OST5. OOT5.2.
1. Présentation du projet :
Contexte et objectif : renforcer le reporting financier et la prospective
budgétaire pour les comptes de fonctionnement, CRAC Long Terme et de
Financement Alternatif.
Définition du projet : mettre en place et harmoniser la génération
automatique de l’information financière en externe avec le/les partenaires(s)
bancaire(s) afin d’augmenter la fiabilité des données et la réactivité dans la
transmission de celles-ci.
2. Fiche technique du projet :
Responsable de projet : (a) Michel Collinge et Carole Louis et (b) Isabelle
Nemery et Michel Collinge
Equipe de projet : Stéphanie Baron, Michel Collinge, Carole Louis, Isabelle
Nemery, Caroline Forier et Laurent Sulej.
Actions/délivrables:
(a) mise en place de processus d’échange et de vérification automatique de
l’information financière.
(b) Monitoring prélèvements
Calendrier prévu : 31/12/2016
Etat d’avancement :
a. Mise en place de processus d'échange et de vérification automatique de
l'information financière (réunions Belfius) :
Mise en place d'un processus de collaboration avec le partenaire bancaire :
réunions trimestrielles et confrontation des données entre la banque et le Centre.
En cas de d’incohérence, mise à jour des données réelles. Développement des
outils informatiques et de la génération automatique des données.
b. Monitoring prélèvements :
Les prélèvements sont communiqués par la banque tous les trimestres. Ils sont
ensuite transmis à la CIF et au service comptabilité afin de tenir compte de leur
évolution mais aussi au Comité de direction pour décision. A partir de novembre,
les prélèvements sont communiqués tous les quinze jours, puis à partir de
décembre toutes les semaines, de manière à contrôler l’évolution des
prélèvements et de s’assurer du respect des balises imposées par le GW et de la
maîtrise de l’empreinte Sec des activités du Centre.
Dans le cadre de cet objectif, les actions suivantes ont été également menées:
-
Définition d’un calendrier interne de rapportage de manière à anticiper le
calendrier fixé par la CIF : finalisé avec le service comptabilité.
-
Elaboration d’un processus de collaboration Belfius-Centre : finalisé en
octobre 2016. Ce processus de collaboration avec le partenaire bancaire a
été transposé dans un protocole d'accord suite à l'actualisation de la
procédure indicateur (en ce compris la GAD et les mises à disposition) ainsi
que la reprise des paiements en crédits directs.
-
Injection automatique des prélèvements reçus par Belfius dans la base de
données du Centre: tests encore en cours au service informatique.
-
Signature électronique des paiements par la Directrice générale via son
smartphone professionnel dans l’application BWEB Mobile et définition
d’un processus de suivi des paiements.
Contraintes : indisponibilité des Ressources Humaines.
Limites : capacités du système informatique.
Indicateurs : finalisation des processus, diminution du nombre d’erreurs –
diminution du temps de réactivité.
Groupes-cibles : néant
3. Partenaires externes : partenaire bancaire
4. Ressources nécessaires en termes de ressources humaines, de services et de budget :
à budgets constants et en base de 39,1 ETP.
5. Liens avec accord de Gouvernement 2015-2019 : chapitres 24, 25 et 30
« gouvernance », « simplification administrative » et « relation avec l’Europe - SEC »
6. Autres liens : Financement Alternatif : crèches et hébergement personnes âgées.
7. Change request (réorientation éventuelle)
8. Clôture et évaluation : récurrent