresse email]